Owen Little
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Travailler avec des feuilles de calcul peut être une tâche fastidieuse. Même si vous connaissez très bien Excel, il est important de vous assurer que vos méthodes sont aussi efficaces que possible, afin que vous ne perdiez pas de temps..
Microsoft propose à Excel de nombreuses façons différentes d’accomplir ses tâches plus rapidement. 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel quotidiens pour Windows et Mac 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel quotidiens pour Windows et Mac Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps! Utilisez ces raccourcis Microsoft Excel pour accélérer l’utilisation des feuilles de calcul sous Windows et Mac. . Cependant, vous ne pouvez pas profiter de ces fonctionnalités si vous ne les connaissez pas..
Ces dix techniques peuvent vous faire gagner quelques secondes à chaque fois que vous les utilisez. Cela peut sembler peu, mais si vous pouvez les intégrer à votre flux de travail, vous en récolterez les bénéfices avec le temps..
1. Modifier les cellules avec F2
Voici quelque chose de très simple qui vous fera gagner du temps. Le moyen le plus évident de modifier une cellule de votre feuille de calcul consiste à double-cliquer dessus. Si vous saisissez beaucoup de données. Comment utiliser le remplissage automatique et le remplissage automatique d'Excel pour automatiser la saisie de données. Comment utiliser le remplissage automatique et le remplissage automatique d'Excel pour automatiser la saisie de données. Lorsque vous créez régulièrement des feuilles de calcul Excel et les remplissez de données, savoir sur Auto Fill et Flash Fill. Laissez-nous vous montrer ce que font ces fonctionnalités et comment elles peuvent vous aider. , passer encore et encore de votre souris à votre clavier n’est pas très efficace.
Pressage F2 vous permettra d'éditer la cellule actuellement en surbrillance. Cela signifie que vous pouvez naviguer dans votre document et modifier des cellules sans jamais quitter le clavier des mains. Il vous faudra peut-être un peu de temps pour atteindre instinctivement la touche F2, mais une fois que cela devient une seconde nature, cela accélérera la saisie de données..
2. Fractionner les fenêtres au lieu de geler les volets
La congélation des volets est un moyen pratique d’examiner simultanément plusieurs parties d’un tableur. Cependant, si vous ne devez le faire que temporairement, il existe une méthode plus rapide.
Dirigez-vous vers le Vue onglet, trouver le La fenêtre section et cliquez Divisé. Cela divisera votre fenêtre en quatre sections distinctes, que vous pouvez ajuster en faisant glisser les bordures entre les deux. C'est beaucoup plus flexible que les vitres glacées si vous avez simplement besoin de ce type de vue d'ensemble pendant une brève période.
3. Utilisez F4 pour répéter les processus
Si vous répétez la même tâche plusieurs fois, la touche F4 peut souvent automatiser le processus. Par exemple, je pourrais vouloir supprimer plusieurs lignes de cette feuille de calcul.
je peux utiliser Maj + Espace sélectionner une ligne entière à la fois.
Ensuite, je peux utiliser Ctrl + - supprimer cette ligne.
Maintenant, je peux simplement appuyer sur F4 répéter la commande de suppression encore et encore.
Cette technique fonctionne avec toutes sortes de processus différents. Par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance une cellule particulière, puis appliquer ce même style à d'autres régions de votre document en appuyant simplement sur la touche F4. Ces raccourcis Excel vous feront gagner du temps et de l'effort. Ces raccourcis Excel vous feront gagner du temps et de l'énergie. .
4. Insérer l'heure et la date
Il n'est pas rare d'avoir besoin d'insérer la date ou l'heure actuelles dans une feuille de calcul Excel. C’est dans cet esprit que Microsoft a rendu la tâche très facile..
Ctrl +; va insérer la date du jour dans la cellule active. Ctrl + Maj +; va insérer l'heure actuelle du système.
5. Utilisez la touche Alt pour s’adapter aux cellules
Il est facile de créer un graphique Comment créer des graphiques et des graphiques puissants dans Microsoft Excel Comment créer des graphiques et des graphiques puissants dans Microsoft Excel Un bon graphique peut faire la différence entre faire comprendre votre point de vue ou laisser tout le monde somnoler. Nous vous montrons comment créer des graphiques puissants dans Microsoft Excel qui engageront et informeront votre public. dans Excel, mais il peut être un peu plus difficile de le présenter correctement dans votre feuille de calcul. Faire en sorte que votre diagramme s'aligne avec les cellules environnantes ait l'air net et professionnel, mais vous n'avez pas à perdre de temps à l'orienter à l'œil.
Créez votre graphique, puis maintenez la touche Alt enfoncée lorsque vous ajustez sa taille. Il s'emboîtera pour s'adapter aux cellules adjacentes automatiquement.
Cette fonctionnalité est standard dans toute la suite Office. Par conséquent, si vous souhaitez qu'un élément en particulier adhère à son environnement, essayez de maintenir le bouton enfoncé. Alt clé.
6. Dupliquer une formule exactement
Lorsque vous faites glisser le coin d'une cellule contenant une formule, Excel déplace les références de cellule en conséquence. Ceci est très utile dans la plupart des cas, mais il serait parfois plus avantageux d’insérer exactement la même formule..
Accédez à la cellule située directement sous la formule que vous souhaitez dupliquer et appuyez sur Ctrl + '. Cela remplira la cellule avec une copie exacte de la formule, sans modification de ses références de cellule..
7. Configurez vos préférences de feuille de calcul par défaut
De nombreux utilisateurs d'Excel ont une routine définie lorsqu'ils créent un nouveau document, modifient la police, modifient le nombre de feuilles, etc. Toutefois, vous pouvez ajuster quelques paramètres pour personnaliser les valeurs par défaut d'un nouveau classeur. Création rapide d'un modèle Excel personnalisé pour gagner du temps Création rapide d'un modèle Excel personnalisé pour gagner du temps Les modèles Excel sont universellement utiles - ils peuvent vous aider à conserver votre finance en ordre, gère un projet et organise ta vie. Nous vous montrons comment créer votre propre modèle personnalisé. et épargnez-vous le souci de le faire à chaque fois.
Se diriger vers Fichier > Les options. dans le Général section, recherchez les paramètres intitulés Lors de la création de nouveaux classeurs.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, vous modifiez la police par défaut et sa taille, la vue par défaut et le nombre de feuilles qu'un nouveau classeur inclura. Ce sont les rouages de tous les documents Excel. Par conséquent, la configuration de vos préférences vous fera gagner du temps et des efforts à long terme..
8. Utiliser la barre d’accès rapide
La plupart des utilisateurs d'Excel utilisent probablement la barre d'outils Accès rapide. Mais savez-vous comment le personnaliser??
Excel permet aux utilisateurs d’enregistrer, d’annuler et de rétablir les fonctionnalités standard dans le coin supérieur gauche de l’écran. Vous pouvez ajouter une foule d'autres commandes en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le ruban et en sélectionnant Personnaliser la barre d’accès rapide.
Vous pouvez tout ajouter, depuis un moyen simple d'insérer des graphiques aux raccourcis qui vous aideront à utiliser Windows Ink instantanément. Il est judicieux de trier les différentes options pour déterminer les avantages de votre flux de travail typique. Adaptez Excel à votre utilisation 9 Modifications simples pour personnaliser Excel selon vos besoins 9 Modifications simples pour Personnaliser Excel selon vos besoins Excel est un outil puissant, mais il devient encore meilleur lorsque vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins. Certaines de ses meilleures options sont cachées à l'intérieur et nous tirons le rideau pour vous. , et vous passerez moins de temps à naviguer autour du ruban.
9. Expliquez vos fonctions
Vous trouvez-vous en train de créer des feuilles de calcul Excel complexes, puis d’avoir à expliquer leur fonctionnement à vos collègues? Vous pourrez peut-être éviter cette responsabilité si vous annotez vos formules..
Ajoutez ce qui suit à la fin d'une formule pour vous donner l'occasion d'expliquer votre travail:
+N ("ton commentaire va ici")Cela constitue un moyen discret d'ajouter un aperçu supplémentaire de ce qui se passe dans les coulisses..
N'abusez pas de cette fonctionnalité, car vous pourriez rapidement introduire trop d’informations écrites dans votre document. Cependant, si vous vous attendez à ce que d'autres utilisateurs aient besoin d'explications, laisser une petite note peut faire gagner du temps par la suite..
10. Apprendre ces raccourcis de formatage
Le formatage des cellules afin que leur contenu s'affiche correctement est un bon moyen de perfectionner votre feuille de calcul. Pour ce faire, il peut être fastidieux d’utiliser le menu déroulant de la section Numéros du ruban. Au lieu de cela, essayez de valider ces raccourcis en mémoire:
- Ctrl + Maj + 1 - Mettre en forme un nombre à deux décimales.
- Ctrl + Maj + 4 - Format comme devise.
- Ctrl + Maj + 5 - Format en pourcentage.
- Ctrl + Maj + 6 - Formater en tant que numéro d'index.
Ces raccourcis peuvent sembler difficiles à retenir, mais ils correspondent aux caractères spéciaux d'un clavier standard, à l'exception du formatage des nombres, qui est le paramètre par défaut de facto..
Pour formater en devise, il suffit de chercher le symbole dollar, pour un pourcentage, Cherchez le signe de pourcentage, et pour un numéro d'index (autrement connu sous le nom de notation scientifique), recherchez le symbole de puissance.
Gagnez du temps pour les choses importantes
À la base, Excel est un outil de productivité. Son objectif principal est de simplifier le travail avec les feuilles de calcul. La création d'un cahier de travail peut nécessiter un peu de travail de base, mais souvenez-vous qu'il existe de nombreuses façons d'accélérer les différentes étapes du processus..
Approfondir vos connaissances sur Excel ne consiste pas toujours à apprendre de nouvelles fonctions ou à explorer des fonctionnalités complexes telles que VBA Le didacticiel de programmation Excel VBA pour les débutants Le didacticiel de programmation Excel VBA pour les débutants VBA est un outil puissant de Microsoft Office. Vous pouvez l'utiliser pour automatiser des tâches avec des macros, définir des déclencheurs, etc. Nous vous présenterons la programmation visuelle de base Excel avec un projet simple. . Conserver un raccourci en mémoire ou trouver un moyen d'accomplir plus rapidement une tâche répétitive peut être tout aussi bénéfique pour votre utilisation..
Avez-vous une astuce sur la façon dont les utilisateurs peuvent économiser temps et efforts dans Excel? Ou cherchez-vous plus d'informations sur l'une des techniques décrites dans cet article? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas rejoindre la conversation dans la section commentaires ci-dessous?
Crédit d'image: Volha Nalhachova via Shutterstock.com