7 astuces Google Agenda pour une meilleure gestion du temps au bureau

Google Agenda est une application essentielle pour tous ceux qui ont besoin de gérer leur temps. Peu importe si vous travaillez, étudiez ou même essayez d'organiser une fête, l'application vous aidera à rester sur la bonne voie..

Si vous travaillez dans un bureau ou souhaitez simplement améliorer vos compétences en matière de gestion du temps 9 Solutions Surefire pour atteindre vos objectifs de gestion du temps 9 Solutions Surefire pour suivre vos objectifs de gestion du temps Vous souhaitez atteindre vos objectifs de gestion du temps, mais vous le pouvez ' t semblent suivre. Ces conseils et outils vous aideront à les prendre plus au sérieux. , il existe quelques fonctionnalités de Google Agenda que vous trouverez utiles. Regardons de plus près.

1. Envoyer une réponse d'absence du bureau

Les réponses absentes ne sont guère nouvelles. Ils sont un aliment de base des services de messagerie depuis que la technologie existe; 9 fonctionnalités impressionnantes de Gmail que vous n'utilisez probablement pas 9 impressionnantes fonctionnalités de Gmail que vous n'utilisez probablement pas Plusieurs fonctionnalités de messagerie de Gmail existent depuis longtemps sans que personne ne se préoccupe de les utiliser. Changeons cela aujourd'hui. .

Cependant, cette fonctionnalité est moins courante dans les applications de calendrier. Cela signifie que la gestion du temps a toujours été un peu un cauchemar, surtout si vous essayez de trouver des créneaux libres dans le journal de plusieurs personnes..

Google Agenda propose désormais un paramètre d'absence du bureau. Lorsque vous l'activez, toute invitation à une réunion que vous recevez au cours de la période sera automatiquement rejetée. Vous pouvez personnaliser le message que les autres verront et contrôler également les utilisateurs qui recevront le message..

Vous pouvez configurer un message d'absence du bureau en sélectionnant l'étiquette correspondante lorsque vous créez un nouvel événement..

Cette fonctionnalité est actuellement disponible sur G Suite. Bien que Google n'ait pas officiellement confirmé les nouvelles, il est largement admis que cette fonctionnalité sera proposée à tous les utilisateurs dans les mois à venir..

2. Gérer vos heures de travail

Une autre nouvelle fonctionnalité dont peuvent bénéficier les utilisateurs de G Suite est la possibilité de gérer vos heures de travail..

Cette idée fait partie de la campagne récente de Google visant à promouvoir le bien-être numérique sur ses plateformes. La société a également introduit des outils permettant de gérer l'utilisation de votre application sur Android, de vous rappeler de faire une pause sur Android et de passer moins de temps à l'édition sur Google Photos..

La fonctionnalité Heures de travail permet aux utilisateurs de personnaliser leurs journées de travail au jour le jour. L’approche actuelle vous permet uniquement de définir une heure de début et de fin du lundi au vendredi.

Google peut même faire des suggestions sur vos heures de travail en fonction de votre activité précédente. La fonctionnalité intelligente est utile pour les pigistes qui cherchent des moyens de contrôler leur gestion du temps..

Si quelqu'un vous invite à un événement professionnel ou à une réunion en dehors de vos heures de travail, Google Agenda indique à l'invité que vous n'êtes pas disponible..

Pour définir vos heures de travail dans Google Agenda, allez à Paramètres> Général> Heures de travail.

3. Déployer la technique de blocage du temps

C'est un piège facile à tomber. Vous consultez votre agenda Google et observez quelques réunions avec beaucoup de temps libre entre elles..

Mais qu'en est-il du temps de déplacement vers et depuis le lieu d'une réunion? Et qu'en est-il de répondre à tous ces courriels? Et rappelez-vous que vous avez encore besoin de manger aussi.

Blocage du temps est une technique simple pour les employés de bureau et les personnes qui souhaitent améliorer la gestion de leur temps. Dans sa forme la plus simple, il s’agit d’attribuer chaque minute de la journée à une activité particulière..

Nous avons examiné plus en détail le concept de blocage du temps. Blocage du temps - l'arme secrète pour mieux se focaliser Blocage du temps - l'arme secrète pour mieux se concentrer Vous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. ailleurs sur le site si vous souhaitez apprendre à rester en phase avec vos tâches.

4. Dites à tous que vous serez en retard pour une réunion

Peu importe la qualité de vos compétences en gestion du temps. tout le monde est en retard pour une réunion de temps en temps. La comptabilisation de chaque retard de train ou de trafic est impossible.

Heureusement, si vous êtes en retard, vous n'avez pas à vous soucier de le faire savoir à chaque autre personne individuellement. Google propose deux manières de raconter votre problème à tous les autres participants en même temps..

1. Vous pouvez soit répondre à tout le monde par courrier électronique en utilisant le formulaire d'invitation d'origine..
2. Vous pouvez envoyer un message dans Google Agenda en modifiant l'événement en question..

Pour une explication plus détaillée des deux approches, consultez notre article sur l'utilisation de Google Agenda pour dire à tout le monde que vous serez en retard pour une réunion. Utiliser Google Agenda pour dire à tous que vous serez en retard pour une réunion. Utiliser Google Agenda pour tout le monde. Vous serez en retard pour une réunion Google Agenda peut vous aider à informer les membres de votre équipe si vous serez en retard pour une réunion.. .

5. Utiliser les créneaux horaires de rendez-vous

Si vous avez un compte Google professionnel ou scolaire, vous pourrez utiliser le Places de rendez-vous fonctionnalité.

C'est une variation de l'idée des heures de travail. Au lieu de rendre toute la journée de travail accessible aux gens, vous pouvez définir des périodes de temps où les gens peuvent organiser des réunions et des rendez-vous avec vous..

C'est utile pour les patrons qui souhaitent organiser une politique de porte ouverte quelques heures par semaine, ou pour les médecins, les vétérinaires et les avocats qui pourraient organiser leurs chirurgies et leurs cliniques chaque jour dans une fenêtre étroite..

Bien entendu, cette fonctionnalité vous aide également à gérer votre temps. Vous ne serez pas entraîné pour une réunion en dehors de la fente accidentellement.

Vous pouvez définir un créneau de rendez-vous en choisissant la balise correspondante lors de la création d'un nouvel événement..

6. Utiliser un modèle de procès-verbal de réunion

Le jury n’a pas encore déterminé l’utilité des réunions. Beaucoup de gens souscrivent à l'idée qu'ils traînent trop longtemps. Ils soutiennent que rien n’est convenu et qu’ils détruisent même les meilleurs plans de gestion du temps..

D'autres pensent qu'ils font partie intégrante de la gestion de projet. sans eux, les projets sombreraient rapidement dans le chaos.

La vérité est quelque part au milieu. Mais ce qui est absolument clair, c'est que pour avoir une chance d'avoir une réunion opportune et productive, vous devez disposer de notes de réunion. Ils exposeront les grandes lignes de ce dont vous avez l’intention de parler au cours d’une session donnée et vous serviront d’historique lors de réunions futures..

Il existe quelques modèles de procès-verbaux de réunion Google Documents. Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels. Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels. Le format de compte rendu de réunion contient l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de compte rendu de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. . Vous pouvez les attacher à votre événement Google Agenda en cliquant sur l'icône de trombone dans la vue de réunion développée. Le procès-verbal sera ensuite disponible pour tous les participants..

7. Accéder au calendrier de quelqu'un d'autre

La possibilité d'accéder à, de partager et, dans certains cas, de modifier les calendriers d'autres personnes est un élément essentiel de la vie d'un employé de bureau..

Par exemple, une équipe entière a peut-être besoin de modifier un calendrier sur un projet en cours, ou une secrétaire doit pouvoir gérer le journal de leur patron..

Il est facile d'accéder à l'agenda d'une autre personne, à condition que la personne à qui il appartient soit partagée avec d'autres personnes. Comment partager Google Agenda avec d'autres utilisateurs Comment partager Google Agenda avec d'autres utilisateurs Pour partager Google Agenda, vous pouvez le rendre public afin que tout le monde peut le voir, ou vous pouvez le partager avec une personne ou des personnes spécifiques. .

Pour ajouter un calendrier, vous avez besoin de l'adresse de messagerie de l'autre personne ou de l'URL unique du calendrier. Le calendrier apparaîtra à gauche sous “Autres calendriers.”

• Pour l'ajouter par courrier électronique, localisez la liste des calendriers dans le panneau de gauche, saisissez l'adresse électronique dans le champ. Ajouter l'agenda d'un ami ou Ajouter le calendrier d'un collègue champ, puis appuyez sur Entrer.
• Si vous souhaitez l'ajouter à l'aide d'un lien ICAL, allez à Mes calendriers, clique le Ajouter + icône et choisissez De l'URL du menu.

Améliorez la gestion du temps avec Google Agenda

Ces sept conseils et astuces devraient aider les employés de bureau à améliorer leur utilisation quotidienne de Google Agenda, tout en vous permettant simultanément de contrôler votre gestion du temps..

Si vous souhaitez en savoir plus sur les moyens plus puissants de Google Agenda, consultez notre article sur l'utilisation de Google Agenda en tant que journal personnel. Comment utiliser Google Agenda en tant que journal personnel à partir d'aujourd'hui. Comment utiliser Google Agenda en tant que journal personnel à partir d'aujourd'hui Vous pouvez utiliser Google Agenda comme journal, agenda ou suivi. Avec ces trucs et astuces de calendrier, il peut également s'agir de plus d'une planification. et marquez vos progrès personnels aux dates du calendrier.