5 étapes pour économiser du papier et passer au numérique

Le papier et les matériaux alternatifs tels que le parchemin étaient autrefois des matériaux très rares et précieux. Aujourd’hui, nous utilisons le papier presque partout ou plutôt - partout où il ne peut pas être remplacé par Plastique.

La production de l'un ou l'autre matériau pèse lourdement sur l'environnement, même si le papier, généralement fabriqué à partir de bois, est biodégradable et, par conséquent, beaucoup plus facile à recycler..

Le passage au numérique permettra non seulement d'économiser du papier et d'aider l'environnement, il vous fera également économiser beaucoup d'espace: votre bureau ou même votre réfrigérateur auront l'air beaucoup plus propres. La recherche de documents sera beaucoup plus rapide. Et après tout, nous vivons à l'ère numérique! Voici comment vous commencez:

1. numérisation

Tout commence par la numérisation de vos documents papier existants. Si vous ne possédez pas de scanner, vous pouvez utiliser votre appareil photo numérique, prendre une photo et utiliser Snapter pour corriger la perspective et la distorsion. Damien a revu l'outil en détail il y a quelques mois: Snapter - Numérisez vos documents sans scanner Snapter - Numérisez vos documents sans scanner Snapter - Numérisez vos documents sans scanner

2. Fichier

Assurez-vous de trouver un bon système qui vous permettra de localiser facilement un document dont vous pourriez avoir besoin. Toujours se demander, “Où et comment vais-je chercher cela?”

Le moyen le plus simple de classer des documents est probablement de les avoir sous forme de PDF, de les nommer avec la date et une courte description, et de rechercher tout ce dont vous avez besoin dans le contenu à l'aide de mots-clés..

Étant donné que la recherche d'images pour du texte n'est pas encore standard, le nom de fichier des images devra être très descriptif. Vous pouvez également utiliser un outil appelé JOCR, qui extraira le texte de vos documents numérisés et les placera dans un fichier texte. Vous pouvez attribuer exactement le même nom au fichier texte que l’image, le classer dans le même dossier et ainsi pouvoir retrouver facilement le document correspondant. Varun a commenté JOCR: Comment extraire du texte à partir d'images Comment extraire du texte à partir d'images (OCR) Comment extraire du texte à partir d'images (OCR) La meilleure façon d'extraire du texte d'une image consiste à utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR). Nous vous montrons sept outils OCR gratuits pour le travail.

Si cela vous semble trop compliqué, vous pouvez également archiver les documents numérisés et les fichiers PDF à l'aide de GMail. Envoyez simplement les fichiers par e-mail et entrez les mots-clés appropriés et pertinents dans l'e-mail. Gardez simplement à l'esprit le risque de sécurité auquel vous exposez vos fichiers, alors essayez de ne pas télécharger de documents sensibles..

3. Utiliser des outils

Nous utilisons beaucoup de papier pour les notes aléatoires, qui restent ensuite sur nos bureaux pour toujours ou jusqu'à ce que nous renversions du café dessus. Pour économiser du papier et donner à votre bureau un aspect un peu plus net, essayez de vous familiariser avec les outils..

Les rappels, les notes rapides, les listes de tâches à faire, les adresses peuvent être organisées et stockées numériquement. En fonction des outils que vous utilisez, vous pouvez également y accéder où que vous soyez..

Pour des notes rapides, vous devriez utiliser Stickies, qui est essentiellement une alternative numérique aux Post-It Notes..

Google Agenda est un excellent agenda en ligne et sur ordinateur. Il peut également vous rappeler des tâches. Si vous intégrez Google Agenda dans Thunderbird, vous pouvez même créer des listes de tâches directement à partir de votre bureau. Dans mon article Comment: intégrer Google Calendar à Thunderbird Comment intégrer Google Calendar à Thunderbird Comment intégrer Google Calendar à Thunderbird Vous utilisez Thunderbird et Google Agenda et vous vous demandez comment unir les deux? Nous vous montrons comment intégrer pleinement Google Agenda à Thunderbird. , vous verrez comment cela se fait.

Remember The Milk est l'un des meilleurs outils pour rester organisé et se débarrasser des notes en papier et des rappels. Compatible avec de nombreuses autres applications, il peut également devenir votre hub central pour le suivi des tâches et des informations. David a couvert 8 façons simples de gérer des tâches avec Remember The Milk 8 façons simples de gérer des tâches avec Remember The Milk 8 façons simples de gérer des tâches avec Remember The Milk, qui donne un petit aperçu de ce que cet outil peut faire pour vous..

De plus, dans l'article Gérer votre vie avec des outils de gestion de temps en ligne gratuits Gérer votre vie avec des outils de gestion de temps en ligne gratuits Gérer votre vie avec des outils de gestion de temps en ligne gratuits, j'ai passé en revue plusieurs autres outils utiles, dont certains sont mentionnés ci-dessus..

4. Sauvegarde, sauvegarde, sauvegarde

Pour utiliser entièrement le papier, il vous faudrait à un moment donné jeter les documents originaux sur papier ou les ranger. Bien sûr, il y a des documents que vous devez conserver. Mais pour la majorité, les copies numériques seront assez bonnes.

Cependant, des accidents se produisent. Votre disque dur peut être corrompu en emportant les copies numériques de vos documents. Il est donc important de créer des sauvegardes régulières.

Les fichiers confidentiels ne doivent jamais quitter votre disque dur et vous devez les sauvegarder régulièrement sur des disques externes..

Qu'en est-il des documents stockés dans votre compte GMail? Bien que GMail soit un lieu relativement sûr, vous devez également sauvegarder votre compte GMail, pour vous assurer à 100% que tout est comptabilisé..

Il existe un moyen de sauvegarder GMail à l'aide de GMail Backup, comme l'a décrit Karl dans son article Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre ordinateur Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre disque dur Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre disque dur Vous pouvez perdre l'accès à vos précieuses données Gmail. Avec autant d'options disponibles, il est judicieux de sauvegarder votre compte Gmail régulièrement. Ce guide rapide vous montre comment. .

Enfin, avoir une copie électronique de chaque document important, même si vous ne pouvez pas jeter l'original, est une sauvegarde en soi. Imaginez tous vos précieux documents papier perdus dans une inondation ou un incendie - et vous avez toujours une copie sur un disque dur.

5. Répétez

Faites les étapes ci-dessus une habitude. C'est crucial. Continuez à configurer des rappels pour numériser des documents papier. Faites de la numérisation une routine pour toutes les nouveautés, et travaillez sur les anciennes quand vous en avez le temps. Et répétez.

Alors, qu'est-ce qui vous empêche de convertir totalement un ancien utilisateur de papier scolaire en maître numérique du nouvel âge? Faites-nous savoir, numériquement, dans les commentaires.