Michael Cain
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Avec trois comptes de messagerie, un pour le travail, un personnel et un pour MakeUseOf, je passe plus de temps à vérifier mes courriels et à essayer de garder tous les messages sous contrôle plutôt que de faire beaucoup de travail. Heureusement, les trois comptes de messagerie sont des comptes Gmail ou Google Apps. Dans le but d’organiser un seul compte, j’ai suivi plusieurs étapes qui peuvent être appliquées aux trois. Gmail fournit plusieurs outils qui vous aideront à désencombrer votre boîte de réception et, plus important encore, à le garder de cette façon..
Réaliser Inbox Zero est en fait une tâche assez simple, et le maintenir peut être fait avec un minimum d'effort de votre part, tant que vous avez un système décent en place..
Voici quelques étapes simples qui peuvent vous aider à mettre ce système en marche et, en outre, à garder vos archives exemptes de pièces jointes volumineuses qui occupent de l'espace. Même avec la capacité énorme de Gmail, après quelques années, il peut commencer à manquer.
Configurer les filtres
La première étape pour désencombrer votre boîte de réception est de créer des filtres. Cela est utile car les filtres peuvent être appliqués à tous les messages qui obstruent déjà votre boîte de réception. Alors que les filtres Gmail Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Comment configurer les Filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception soignée et organisée. Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. pour faciliter la création de ces filtres, Syphir va encore plus loin en mettant efficacement vos filtres sur des stéroïdes.
Avec Syphir, vous pouvez filtrer les envois en masse, archiver les e-mails une fois qu'ils sont dans votre boîte de réception depuis un certain temps, repousser les e-mails personnels, liés à Facebook ou Twitter pendant votre journée de travail pour ne pas vous laisser distraire et conserver votre boîte de réception. propre et bien rangé.
Syphir vous permet de créer un système d'étiquettes adapté à vos besoins, à vos tâches et à vos projets, grâce à Syphir. De cette façon, trouver des emails plus anciens sera un jeu d'enfant. Bien sûr, si vous ne vous sentez pas à l'aise d'accorder l'accès d'un tiers à votre courrier électronique, vous pouvez vous contenter du système de filtrage natif de Gmail..
La création de filtres est très importante pour le désencombrement de votre boîte de réception, car une fois que tous vos filtres seront en place, votre boîte de réception disparaîtra. rester organisé.
Convertir des emails en tâches
Après avoir configuré vos filtres, l’étape suivante consiste à traiter les e-mails toujours dans votre boîte de réception..
J'ai tendance à garder les courriels dans ma boîte de réception jusqu'à ce que je traite le problème ou la tâche en question. Le plus souvent, la tâche peut être oubliée et, à mesure que vous recevez plus d'e-mails, vous courez le risque de tout oublier. Avant de vous en rendre compte, votre boîte de réception regorge de courriels que vous avez lus mais que vous n'avez pas encore traités..
Pour rester au fait des choses, convertissez immédiatement vos e-mails en tâches à l'aide de tâches Gmail..
Chaque tâche sera accompagnée d'un lien vers le courrier électronique associé. Vous ne perdrez donc pas de temps à le rechercher si vous devez vous y reporter ou y répondre..
Répondre à des courriels à l'aide de réponses prédéfinies
Répondre aux e-mails courants à l'aide de réponses préprogrammées Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail en utilisant "Réponses préenregistrées" Gagnez du temps avec les modèles de messagerie Gmail en utilisant "Réponses préenregistrées", il est facile de supprimer les e-mails contenant la même réponse encore et encore..
L'utilisation de fonctionnalités telles que les réponses prédéfinies de Gmail permet d'atteindre plus facilement et plus rapidement votre objectif final, Inbox Zero..
Utiliser la boîte de réception prioritaire pour répondre au reste de vos courriels
Maintenant que votre boîte de réception Gmail est organisée et que vous avez répondu à vos courriels habituels à l'aide de Réponses prédéfinies, il ne vous reste plus qu'à classer par ordre de priorité le reste de vos courriels..
Utiliser la boîte de réception prioritaire de Gmail La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacn La boîte de réception prioritaire de Gmail résout le problème de Bacon pour déterminer l'ordre dans lequel vous allez vous adresser ou répondre aux e-mails que vous recevez..
Nettoyer les archives
En prime, si vous manquez d'espace dans votre compte Gmail, vous aurez peut-être besoin d'un moyen rapide et facile pour vous débarrasser des courriels qui prennent trop d'espace. Il existe plusieurs manières de rechercher les plus gros emails dans vos archives Gmail..
La méthode la plus simple et la plus directe consiste à lancer la recherche a: attachement. Si vous souhaitez spécifier le type de pièce jointe, puisqu'un document Word ne prend pas autant de place qu'un fichier audio ou vidéo, recherchez des fichiers spécifiques à l'aide de nom de fichier: mp3, nom de fichier: avi, nom du fichier: mov et ainsi de suite.
Si vous souhaitez confier la tâche à un service tiers, autorisez l'option Trouver un courrier volumineux. Tous les e-mails volumineux de votre compte Gmail seront automatiquement supprimés..
FindBigMail effectuera une recherche et classera vos e-mails par taille en utilisant des étiquettes dans votre boîte de réception, que vous pourrez ensuite parcourir.
Que faites-vous pour garder votre boîte de réception Gmail vide? Faites le nous savoir dans les commentaires.
Crédit image: Shutterstock