14 astuces pour gagner du temps dans Microsoft Excel

Microsoft Excel est un outil complet et complet pour les classeurs et les feuilles de calcul. Que vous l'utilisiez au travail ou à la maison, l'utilisation de fonctions qui vous font gagner du temps vous permet de passer plus rapidement à votre prochaine tâche..

Voici plusieurs méthodes pratiques pour parcourir rapidement vos classeurs, feuilles de calcul et tâches connexes..

1. Modèles de gain de temps

L’utilisation d’un modèle est l’un des meilleurs gains de temps pour la plupart des tâches. Vous pouvez les utiliser dans Microsoft Word. Comment gérer votre projet avec des modèles Word. Comment gérer votre projet avec des modèles Word. En gestion de projet, la préparation représente la moitié du combat. Pour organiser et documenter votre projet, vous aurez peut-être besoin de nombreux rapports, formulaires ou plans différents. Nous avons compilé une sélection de modèles Word pour vous aider à démarrer. pour les ordres du jour, les bulletins d’information ou les rapports de réunions. Dans Excel, les modèles sont tout aussi utiles. Pour les échéanciers de projets, les calendriers, les factures, les budgets, etc., tirer parti de ces outils pratiques préformatés peut certainement vous faire gagner du temps..

Obtention de modèles Comment faire de votre projet un succès avec des modèles Excel Comment faire de votre projet un succès avec Excel Des modèles Les modèles Excel sont un outil essentiel dans le portefeuille d'un gestionnaire de projet efficace. Même dans le plus petit projet, les modèles peuvent vous rendre la vie plus facile et vous faire gagner un temps considérable. Nous avons compilé une sélection. dont vous avez besoin est aussi simple que de les utiliser. Le site Web de Microsoft propose une variété de modèles Excel pour les calendriers, les agendas, les suivis de dépenses et les feuilles de temps. Vertex42 propose un choix judicieux d'horaires, de budgets, de listes de tâches et de bilans. Une autre excellente ressource est la feuille de calcul 123 pour les factures, l'inventaire, les feuilles d'inscription et les formulaires de présence..

2. Gel des lignes et des colonnes

Si vous avez une longue feuille de calcul contenant des tonnes de données, vous devrez peut-être faire défiler l'écran trop profondément ou même pour voir toutes les informations. Cela signifie que vous perdrez de vue vos en-têtes et que vous vous retrouverez constamment à les faire défiler. Cependant, si vous bloquez les lignes et les colonnes, ces en-têtes resteront au fur et à mesure de votre progression dans votre feuille de calcul..

1. Accédez au Vue onglet et sélectionnez Congeler les vitres sur le ruban.
2. Dans le menu déroulant Figer les volets, sélectionnez Freeze Top Row, Geler la première colonne, ou choisissez les deux si nécessaire.

Maintenant, lorsque vous faites défiler vers le haut, le bas, la droite ou la gauche, vous remarquerez que vos en-têtes resteront visibles. Pour libérer ces lignes et ces colonnes Comment gérer des colonnes dans Excel Comment gérer des colonnes dans Excel Avez-vous besoin d'ajouter, de déplacer, de masquer ou de modifier des colonnes dans une feuille de calcul complexe? Ne paniquez pas. Nous vous montrerons les opérations de base des colonnes Excel pour organiser vos données. , il suffit de sélectionner Congeler les vitres commande encore et clique Dégeler les vitres.

Notez que dans les anciennes versions d'Excel, le processus est un peu différent. Sélectionnez la cellule commune à la ligne et à la colonne que vous souhaitez geler, puis cliquez sur Congeler les vitres.

3. Utilisation de la poignée de remplissage

La poignée de recopie d'Excel peut vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous devez renseigner plusieurs cellules et que cette fonctionnalité peut être utilisée de différentes manières. Tout d'abord, vous pouvez créer rapidement une liste de nombres qui comptent en entrant 1 dans la première cellule et 2 dans la cellule située en dessous. Ensuite, sélectionnez les deux cellules et lorsque la poignée de remplissage apparaît, faites simplement glisser pour remplir les cellules selon vos besoins..

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité pour les dates, vous pouvez facilement remplir une colonne ou une ligne par incréments d'un jour. Par exemple, vous pouvez entrer 12/25/16 dans la cellule, sélectionner cette cellule et lorsque la poignée de remplissage apparaît, faites simplement glisser pour ajouter des dates ultérieures. Cette manœuvre fonctionne également avec les jours de la semaine et les mois de l’année ainsi que vers le bas dans une colonne et dans une rangée..

Une autre utilisation pratique de la poignée de remplissage Comment gagner du temps dans Excel en utilisant la poignée de remplissage Comment gagner du temps dans Excel en utilisant la poignée de remplissage Maîtriser la poignée de remplissage est la première étape pour devenir un assistant Excel. est si vous devez remplir une colonne entière avec la même valeur pour votre feuille de calcul. Si vous entrez un mot ou une lettre, par exemple, sélectionnez la cellule et double-cliquez sur la poignée de recopie. Cela entrera cette valeur dans les cellules restantes de la colonne aussi loin que possible dans la feuille de calcul..

4. Transposition de colonnes et de lignes

Si vous avez une feuille de calcul utilisant des en-têtes dans des colonnes ou des lignes (ou les deux) et que vous décidez qu'elles fonctionneraient mieux dans le sens opposé, il existe un processus simple pour effectuer le changement. Cela vous évite d'avoir à retaper ces en-têtes. Voici les étapes à suivre pour déplacer des cellules d'en-têtes de lignes en en-têtes de colonnes.

1. Sélectionnez les cellules de la colonne contenant les en-têtes..
2. Soit un clic droit et sélectionnez Copie ou cliquez sur le Copie bouton sur le Accueil onglet du ruban.
3. Sélectionnez la cellule dans la ligne et la colonne où vous voulez que les en-têtes commencent.
4. Soit un clic droit et sélectionnez Pâte Spéciale ou cliquez Coller et alors Pâte Spéciale sur le Accueil onglet du ruban.
5. Cochez la case en bas à droite qui dit Transposer.
6. Cliquez sur D'accord.

5. Accéder à la calculatrice

Bien que vous puissiez utiliser un complément qui affiche une calculatrice dans la barre latérale de votre feuille de calcul, vous pouvez également tirer parti de la fonctionnalité de calcul intégrée. Ceci est pratique lorsque vous souhaitez effectuer des calculs rapides qui ne sont pas formulés dans votre feuille de calcul Doing Your Taxes? 5 formules Excel que vous devez savoir faire vos impôts? 5 Formules Excel à savoir Deux jours avant la date d'échéance de vos impôts, vous ne souhaitez pas payer d'autres frais de production tardive. C'est le moment de tirer parti de la puissance d'Excel pour tout mettre en ordre. . Et vous pouvez ajouter la calculatrice à votre ruban ou à la barre d’outils Accès rapide..

Pour ajouter la calculatrice à l’un ou l’autre emplacement, commencez par sélectionner Fichier> Options. Alors choisissez soit Personnaliser le ruban ou Barre d'accès rapide, en fonction de l'endroit où vous le voulez. dans le Choisissez des commandes parmi liste déroulante, choisissez Toutes les commandes. Faites défiler vers le bas, cliquez sur Calculatrice, puis appuyez sur le Ajouter bouton pour l'insérer dans la barre d'outils. Notez que si vous choisissez de l'ajouter à votre ruban, vous devrez créer un groupe personnalisé et l'ajouter ici..

6. Liaison à des onglets ou des cellules

Si votre classeur contient plusieurs feuilles de calcul avec des données référencées entre elles, la création d'un lien direct permet un accès rapide. Cela est particulièrement utile si vous partagez un classeur afin que d'autres puissent accéder rapidement à ces données. Suivez ces étapes simples pour créer le lien:

1. Sélectionnez la cellule contenant les données que vous souhaitez lier..
2. Soit un clic droit et sélectionnez Lien hypertexte ou aller au Insérer onglet et cliquez Lien hypertexte dans le ruban.
3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Place dans ce document.
4. Ensuite, entrez le texte à afficher dans cette cellule, une référence de cellule spécifique si vous le souhaitez et la feuille de calcul du classeur contenant les données vers lesquelles vous créez un lien..
5. Cliquez sur D'accord.

7. Utilisation des raccourcis clavier

Si vous êtes un passionné d'Excel, les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner du temps. 3 Raccourcis Excel essentiels pour gagner du temps, vous devriez savoir 3 Raccourcis Excel essentiels pour gagner du temps, vous devriez savoir Excel peut être un casse-tête pour les non-initiés, mais avec ces raccourcis Par contre, vous économiserez beaucoup de temps à l'avenir! . Bien qu'il y ait presque trop de raccourcis clavier à énumérer, en voici plusieurs qui peuvent accélérer vos tâches..

• F4 (ou Fn + F4) pour répéter la dernière commande, y compris les modifications de formatage telles que la couleur ou la police.
• Alt + H, E, UNE pour effacer le contenu, le formatage et d'autres données attachées aux cellules sélectionnées.
• Ctrl + W fermer une feuille de calcul et Ctrl + O en ouvrir un.
• Ctrl + Maj + Colon pour entrer l'heure actuelle et Ctrl + Maj + Point-virgule pour la date du jour.
• Maj + F9 calculer la feuille de calcul active.
• Maj + Tab pour passer à la cellule ou à l'option précédente.
• Ctrl + Accueil aller au début de la feuille de calcul.
• Ctrl + Page suivante pour passer à la feuille de calcul suivante dans un classeur et Ctrl + Page précédente passer au précédent.

8. Travailler avec la somme automatique

Certains pourraient penser que travailler avec des formules dans Excel demande trop de temps. Mais même pour des équations simples, ces fonctions intégrées peuvent certainement déplacer votre feuille de calcul plus rapidement.

Sauf si vous l'avez déplacé ou supprimé de votre ruban, le Somme automatique bouton devrait être sur votre Accueil languette. Cette fonctionnalité pratique vous donne les formules les plus courantes en un clic. Vous pouvez ajouter, compter ou faire la moyenne d'un groupe de nombres ou en obtenir le minimum ou le maximum. Il suffit de cliquer sur la flèche sur la Somme automatique bouton pour choisir votre formule.

En plus de la fonction Somme automatique, votre Formules l'onglet contient encore plus d'options. Chaque formule est regroupée dans une catégorie pour faciliter la recherche. Vous pouvez sélectionner des fonctions financières, logiques, mathématiques, statistiques ou d’ingénierie..

Mais pour les formules les plus utilisées, la fonction Somme automatique est rapide et pratique.

9. Utilisation de la mise en forme conditionnelle simple

La mise en forme conditionnelle est une autre de ces fonctionnalités d'Excel que beaucoup pourraient trouver intimidantes. Cependant, pour les données que vous souhaitez voir apparaître en haut de la page, c'est un excellent outil..

Par exemple, supposons que vous ayez une feuille de calcul contenant les données d’une enquête et que vous vouliez voir rapidement combien Oui les réponses que vous avez par opposition à Non réponses. Ces étapes vous montrent comment appliquer un formatage simple.

1. Sélectionnez les cellules contenant le Oui Non réponses.
2. Sur le Accueil onglet, cliquez sur le Mise en forme conditionnelle liste déroulante.
3. Choisir Mettre en évidence les règles de cellules et alors Texte qui contient.
4. Entrez le mot Oui dans la case de gauche et choisissez sa mise en forme dans la case de droite.
5. Suivez les mêmes étapes pour la Non réponses.

Vous verrez alors tous les Oui et Non les réponses sont formatées comme vous le souhaitez, ce qui les rend faciles à repérer.

Si vous envisagez de continuer à ajouter des données, vous pouvez également appliquer cette mise en forme conditionnelle à l'intégralité de la colonne ou de la ligne plutôt qu'à un groupe de cellules. De cette façon, les données futures seront automatiquement formatées lorsque vous les entrerez. Désireux d'apprendre plus? Consultez notre article consacré à la mise en forme conditionnelle Formater automatiquement les données dans des feuilles de calcul Excel avec mise en forme conditionnelle Formater automatiquement les données dans des feuilles de calcul Excel avec mise en forme conditionnelle La fonction de mise en forme conditionnelle d'Excel vous permet de formater des cellules individuelles dans une feuille de calcul Excel en fonction de leur valeur. Nous vous montrons comment l'utiliser pour diverses tâches quotidiennes. .

10. Insertion rapide de graphiques

La fonctionnalité Graphiques d'Excel est un outil formidable pour l'affichage visuel de vos données. Et, vous pouvez choisir parmi une variété de types de graphiques tels que les secteurs, les barres, les lignes, les colonnes, etc..

En utilisant l'exemple ci-dessus de mise en forme conditionnelle pour Oui Non réponses, vous pouvez insérer un graphique en quelques clics.

1. Sélectionnez les cellules contenant le Oui Non réponses.
2. Sur le Insérer onglet, cliquez Graphiques recommandés. Avec cette option, Excel prendra vos données et les mettra dans le type de graphique qui lui convient le mieux..
3. Si vous aimez le graphique, cliquez sur D'accord et il sera inséré dans votre feuille de calcul.

C’est le moyen le plus simple et le plus rapide de créer un graphique dans Excel et ne prend qu’une minute. Cependant, si vous n'aimez pas le graphique créé pour vous, vous pouvez cliquer sur le bouton Tous les graphiques onglet dans la fenêtre contextuelle et expérimenter d'autres types.

Pour plus d'informations sur le formatage de votre graphique, consultez la rubrique Création d'un graphique à secteurs. Création d'un graphique à secteurs dans Microsoft Excel Création d'un graphique à secteurs dans Microsoft Excel Tout le monde peut créer un graphique à secteurs simple. Mais pouvez-vous le formater à la perfection? Nous vous guiderons à travers le processus, une étape à la fois. .

11. Tri avec des filtres

Lorsque vous utilisez une feuille de calcul contenant plusieurs colonnes de données, vous pouvez trier ou filtrer le tout en fonction d'une colonne donnée. Bien que vous puissiez le faire de différentes manières, l’utilisation d’un filtre est le moyen le plus rapide et le plus sûr de le faire..

1. Sélectionnez la feuille entière en cliquant sur le triangle situé à côté de votre première colonne en haut à gauche..
2. Sur le Accueil onglet, cliquez Trier et filtrer.
3. Choisir Filtre.

C'est tout! Ce mouvement rapide mettra une flèche dans la première ligne pour chacune de vos colonnes. Lorsque vous cliquez sur une flèche, vous pouvez trier la feuille entière selon cette colonne de la manière que vous avez choisie. Si c'est un champ de date, vous pouvez trier du plus ancien au plus récent et s'il s'agit d'un champ de texte, vous pouvez trier par ordre alphabétique.

De plus, vous pouvez filtrer les données pour ne voir que les entrées souhaitées. Lorsque vous cliquez sur une flèche, vous remarquerez des cases à cocher à côté de vos entrées. Marquer et décocher ces cases filtrera les données afin que vous voyiez exactement ce dont vous avez besoin..

La bonne chose à propos de l'utilisation du Filtre La fonctionnalité est qu’elle n’affecte pas le reste de vos données. Si vous triez une feuille entière, Excel ajustera toutes les colonnes. Et si vous filtrez, Excel cachera simplement ce que vous ne voulez pas voir.

12. Utiliser le peintre de format

Si vous utilisez d'autres applications Microsoft Office telles que Word, vous êtes peut-être déjà familiarisé avec Format Painter. Dans Excel, cet outil pratique vous permet d’appliquer en un seul clic le même formatage d’une ou plusieurs cellules..

1. Sélectionnez la cellule, le groupe de cellules, la rangée ou la colonne que vous souhaitez copier pour la mise en forme. de.
2. Sur le Accueil onglet, cliquez Peintre de format.
3. Sélectionnez la cellule, le groupe de cellules, la rangée ou la colonne que vous souhaitez copier pour la mise en forme. à.

C’est un moyen fantastique d’appliquer rapidement un formatage utile de cellules à d’autres sans travail manuel..

13. Basculement et affichage de Windows

Y a-t-il des moments où vous devez travailler avec plus d'un classeur Excel en même temps? Peut-être devrez-vous revoir les données, les comparer ou même les copier d'un classeur à un autre. Excel fournit un ensemble utile de fonctionnalités de visualisation pour vous aider. Dirigez-vous vers le Vue onglet pour vérifier ces options.

• Organiser tout: Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez organiser tous vos classeurs ouverts sur un seul écran. Choisissez parmi une vue en mosaïque, horizontale, verticale ou en cascade.
• Vue côte à côte: Cette option vous permet de choisir deux classeurs ouverts à afficher l'un à côté de l'autre, ce qui est parfait pour les comparaisons..
• Changer de Windows: Cliquez sur ce bouton lorsque plusieurs classeurs Excel sont ouverts simultanément et que vous souhaitez basculer rapidement entre eux. Il n'est pas nécessaire de minimiser et d'optimiser les fenêtres avec cette fonctionnalité géniale.

14. Installation de Handy Add-Ins

Les compléments Office sont similaires aux extensions de navigateur, en ce sens qu’ils sont des outils permettant d’améliorer votre expérience d’application, vos données et votre efficacité. Et dans Excel, vous avez le choix parmi de nombreux compléments utiles en fonction de vos besoins..

Sélectionnez le Insérer onglet et cliquez le magasin. Vous pouvez ensuite consulter les outils par catégorie. Par exemple, la catégorie Productivité contient des compléments pour l’automatisation de documents et une galerie de modèles. De plus, la catégorie Gestion de projet comporte des compléments pour les diagrammes de Gantt et les minuteries d'activité..

Certains compléments sont gratuits tandis que d'autres sont payants. Assurez-vous donc de vérifier les détails avant de l'installer. Et si vous recherchez des compléments Excel gratuits 8 compléments Excel gratuits pour créer des feuilles de calcul agréables visuellement 8 compléments Excel gratuits pour créer des feuilles de calcul agréables visuellement Ces compléments Microsoft Excel peuvent vous aider à transformer des données en graphiques et graphes agréables à regarder. . Laissez vos feuilles de calcul parler par elles-mêmes. pour vous aider avec les visualisations, nous vous avons couvert.

Quelles sont vos fonctionnalités préférées pour gagner du temps??

Comme nous continuons tous à utiliser Microsoft Excel, nous continuons à découvrir de petites astuces. Comment adapter votre feuille de calcul Excel à votre écran Comment adapter votre feuille de calcul Excel à votre écran Vous en avez assez de redimensionner vos feuilles de calcul Excel pour les adapter à votre écran? Voici trois solutions rapides qui peuvent rendre votre feuille de calcul beaucoup plus facile à visualiser. cela nous fait gagner du temps.

Avez-vous des astuces que vous utilisez régulièrement et que vous souhaitez partager avec d'autres? S'il vous plaît partager ces conseils utiles dans les commentaires ci-dessous!

Crédits d'image: Andreas Poertner / Shutterstock