Mark Lucas
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Il n’est guère plus frustrant que de s’efforcer d’écrire un courrier électronique urgent, mais que la réponse arrive trop tard. Mais le problème ne réside peut-être pas chez le destinataire. Il peut mentir avec vous et comment vous avez conçu votre message.
La recherche a révélé de nombreuses idées sur la façon de persuader plus de membres d'une liste de diffusion d'ouvrir, de lire et de cliquer sur des liens dans des courriels. Mais il y a moins d'informations sur la réalisation d'objectifs similaires pour la messagerie personnelle ou professionnelle..
Si vous avez un problème urgent au travail, souhaitez vous présenter à un influenceur. 6 façons d'inciter les personnes affairées à répondre à vos e-mails 6 méthodes d'éloignement des personnes affairées de répondre à vos e-mails encouragera ou découragera une personne à appuyer sur le bouton "Répondre" et à vous répondre. Apprenez les règles du succès du courrier électronique. , ou organiser une réunion, comment le rendez-vous plus probable, vous recevrez une réponse rapide à votre email?
Vous trouverez ci-dessous une liste des raisons pour lesquelles les réponses à vos courriels continuent d'arriver en retard, voire pas du tout. En étant conscient de ces erreurs et conseils courants, vous serez en mesure de générer un taux de réponse plus rapide et plus cohérent à chacun de vos emails..
Vous avez demandé à la personne dont vous avez besoin de répondre
Si vous incarnez des personnes dans votre message, elles supposeront souvent qu’elles ont été incluses simplement pour être tenues au courant. Cela réduit les chances de ces personnes de réagir, car elles ne se sentent pas les premières destinataires. Si vous souhaitez que tout le monde réponde, évitez d’utiliser la fonction CC. Idéalement, vous devriez envoyer un courriel à une personne à la fois. Mais si vous devez CC, précisez au début de l'e-mail que vous avoir besoin tout le monde à répondre, comprenant ceux qui sont CC'd.
Votre sujet suce
Une ligne de sujet de qualité Comment faire en sorte que votre message électronique ressorte dans une boîte de réception encombrée Comment faire en sorte que votre message électronique se démarque dans une boîte de réception encombrée ? Certes, c'est parfois hors de votre contrôle, mais vous pouvez faire certaines choses… Il faut que les gens sachent que vous avez besoin d'une réponse urgente. Cela signifie plus que titrer odieusement votre email “URGENT”. Et cela ne signifie pas que vous devez être ridiculement détaillé.
Quelque chose d'aussi simple que “Stevo, nous devons prendre cette décision d'ici demain” fonctionne bien. Premièrement, il s’adresse à l’individu afin qu’il sache que la responsabilité en incombe leur. Deuxièmement, le contenu de cette ligne de sujet traduit un sentiment d’urgence et de curiosité. Cela augmente la probabilité que le message soit ouvert immédiatement.
Vous ne déclarez pas votre demande rapidement
Nous savons tous que les courriels doivent rester concis. Mais si votre texte compte plus que quelques paragraphes, assurez-vous que votre demande est sous les feux de la rampe dès le début, sinon elle risque d'être négligée..
Cela signifie faire poliment comprendre ce dont vous avez besoin dans la première ou la deuxième phrase. Vous pourrez entrer dans les détails plus tard, mais la prémisse de ce que vous cherchez doit être la première..
Vos messages sont ennuyeux
Si tout le monde s'attend à ce que vos messages soient émoussés, bourrés de jargon et trop détaillés, ils détesteront l'idée d'ouvrir vos courriels..
Rendez les gens impatients de recevoir un courrier électronique de votre part. Utilisez l'humour. Adressez-vous personnellement aux gens. Évitez de parler en entreprise. Gardez vos phrases courtes et percutantes. Incluez un GIF amusant Trouvez les meilleurs GIF sur le Web avec Giphy, un moteur de recherche dédié aux images animées Trouvez les meilleurs GIF sur le Web avec Giphy, un moteur de recherche dédié aux images animées Les GIF sont monnaie courante sur le Web, mais il est parfois difficile de trouvez le bon pour la bonne situation. Heureusement, un nouveau moteur de recherche dédié aux GIF est arrivé. Son nom est Giphy et…. Vous pouvez encore illuminer la journée de quelqu'un, même si vous lui demandez une faveur..
Vous ne fixez pas de date limite
Si vous avez besoin de quelque chose, laissez-le savoir à quel moment exactement. Trop souvent, on nous demande de répondre “au plus vite”, ou “bientôt”. Cela rend la date limite subjective. Si tu le dis “J'ai vraiment besoin d'une réponse à cette question pour 16 heures aujourd'hui”, cependant, il n'y a pas de place pour l'ambiguïté.
Vous ne fournissez pas d'alternatives
En reprenant l'exemple ci-dessus, il se peut que le destinataire ne puisse simplement pas vous répondre avant 16 heures. Vous devez tenir compte de cette possibilité dans votre message initial en développant la phrase:
“J'ai vraiment besoin d'une réponse à cette question à 16 heures aujourd'hui. Si ce n'est pas possible, merci de me le signaler avant midi afin que je puisse prendre d'autres dispositions.”
L'email n'est pas Haute priorité
Si votre message vraiment est urgent, vous pouvez rendre ceci plus évident en marquant les courriels comme tels dans certains clients de messagerie. Pouvoir marquer un email comme Haute priorité est possible dans Microsoft Outlook et Apple Mail. Malheureusement, cela n’est pas possible dans Gmail. L’alternative la plus proche est donc de faire précéder votre sujet de “URGENT:”
Cela ne devrait être fait que dans des cas véritablement urgents. Si on vous voit le faire trop souvent, cette astuce perdra de son efficacité..
Vous ne faites pas une menace
Cela semble pire que ce qu'il est. Informez le destinataire que, si une réponse n’est pas reçue dans les délais, certaines conséquences en découleront. Par exemple: “Si je n'ai pas eu de vos nouvelles d'ici 14 heures, je présume que tout va bien et que j'enverrai les 10 000 $ à l'entrepreneur.”.
Si le destinataire choisit alors d'ignorer la question, il sait explicitement que les choses vont continuer sans son apport. S'ils veulent que leur voix soit entendue, ils doivent parler à présent.
Tu ne m'aides pas
Si votre demande est très large, le destinataire pensera souvent qu'il doit préparer une réponse plus éloquente que nécessaire. Faites-leur savoir si un simple “Oui” ou “non” ça ira. Si vous organisez une réunion, proposez-en trois ou quatre moments convenables. Faites ce que vous pouvez pour que la réponse au courrier électronique soit moins contraignante pour le destinataire..
Vous envoyez des courriels au mauvais moment
Si vous savez que votre manager est toujours pressé un jeudi après-midi, n'attendez pas le jeudi matin pour envoyer l'e-mail si vous l'aviez envoyé mardi. Si vous savez que votre collègue reçoit une tonne de courriels au début de la journée, attendez peut-être de savoir qu'ils ont consulté leur boîte de réception. 5 étapes pour guérir votre frénésie de courrier électronique zéro. 5 étapes pour guérir votre boîte de réception zéro. Frénésie de courrier électronique. est l'un des mots à la mode les plus populaires. Pour résoudre réellement vos problèmes de courrier électronique, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. avant d'envoyer votre message. Cela rend votre email moins d'une aiguille dans une botte de foin.
Vous envoyez trop d'emails
Si vous êtes connu au bureau comme étant un emailer implacable, vos collègues deviendront rapidement aveugles aux arguments de votre boîte de réception..
Prenez l'habitude Comment utiliser Micro Habits et Spark Un changement personnel massif Comment utiliser Micro Habits et Spark Un changement personnel massif Il est difficile de créer de nouvelles habitudes. Les habitudes sont généralement construites sur des semaines ou des mois de répétition, et la motivation est le défi. Lorsque la situation devient difficile, les micro-habitudes peuvent être d'une aide précieuse. que les courriels que vous envoyez sont des courriels importants. Ensuite, lorsque quelqu'un voit un message de votre part dans sa boîte de réception, il est plus susceptible d'en prendre connaissance.
Vous êtes ingrat
Si vous continuez à demander des choses aux gens et que vous ne montrez aucune gratitude, très bientôt, les gens ne seront plus disposés à vous aider. Dans le monde du courrier électronique, cela signifie que les gens vous ignorent tout simplement. Ils préfèrent répondre et aider d'autres personnes qui respectent leur temps et leurs efforts.
Donc, si quelqu'un répond rapidement, remerciez-le. S'ils se mettent en quatre pour vous répondre ou vous aider, assurez-vous de montrer que vous êtes reconnaissant.
Essaie
Si vous avez rencontré des problèmes de lenteur ou d’absence de réponse, essayez d’éviter chacune des erreurs ci-dessus. En faisant cela, chacun de vos courriels sera probablement ouvert, lu et répondu rapidement. Une fois que vous avez fait cela pendant quelques semaines, cela devrait devenir une seconde nature. Avant de vous en rendre compte, vous serez un expert en matière de courrier électronique. Vous voulez devenir un expert chez quelque chose? Essayez de pratiquer délibérément Voulez-vous devenir un expert à quelque chose? Essayez de pratiquer de manière délibérée Il est trop facile de se sentir découragé lorsque vous essayez ardemment d'améliorer une compétence donnée. Utilisez le pouvoir de la "pratique délibérée" pour vous sortir de ces plateaux exaspérants. .
Quelles autres techniques de messagerie vous aident à recevoir une réponse rapide? Est-ce que l’un de ces éléments a été particulièrement efficace?
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