6 astuces simples pour réduire le stress des emails

  • Peter Holmes
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Traiter avec le courrier électronique est la meilleure partie de ma journée. Dit personne jamais.

L'e-mail est stressant même si vous n'êtes pas à la recherche de la boîte de réception zéro. Vous avez besoin de tous les conseils dont vous avez besoin pour rester au courant, à moins que, bien sûr, vous ne vouliez vous débarrasser totalement du courrier électronique. 4 personnes influentes qui n'utilisent pas la messagerie électronique (et pourquoi) Et pourquoi) Il est difficile d’imaginer une vie sans courrier électronique, mais certaines personnes choisissent de ne plus l’utiliser. Cela inclut les sénateurs américains et les cinéastes célèbres. . Aujourd'hui, nous vous proposons six conseils pour vous aider à réduire le stress lié au courrier électronique..

1. Horaire des courriels en vrac

Cette astuce a une raison différente de ce que vous pouvez penser. Des applications comme Boomerang et SndLatr vous permettent de planifier des courriels pour plus tard. Voici l'avantage évident de cela. Vous pouvez rédiger plusieurs courriels à votre convenance et les envoyer automatiquement au moment de votre choix..

le caché avantage est que, en utilisant un planificateur, vous contrôlez l'horodatage que voit le destinataire de l'e-mail. Voyons comment cela peut être utile, mais posez-vous d'abord la question suivante:

  • Est-ce que les gens regardent l'horodatage dans vos courriels et supposent que vous êtes en ligne??
  • Sur cette base, supposent-ils que vous êtes disponible pour les appels / discussions (quand vous ne l'êtes pas)?
  • Est-ce que les gens commentent ou remettent en question vos habitudes de travail parce que l'horodatage indique une heure de minuit??

Si vous avez répondu Oui à toutes ces questions, vous êtes probablement en proie à des interruptions de courrier électronique et de messagerie instantanée à des moments inopportuns. Vous pourriez même vous sentir obligé de prendre des discussions inutiles sur votre flux de travail.

Les heures de bureau de mes conseillers ne sont pas terminées MAIS JE SAIS RIEN JUSQU'À REGARDER LES COURRIELS AVANT 5 H.

- ames (@PocketAmes) 6 novembre 2015

Voici un moyen intelligent pour résoudre ce problème. Planifiez vos courriels aux heures que vous consacrez habituellement à des tâches nécessitant peu d'attention, telles que la maintenance de votre ordinateur. De cette façon, vos heures de travail effectives Blocage du temps - L’arme secrète pour une meilleure focalisation Blocage du temps - Une arme secrète pour une meilleure concentration Vous cherchez un moyen plus efficace d’organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. reste secret et tu peux orienter les gens vers l'apprentissage lorsque vous êtes disponible pour discuter.

2. Laissez le champ d'adresse électronique vide

Nous avons tous été là - frapper accidentellement Envoyer sur un courrier électronique inachevé ou l'envoi d'un courrier électronique et le regretter plus tard.

Toutes les applications de messagerie ne disposent pas d'une fonctionnalité d'annulation d'envoi Quoi de neuf dans Good Old Gmail? 5 fonctionnalités à découvrir Nouveautés de Good Old Gmail? 5 fonctionnalités à vérifier Vous avez peut-être manqué quelques nouvelles fonctionnalités que Gmail a progressivement ajoutées au cours de l'année écoulée. Alors regardons ce qui mérite notre attention. comme Gmail, et même cette fonctionnalité vient avec une limite supérieure de 30 secondes. En outre, vous ne pouvez pas obtenir vos destinataires d'email “non lu” e-mails juste parce que vous avez fait une erreur en les envoyant.

J'ai déjà utilisé la fonction d'annonce d'envoi de courrier électronique de Gmail, comme, 5 fois aujourd'hui..
Entrer dans le travail aujourd'hui était une erreur.

- Largo (@LargoSensei) 18 novembre 2015

Voici une astuce simple pour éviter de tels problèmes de courrier électronique et la morsure de clou qui en découle. Ne pas ajouter l'adresse email lorsque vous commencez à écrire un email. Gardez ça pour la fin. Cela vous rappellera de vérifier tout ce que vous avez écrit. Même si vous frappez Envoyer, vous n'aurez pas à vous en inquiéter car cet email ne va nulle part jusqu'à ce que vous tapiez l'adresse du destinataire.

3. Bloquer ou filtrer les emails indésirables

Il ne faut pas grand-chose pour supprimer les courriels ennuyeux ou inutiles. Mais lorsque vous recevez un flux constant de tels courriers, jour après jour, ils prennent beaucoup de temps et d’attention..

Disons juste que si c'est dans votre boîte de réception, c'est dans votre esprit. Et vous ne voulez pas que votre espace mental soit occupé par des choses que vous ne voulez pas ou dont vous n'avez pas besoin, et encore moins des courriels.

Ayez un système en place pour filtrer les courriers indésirables. Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Comment configurer les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook Le filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception soignée et organisée . Voici comment configurer et utiliser les filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. et bloquer les adresses email qui envoient de tels mails. Vous devrez rechercher comment procéder en fonction du service de messagerie ou du client de messagerie de bureau. Comment configurer les filtres de messages dans Thunderbird Comment configurer les filtres de messages dans Thunderbird que vous utilisez.

Dans Gmail, vous trouverez les fonctions de filtrage et de blocage des expéditeurs masquées dans la liste. Plus liste déroulante dans un email:

Les e-mails entrants provenant d'adresses bloquées vont directement dans le dossier spam. Vous pouvez également créer des filtres Gmail (et débloquer des expéditeurs) via Paramètres> Filtres et adresses bloquées. Pendant que vous y êtes, voyez ce que vous pouvez faire d'autre pour empêcher les e-mails d'encombrer votre boîte de réception. 3 manières simples de faire en sorte que votre courrier électronique ne soit pas surchargé de courriels 3 façons simples de vous protéger contre le surcroît d'e-mails tueur. Bien gérer votre courrier électronique peut vous aider à garder votre boîte de réception propre, mais ne seriez-vous pas génial si vous en aviez moins pour commencer? en premier lieu.

En fouillant dans mes paramètres Gmail, j'ai remarqué que vous pouviez * maintenant * empêcher les gens de vous envoyer des courriels. Les messages vont directement au spam. Changeur de jeu.

- Nneka M. Okona ?? (@afrosypaella) 13 novembre 2015

4. Épingler des courriels à l'écran de démarrage sous Windows

Je me retrouve à faire allusion à quelques courriels liés à la rédaction de directives de temps en temps. Si vous avez également quelques courriels favoris auxquels vous devez souvent accéder, vous pouvez les garder en vedette. Mais un meilleur moyen de les rendre accessibles rapidement est de les épingler à l'écran de démarrage Guide du menu Démarrer de Windows 10 Guide de démarrage du menu Démarrer de Windows 10 Windows 10 corrige le dilemme du menu Démarrer! La prise en main du nouveau menu Démarrer enrichira votre expérience Windows 10. Avec ce guide pratique, vous serez un expert en un rien de temps. si vous êtes sur Windows 10.

Ouvrez l'application Mail et cliquez avec le bouton droit de la souris sur tout courrier électronique que vous souhaitez ajouter à l'écran de démarrage. Dans le menu contextuel, cliquez sur Pin pour commencer. Vous pouvez même épingler un compte de messagerie individuel sur l'écran de démarrage:

Pour épingler des courriels au menu Démarrer de Windows 7 ou 8, commencez par l'enregistrer sur votre ordinateur. Naviguez maintenant jusqu'à l'emplacement enregistré et faites glisser l'email sur le bouton du menu Démarrer. Terminé? Ouvrez le menu Démarrer et vous y trouverez un email épinglé..

Vous pouvez également épingler un email au menu contextuel de l'icône Outlook dans la barre des tâches en faisant glisser l'email enregistré vers l'icône de la barre des tâches..

5. Recherche par e-mail principale

Si vous avez une boîte de réception bien organisée, vous trouverez probablement les bons mails plus rapidement que la plupart des gens. Mais ce qui vous fait vraiment gagner beaucoup de temps et de maux de tête, c'est de devenir intelligent dans la recherche d'e-mails. Comment rechercher efficacement des e-mails dans Gmail Comment rechercher efficacement des e-mails dans Gmail . Tirez parti des fonctionnalités de messagerie telles que les libellés et les opérateurs de recherche. pour affiner vos recherches.

Gmail propose des options de recherche avancées que vous pouvez afficher en cliquant sur la petite flèche qui apparaît à côté du bouton de recherche:

Voici un exemple pour vous montrer les avantages d'utiliser des opérateurs de recherche pour trouver les bons messages. Supposons que vous recherchiez un ensemble de photos PNG envoyées sous forme de pièces jointes à un courrier électronique dans Gmail par un ami nommé Greg..

Vous pouvez rechercher greg pour afficher les courriers électroniques qu’il a envoyés, puis balayez les résultats pour rechercher le courrier électronique souhaité. Mais un moyen plus rapide et plus efficace de trouver ces photos serait d’utiliser une requête telle que greg a: pièce jointe nom de fichier: .png.

Je ne connaissais pas tous ces opérateurs de recherche avancée dans Gmail, ce qui est particulièrement utile pour rechercher des pièces jointes volumineuses http://t.co/DK7DwjfSGz

- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19 décembre 2014

6. Décrochez le téléphone

Parfois, un appel rapide peut vous faire économiser beaucoup de courrier électronique. La clé est d'identifier quels sujets sont mieux traités par téléphone que par courrier électronique. Tu auras rester ferme sur le maintien de la conversation sur le point, bien que. Sinon, la conversation de cinq minutes à laquelle vous pensiez pourrait se transformer en gabfest..

Ayez une très courte liste de points à discuter avant de passer l'appel. S'il apparaît que vous avez plus à discuter que vous ne pouvez en insérer dans un appel court, enregistrez-le pour un courrier électronique ou une réunion planifiée..

Dites au revoir à la boîte de réception zéro, si…

J'ai atteint la boîte de réception zéro et je suis heureux de l'avoir fait car cela a amélioré mon flux de travail. Mais ce n'est pas une cible que vous devriez vous sentir obligé d'atteindre, peu importe qui la recommande en tant que telle.

Si une boîte de réception vide ne vous convient pas, n'hésitez pas, arrêtez-vous ou ignorez-la. Vous pourriez vous sentir comme si un grand poids a été enlevé de vos épaules.

Même si vous décidez d’abandonner le désencombrement quotidien frénétique, ne faire des efforts pour organiser vos emails. Sinon, vous ajouterez plus de stress à votre journée en laissant votre boîte de réception devenir ingérable..

Nous avons commencé à rechercher une boîte de réception vide et les stratégies les plus efficaces possibles pour traiter rapidement ce déluge. Le temps de réponse de vingt minutes est devenu une norme ambitieuse.

Mais je veux proposer une alternative: tout le monde n'a pas besoin d'être facilement contacté par e-mail.

Certaines personnes, telles que celles qui traitent avec des clients toute la journée ou qui gèrent de grandes équipes qui ont besoin de conseils fréquents, devraient être des pros de cette compétence. Mais d'autres personnes, comme les programmeurs, les écrivains, les gourous de la publicité et les professeurs, devraient être libres de sucer des courriels tout autant que de sucer d'autres compétences qui ne correspondent pas à leur proposition de valeur fondamentale.

~ Cal Newport, il n'y a pas de mal à E-mail

Il est temps de nouvelles habitudes de messagerie

Conseils sur les courriels populaires vous invitant à vous désabonner des courriels promotionnels, à utiliser des réponses pré-enregistrées C'est pourquoi vous devez utiliser des filtres de messagerie et planifier le temps de messagerie. Une astuce consiste à préparer des réponses prédéfinies pour les courriels que vous écrivez fréquemment. et prendre des pauses dans les courriels sont à la fois pratiques et utiles. Mais ce sont les changements minuscules comme ceux énumérés ci-dessus qui vous apportent un email zen.

Je suis si zen que mon adresse email se termine en point calme

- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 novembre 2015

Quelle astuce simple a réduit le stress de votre messagerie en modifiant votre façon de gérer votre boîte de réception? Parle-nous-en dans les commentaires!




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