5 étapes pour guérir votre frénésie de courrier électronique zéro

Inbox Zero est l’un des mots à la mode les plus populaires de la communauté de la productivité. Des applications telles que le client de messagerie iPhone populaire, Mailbox Prenez votre boîte de réception à zéro avec une boîte aux lettres pour iPhone Prenez votre boîte de réception à zéro avec une boîte aux lettres pour iPhone Le client de messagerie par défaut pour l'iPhone est devenu à mon avis obsolète, ou ce n'est certainement pas aussi avancé que le matériel dans lequel il réside. Mail n'est pas amusant à naviguer, et ses dernières fonctionnalités… vous permettent de traiter rapidement tous les emails dans votre boîte de réception. Si vous êtes vraiment surchargé, vous pouvez même utiliser un service comme Mailstrom Buried In Emails? Réduire votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom enterré dans les e-mails? Réduisez votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom Au fil des années, nous avons proposé de nombreuses solutions pour gérer votre compte Gmail et nettoyer une boîte de réception encombrée. Rien n’est plus pratique qu’une solution en ligne centralisée telle que Mailstrom. supprimer en bloc les emails. L'idée de déclarer faillite de courrier électronique - tout simplement supprimer et recommencer - est sérieusement pris en compte dans certains milieux.

Tous ces efforts visant à vider votre boîte de réception, à la réalisation de l'insaisissable Inbox Zero, passent à côté de deux des problèmes fondamentaux liés à la surcharge de courrier électronique. Pour résoudre réellement vos problèmes de messagerie, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents:

• Pourquoi votre boîte de réception déborde en premier lieu.
• À quoi ressemble votre relation avec le courrier électronique.

Le problème de surcharge de courrier électronique

La plupart des discussions sur la surcharge de courrier électronique ne parviennent pas à établir une distinction entre les courriers électroniques recherchés et non désirés. Traiter chaque élément de votre boîte de réception comme une cible à effacer ignore la réalité de la situation. Un email de votre patron vous donnant des commentaires sur une présentation n'est clairement pas le même qu'un email de Groupon proposant des offres dans la ville que vous avez quittée l'année dernière. De même, un email d'un vieil ami est probablement le bienvenu, tandis qu'un email de Facebook vous informant que le même ami vous a tagué sur une photo n'est probablement pas.

Si vous avez cent courriers électroniques dans votre boîte de réception, que vous souhaitez tous recevoir mais que vous n'avez pas encore traités, vous rencontrez un problème de gestion du temps qu'aucune application de messagerie ne peut résoudre. Si vous avez à la place dix courriels indésirables, vous avez un problème de messagerie, mais encore une fois, aucune application de messagerie ne le résoudra pour vous..

La plupart des discussions sur la surcharge de courrier électronique ne permettent pas d'établir une distinction entre les courriers électroniques recherchés et non désirés.

Pour la plupart des gens, les deux causes les plus fréquentes d’e-mails indésirables sont les notifications sur les réseaux sociaux, les newsletters et les e-mails de travail redondants. Si vous êtes un personnage public, vous pouvez également être soumis à un nombre important de courriers de fans non sollicités ou à des demandes de conseils..

Le spam n'est plus le problème qu'il était autrefois. Si vous utilisez un service de messagerie moderne tel que Gmail, vous verrez très rarement du spam dans votre boîte de réception..

Le courriel pavlovien

Inbox Zero, en tant que concept, n'aborde pas non plus la relation de la plupart des gens avec le courrier électronique. Avoir une boîte de réception vide parce que vous la vérifiez toutes les 20 minutes, ou chaque fois que vous recevez une notification et que vous répondez immédiatement à tout, n’est guère une bonne chose. De même, si vous passez 4 heures par jour à échanger des courriels, vous n'êtes pas productif, même si vous avez atteint la boîte de réception zéro à la fin de la journée..

Ivan Pavlov était un scientifique russe récompensé du prix Nobel et connu pour ses travaux sur le conditionnement classique. En sonnant une cloche à chaque fois qu’il nourrissait un chien, il était capable de le faire saliver même en l’absence de nourriture. Diplômé en psychologie, je salive maintenant chaque fois que je parle de Pavlov!

L'essentiel du conditionnement classique est que plus un stimulus est suivi d'une réponse, plus il est difficile de les séparer. À chaque fois que vous consultez vos courriels le matin ou qu'une nouvelle notification arrive, vous vous conditionnez à continuer de faire la même chose..

Pour aller réellement au-delà de la boîte de réception zéro, vous devez maîtriser la manière dont vous recevez et répondez aux courriels.-il faut rompre le cycle pavlovien. Une boîte de réception vide est simplement une étape possible sur la route pour y parvenir.

Les cinq principes

Heureusement, il est facile de résoudre le problème de la surcharge de courrier électronique indésirable et de la relation pavlovienne. Il existe quelques principes simples qui, si vous les mettez en pratique, garantissent que vous souhaitez recevoir presque tous les courriers électroniques et que vous avez le contrôle sur le moment et le lieu où vous les consultez..

Premier principe: les silos ne se chevauchant pas

Pour résoudre le problème de la notification par les médias sociaux, j'utilise l'idée de silos ne se chevauchant pas. Toutes les notifications Facebook doivent rester dans Facebook-fin de l'histoire. Ils ne doivent pas apparaître dans ma boîte de réception, dans le menu de notification de mon téléphone ou ailleurs que sur Facebook. Aucune notification Facebook ne sera jamais aussi importante qu'un email de mon éditeur, donc ils ne devraient pas recevoir le même traitement.

Des mesures d'action

Passez 30 minutes à vous connecter à tous vos comptes de médias sociaux et à vous désabonner de chaque e-mail de notification. Vous serez peut-être surpris du nombre de cases à cocher que vous devez désélectionner. Mon collègue écrivain de MakeUseOf, Justin, a écrit un excellent article sur la façon d’arrêter les courriels de réseaux sociaux agaçants avec NotifyMeNot. NotifyMeNot vous guide pas à pas pour vous désabonner des notifications par e-mail de tous les principaux réseaux sociaux..

Deuxième principe: Deal or Delete

Le problème de la newsletter est un peu plus difficile à traiter. Le problème est que, dans de nombreux cas, vous vous êtes inscrit activement à un bulletin d’information parce qu’il contenait les informations que vous souhaitiez recevoir. Si vous êtes un collectionneur numérique comme moi, vous pouvez essayer de vous convaincre que vous souhaitez toujours obtenir ces offres quotidiennes de Groupon. Le principe de transaction ou de suppression vous aide à surmonter ces instincts de thésaurisation.

Des mesures d'action

Prévoyez 15 minutes chaque jour pour parcourir toutes les lettres d'information par courrier électronique de votre boîte de réception. Pour chacun, vous devez le lire en entier ou vous désabonner. Si vous ne le lisez pas pendant le temps réservé à cela, vous ne le ferez jamais.

En l'espace de deux semaines, j'ai annulé ma participation à près des trois quarts des lettres d'information auxquelles j'avais souscrit. Maintenant, chaque fois que je vois des lettres d’information non lues se glisser dans ma boîte de réception, je rétablis la transaction ou supprime.

Principe trois: Durée maximale du courrier électronique

Pour beaucoup de gens - y compris moi lorsque je ne fais pas attention, la vérification des courriers électroniques est une action réflexive. Si vous ne faites rien activement ou que vous n'êtes pas distrait pendant une fraction de seconde, vous ouvrez votre boîte de réception et consultez vos courriels. Bien que cela ne semble pas être un gros problème, il interrompt votre flux de travail et vous risquez d’être choqué de voir combien de temps vous passez réellement à vérifier les e-mails. Comment vaincre la dépendance au courrier électronique en suivant les habitudes de la boîte de réception? jours, et il est sournois à ce sujet. Vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps. Déterminez combien de temps vous consacrez au courrier électronique et récupérez-le. .

Comme le recommande mon collègue écrivain, Akshata, il est nettement préférable d’attribuer des horaires fixes et de consulter uniquement le courrier électronique. J'irais plus loin et suggère que, pour remédier à la fois à la surcharge de courrier électronique et à la relation pavlovienne - définir un temps maximum d'email.

Si vous êtes en train de répondre à un email lorsque votre temps est écoulé, enregistrez-le dans les brouillons et récupérez-le le lendemain..

Des mesures d'action

Choisissez une ou deux fois pour vérifier vos courriels par jour et déterminez combien de temps il vous faut pour traiter vos courriels importants; c'est votre temps maximum d'email. Tout ce qui dépasse 45 minutes est probablement trop long. Ne vérifiez que les e-mails à ces heures et ne dépassez pas votre temps maximum. Si vous êtes en train de répondre à un email lorsque votre temps est écoulé, enregistrez-le dans les brouillons et récupérez-le le lendemain..

Même s’il s’agit d’une solution extrême, si vous définissez un délai de courrier électronique maximal raisonnable, vous serez en mesure de traiter tous les courriels vraiment importants tout en ignorant ceux qui sont simplement urgents. Si vous ne pouvez pas gérer le volume de courriels, vous devez appliquer certains des principes de cet article pour réduire le montant que vous recevez..

Principe Quatre: Demandez-vous “Pourquoi?”

Certaines personnes n'auront pas le luxe de déclarer qu'elles ne vérifient leurs courriels qu'à certains moments - si vous êtes l'un d'entre eux, vous pouvez toujours vous adresser à la vérification incessante des courriels. Tout au long de la journée, vous devrez parfois consulter votre courrier électronique. Votre patron a peut-être demandé si John avait envoyé un rapport. Mais il y aura aussi des moments où vous le vérifiez sans raison réelle.

Des mesures d'action

Si vous ne parvenez pas à définir les horaires de vérification des e-mails, chaque fois que vous consultez votre boîte de réception, demandez-vous pourquoi vous le faites et notez la réponse dans un fichier texte ou sur une feuille de papier. Compter toutes les bonnes raisons - “patron m'a demandé de”, “loin du bureau pendant une heure” - et toutes les mauvaises raisons- “tergiverser”,”sur le téléphone et consulté”, “répondre à une notification” - à la fin de la journée. L'objectif est de minimiser le nombre de mauvaises raisons. Une fois que vous êtes au courant de Pourquoi vous vérifiez votre courrier électronique, vous ne pouvez le faire que lorsqu'il existe une raison claire de le faire.

Principe cinq: minimiser les intrants

Si vous avez mis en pratique tous les principes précédents et que vous recevez toujours des courriels, vous devez prendre en compte les entrées. La principale source restante d'e-mails indésirables provient de collègues à la gâchette facile; il existe deux étapes pour y remédier - la première consiste à changer les emails que vous envoyez, la seconde est de parlez à vos collègues.

Des mesures d'action

Considérez chaque email que vous écrivez. Si c'est un email en un mot comme “parfait” ou “Merci” ne l'envoie pas; Si vous agissez en fonction des informations contenues dans le courrier électronique que vous avez reçu, il sera évident que vous les avez lues et la confirmation n'est donc pas nécessaire. S'il y a une ambiguïté, supprimez-la; plutôt que de demander si quelqu'un est libre l'après-midi, demandez s'il est libre à une heure donnée.

S'il y a un risque de va-et-vient, décrochez votre téléphone et appelez à la place; cinq courriels à marteler peuvent prendre moins d’une minute au téléphone.

Considérez chaque email que vous écrivez.

Terminez vos emails en disant ce que vous attendez du destinataire. Informez-les que vous ne rechercherez pas de réponse mais supposerez qu'ils vont commencer à travailler sur ce que vous avez envoyé. Assurez-vous de leur fournir tout ce dont ils auront besoin pour qu'ils n'aient pas besoin de vous revenir..

Une fois que vous avez structuré vos courriels de sorte que vous ne répondiez pas inutilement et minimisiez le besoin de réponse des autres, il est temps de parler à vos collègues. En commençant par les pires contrevenants, demandez poliment de ne pas être traité comme un CC's dans les courriels, à moins qu’ils ne soient importants et pertinents. De même, demandez que, dans la mesure du possible, les gens ne répondent qu'à l'expéditeur plutôt que de cliquer sur répondre à tous..

Une note sur le fan-mail

Si vous êtes bien connu ou perçu comme un expert, vous recevrez un courrier électronique de la part d’étrangers vous demandant conseil. Pour traiter ce type de courriels, il est essentiel de déterminer s’ils sont recherchés ou non. S'il peut être fastidieux de passer une heure par jour à répondre à des demandes de conseils non sollicitées, si ces personnes sont des clients potentiels ou actuels, vous voudrez probablement de leurs nouvelles.

Si, au contraire, vous ne gagnez rien en répondant, vous devez d'abord déterminer comment ils ont accès à votre courrier électronique. S'il est affiché publiquement sur votre site Web, supprimez-le. Si vous ne le pouvez pas et que le volume des e-mails est ingérable, vous pouvez envisager de déléguer toutes les tâches non importantes à un assistant, virtuel ou autre..

La plupart des jours, je reçois des courriels de personnes qui ont lu des tutoriels que j'ai écrits. Alors que je me réveille avec une tirade expliquant pourquoi Software X est meilleur que Software Y et que je suis idiot d’écrire sur Y est désagréable, en somme, j’aime recevoir les commentaires de personnes qui ont lu mon travail; J'ai de bonnes idées pour suivre les tutoriels de leurs questions.

Conclusion

En principe, Inbox Zero est une excellente idée, mais elle ne résout pas le problème crucial du courrier électronique: assurez-vous de ne recevoir que le courrier que vous souhaitez recevoir et de le gérer selon vos propres conditions. Passer du temps à supprimer des notifications sur les réseaux sociaux, des lettres d'information non lues et des courriels de travail inutiles juste pour atteindre Inbox Zero est inutile; Il est préférable de prendre quelques minutes par jour pendant quelques instants et d'appliquer certains des principes de ce tutoriel et de traiter votre relation avec le courrier électronique une fois pour toutes..

Crédits d'image: Harry Guinness, le chien de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)