Michael Fisher
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Chaque fois que vous envoyez un document à un collègue, vous le sauvegardez, vous le relisez, vous corrigez les fautes d'orthographe et / ou de grammaire et vous l'envoyez. C'est une bonne habitude à prendre et peut certainement faire gagner du temps et de l'énergie, si votre travail est toujours précis. Les rédacteurs vous aimeront (n'est-ce pas?). Mais qu'en est-il des autres informations que nous pourrions involontairement fournir lorsque nous envoyons un document?
Microsoft Office Quelle suite Office vous convient le mieux? Quelle suite bureautique vous convient le mieux? Vous serez pressé de trouver un métier qui ne nécessite pas de traitement de texte ou de chiffre. Et vous vous demandez peut-être, Microsoft Office est-il vraiment la meilleure solution? Voici vos options. crée et maintient un fichier de métadonnées attaché à votre document. Chaque fois que vous l'envoyez, vos coordonnées sont transmises au destinataire et à tous les autres destinataires de ce document. C’est acceptable dans certaines situations, mais à d’autres moments, il peut être pratique de nettoyer vos documents de toute donnée personnelle avant de les divulguer dans la nature..
Voyons rapidement comment nettoyer vos documents à l'aide de la fonction Inspecteur des documents. 10 caractéristiques cachées de Microsoft Word qui simplifieront votre vie 10 caractéristiques cachées de Microsoft Word qui simplifieront votre vie Microsoft Word ne serait pas l'outil idéal c'est sans ses fonctions productives. Voici plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider au quotidien. de Microsoft Office.
Quels types d'informations parlons-nous ici??
Microsoft Office stocke automatiquement plusieurs types d'informations personnelles, ainsi que d'autres formes de données cachées. Les données ne sont pas immédiatement évidentes. Il n'est pas affiché à côté de votre document. nous allons devoir le déraciner. Les documents Office peuvent contenir les informations suivantes:
- Commentaires, notes de révision des modifications suivies Les 20 meilleures applications pour permettre aux étudiants de passer à travers une journée d'école Les 20 meilleures applications pour permettre aux étudiants de passer à travers une journée d'école Que vous soyez au lycée, que vous entriez à l'université ou que vous terminiez diplôme supérieur, ces applications devraient figurer en haut de votre liste de magasinage pour la rentrée scolaire! , versions et annotations d'encre. Si vous avez collaboré à votre document, il est susceptible de contenir des marques de révision, des commentaires et plus encore de votre processus de travail. Ces extraits de code peuvent permettre à d'autres personnes de voir qui d'autre a travaillé sur le document, ainsi que les modifications apportées.
- Propriétés du document et informations personnelles. Les propriétés du document font référence aux métadonnées du document, telles que l'auteur, le sujet et le titre. Les propriétés du document sont en grande partie juste des informations que Office génère et met à jour automatiquement chaque fois que vous travaillez avec un document. Il peut également inclure des informations relatives à des fonctionnalités spécifiques que vous utilisez avec un document. Par exemple, les en-têtes de courrier électronique Que pouvez-vous apprendre d'un en-tête de courrier électronique (métadonnées)? Que pouvez-vous apprendre d'un en-tête d'e-mail (métadonnées)? Avez-vous déjà reçu un e-mail et vous vous êtes vraiment demandé d'où venait ce message? Qui l'a envoyé? Comment ont-ils pu savoir qui vous êtes? Étonnamment, beaucoup de ces informations peuvent provenir du…, les bordereaux de routage, les chemins des imprimantes et les chemins des fichiers sont des informations courantes..
- En-têtes, pieds de page et filigranes. Les documents Word et les classeurs Excel peuvent contenir des informations dans les en-têtes et les pieds de page. De même, les filigranes peuvent être ajoutés et masqués.
- Texte caché. Les documents Word peuvent contenir du texte masqué. C'est-à-dire le contenu qui a été formaté en tant que texte masqué. Si vous n'êtes pas sûr, l'inspecteur de document peut le rechercher..
- Lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Au même titre qu'un document Word, les classeurs Excel peuvent contenir leur propre contenu masqué.
- Contenu invisible. Les classeurs Excel et les présentations PowerPoint peuvent contenir des éléments 7 Conseils pour la création de modèles PowerPoint professionnels 7 Conseils pour la création de modèles PowerPoint professionnels Personne ne tire profit d'une présentation PowerPoint ennuyeuse. Utilisez ces conseils pour vous assurer que vos efforts attirent toujours leur public. formaté comme des objets invisibles. L'inspecteur de document peut les localiser pour vous.
- Contenu de la diapositive. Les présentations PowerPoint peuvent également contenir du contenu ou des objets non visibles car ils ont été déplacés du côté de la diapositive. Cela arrive à un large éventail d'objets, y compris des objets d'art, des zones de texte, des boutons et des graphiques.
- Notes de présentation. Si vous utilisez toutes les fonctions de PowerPoint 10 façons créatives d'utiliser PowerPoint pour votre croissance personnelle 10 façons créatives d'utiliser PowerPoint pour votre croissance personnelle Sortez des sentiers battus. Démolir le fait que PowerPoint n'est qu'un outil de présentation ennuyeux. Trouvons dix utilisations créatives pour cela. , vous pourriez ajouter des notes fastidieusement prises à votre présentation. Vous pouvez également ne pas vouloir les envoyer à quelqu'un d'autre, ni les faire apparaître pendant votre grand moment de présentation..
- Propriétés du serveur de documents. Le document peut contenir des propriétés de document supplémentaires si vous utilisez un site d'espace de travail sur le document ou une bibliothèque basée sur les services Microsoft Windows SharePoint..
- Données XML personnalisées. Votre document peut contenir des données XML masquées. l'inspecteur de document peut le trouver et le supprimer.
De toute évidence, ceci n’est un problème que si vous le considérez comme tel. La majorité des personnes qui créent et envoient des documents à l'aide de Microsoft Office ne devraient pas rencontrer de problèmes avec les informations créées parallèlement à leur travail. Si vous avez besoin de vous débarrasser de l’une des informations susmentionnées, lisez la suite.!
L'inspecteur de document
Vous pouvez optimiser les paramètres Microsoft Word par défaut de l'inspecteur de document 10 Vous pouvez optimiser les paramètres par défaut de Microsoft Word 10 Quelques étapes simples d'optimisation peuvent augmenter votre productivité avec Microsoft Word. Nous vous donnons dix réglages rapides et faciles pour vos tâches quotidiennes. est un amalgame de tous les différents services d’inspecteur disponibles pour Microsoft Office. Leurs fonctions principales sont de localiser et de supprimer toutes les données supplémentaires de vos documents. Avant d'utiliser l'inspecteur de document, enregistrer votre document actuel.
Une fois que c'est fait, dirigez-vous vers Fichier> Info. Vous serez présenté avec un écran semblable à ceci:
Sur le côté droit, vous pouvez voir certaines des informations générées par Microsoft Office: pages, temps d’édition, moi-même en tant qu’auteur. Pour le supprimer, dirigez-vous vers Rechercher les problèmes> Inspecter le document. Vous arriverez ensuite au panneau d'options de l'inspecteur de document. Cochez les options souhaitées, suivies de Inspecter. Selon la taille de votre document, cela peut prendre un moment..
Une fois que l'inspecteur de document a terminé son travail, vous pouvez supprimer toutes les données cachées trouvées. Regardez la liste de documents. presse Enlever tout sur les sections que vous souhaitez effacer.
Une fois que vous avez nettoyé les informations cachées de votre document, vous pouvez les sauvegarder. Essayez de le rouvrir et de le scanner à nouveau pour vous assurer que toutes les données ont été supprimées. Dans le cas contraire, vous devriez maintenant être débarrassé de toute information d’identification que vous auriez pu envoyer involontairement le.
N.B: Dans Office 2007, vous pouvez trouver l’Inspecteur des documents en sélectionnant l’option suivante: Bouton Office> Préparer> Inspecter le document> Inspecter. Assurez-vous sauvez votre travail avant de faire des modifications.
Puis-je l'empêcher de se produire?
Oui, mais il s’agit d’un paramètre spécifique au document, ce qui signifie que vous devez l’appliquer à chaque document que vous créez. Pour empêcher Office d’enregistrer les métadonnées avec chaque document, allez à Fichier> Options> Centre de gestion de la confidentialité> Options de confidentialité. Sous Paramètres spécifiques au document, cochez Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement.
Comme mentionné, cela arrêtera l'enregistrement des métadonnées de votre document actuel, mais vous devrez les appliquer à nouveau la prochaine fois..
Résumé de l'inspecteur de document
Il existe un grand nombre de raisons de supprimer des informations personnelles d'un fichier Office, qu'il s'agisse d'une présentation PowerPoint, d'un classeur Excel ou d'un document Word. Alors qu'Office 2016 a introduit les solutions 11 Les questions les plus fréquemment posées d'Office 2016 11 Les réponses aux questions les plus fréquentes d'Office 2016 Office 2016 se profile à l'horizon et soulève de nombreuses questions. Devez-vous acheter un abonnement, pouvez-vous mettre à niveau maintenant et pouvez-vous revenir à Office 2013? Nous avons compilé les questions les plus fréquentes et fourni les… outils. Il peut devenir de plus en plus important de nettoyer nos documents importants avant de les envoyer..
À tout le moins, déterminez où votre document pourrait se retrouver et les informations qu'il fournit involontairement à la personne suivante..
Est-ce que vous nettoyez régulièrement vos documents? Quelle est votre raison pour les nettoyer? Faites-nous savoir ci-dessous!