7 outils de travail d'équipe Google pour la collaboration en ligne

  • Joseph Goodman
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Google possède l'une des cultures d'entreprise les plus enviables de toutes les entreprises au monde. En plus de ses espaces de bureau piégés, Google est réputé pour ses nombreux avantages et sa créativité axée sur les employés. Mais ce qui fait de Google un lieu de travail vraiment formidable, c’est son esprit de collaboration et sa volonté de travailler en équipe..

Au cours des deux dernières années, Google a étudié les habitudes de 180 équipes. Il a également réalisé des centaines d'interviews. L'entreprise veut comprendre ce qui fait une équipe parfaite. Il offre de nombreux outils pour aider les gens à mieux travailler avec les autres, alors cet objectif n'est pas surprenant..

Examinons quelques-uns des outils Google les plus inspirants pour le travail d'équipe et voyons comment ils pourraient améliorer votre collaboration en ligne..

1. Gmail

Gmail est un fournisseur de messagerie convivial qui offre 15 Go d’espace de stockage par compte. Ce que vous ignorez peut-être, c’est qu’il permet également la collaboration grâce à une option de délégation. Comment accorder un accès Gmail à une personne sans partager votre mot de passe Comment accorder un accès Gmail à une personne sans partager votre mot de passe Avec la fonction de délégation de Gmail, vous pouvez accorder à quelqu'un l’accès à votre compte. sans révéler votre mot de passe. . Les délégués peuvent lire et envoyer des courriels en votre nom lorsqu'ils accèdent au compte..

Découvrez cette fonctionnalité en allant à Réglages. Ensuite, cherchez le Comptes section en haut.

Trouvez la section qui dit Accorder l'accès à votre compte. Les boutons radio vous permettent d'afficher les conversations lues ou non lues une fois que les délégués ont cliqué dessus.

Entrez le courriel d'une personne après avoir cliqué sur le bouton Ajouter un autre compte lien. Cette action envoie à votre délégué un lien d'activation. Assurez-vous de dire à la personne de se préparer dans les sept jours.

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2. Google Agenda

Grâce à ses capacités de codage couleur, Google Agenda est un excellent moyen d’organiser visuellement votre vie bien remplie. Vous pouvez utiliser le rouge pour désigner les obligations professionnelles et réserver le bleu pour les loisirs.

L'outil prend également en charge le partage. Publiez tout ou partie de vos calendriers pour que les gens puissent voir quand vous êtes libre.

Vous voulez partager un calendrier avec une seule personne? Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du calendrier correspondant dans la liste principale. Alors choisi Partager ce calendrier.

Sur la page suivante, recherchez le Partager avec des personnes spécifiques surface. Ensuite, entrez l'adresse email de la personne.

Vous pouvez également partager des calendriers avec n'importe quel utilisateur Internet. Retournez au menu flèche vers le bas et choisissez Paramètres du calendrier.

Faites défiler jusqu'à la Adresse du calendrier section, puis cliquez sur le petit bouton vert iCal.

Copiez l'URL générée et envoyez-la à vos collègues, amis ou autres personnes que vous connaissez. Sachez que toute personne qui obtient le lien peut accéder au calendrier.

La capacité de partage de Google Agenda est fantastique pour la planification de réunions, de sessions d’études ou d’autres activités collaboratives. Cela vous évite également de dire de manière répétée aux personnes que vous êtes occupé. Ils peuvent simplement regarder un calendrier que vous avez partagé avec eux à la place.

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3. Google Sheets

Google Sheets est une application de tableur que vous pouvez utiliser simultanément avec d'autres.

Des avantages tels que la mise en forme conditionnelle et les formules intégrées 4 Scripts Google qui rendent Google Sheets beaucoup plus puissant 4 Scripts Google qui confèrent à Google Feuilles beaucoup plus puissant pour améliorer ses capacités. gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs. Vous pouvez même voir d'autres personnes faire des modifications en temps réel.

Voulez-vous envoyer une notification à un collaborateur dans la feuille? Faites un clic droit et sélectionnez Insérer un commentaire, puis tapez un signe plus envoyer une notification au collaborateur en utilisant son adresse e-mail.

Étant donné que Google Sheets enregistre automatiquement les modifications, vous ne craignez pas de perdre du travail. Si vous avez besoin de voir une liste des modifications et des personnes responsables, vous pouvez vous reporter à l'historique des révisions..

Pour afficher rapidement l'historique des révisions, cliquez simplement sur la note en haut de la feuille indiquant la date de la dernière modification..

Avant de partager votre feuille de calcul, assurez-vous que chaque collaborateur dispose d'un compte Google. Puis cliquez sur le Bouton Partager en haut à droite.

Ajoutez les adresses électroniques des personnes auxquelles vous souhaitez accéder. Puis cliquez sur l'icône de crayon. Votre dernière action permet de spécifier si les personnes peuvent voir la feuille, la modifier ou faire les deux. Alternativement, vous pouvez simplement créer un lien partageable.

Choisissez les autorisations d’affichage / d’édition lorsque vous le faites et vous pouvez grouper un message ou envoyer le lien par courrier électronique à votre équipe.

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4. Google Docs

Google Docs fonctionne parfaitement pour mettre votre tête avec vos coéquipiers.

Utilisez-le lors de la rédaction de listes de tâches, de remue-méninges pour des projets ou de toute autre chose qui est meilleure avec la contribution des autres.

En regardant le document, faites attention aux icônes colorées en forme de drapeau portant le nom des personnes. Ils vous disent qui est responsable de faire des changements.

Un collaborateur peut également prendre des notes pour clarifier les raisons des modifications ou poser des questions. Comment est-ce que tu fais ça?

Vous l'avez deviné - suivez les étapes décrites dans la section Google Sheets ci-dessus. La seule différence est que vous devrez surligner du texte afin de placer votre commentaire dans le document..

Partagez un document avec des personnes via le même processus que pour Google Sheets. Vous pouvez également utiliser l'option de lien partageable dans le coin de la boîte de partage..

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5. Google Keep

Pensez à Google Keep comme à un outil de base de gestion de projet extrêmement simple..

Il fonctionne sur les gadgets Android et iOS, ainsi que sur votre navigateur Web préféré. Comptez sur Google Conserver en tant qu'emplacement pour des notes, des dessins, des listes, des images et des clips audio. Vous pouvez même partager vos notes avec d'autres applications sur votre téléphone..

Vous pouvez également épingler des notes importantes en haut de votre page Conserver, définir des rappels pour les notes importantes et exporter facilement des notes vers Google Docs..

Commencez à partager en trouvant le Icône de collaborateur. Cela ressemble à la tête et aux épaules d'une personne avec un signe plus à gauche. De là, vous pouvez partager avec quelqu'un par son nom ou taper un email.

Pour partager des notes avec plusieurs personnes à la fois, vous pouvez créer un groupe familial Google pour un maximum de six utilisateurs de Google Keep..

Toutefois, pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez également créer un compte Google Families. En tant que créateur du groupe familial, vous pouvez assumer le rôle de gestionnaire de famille. Vous pouvez ensuite partager le contenu de Google Keep avec votre groupe familial, easy peasy.

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6. Google Slides

Se préparer pour une présentation de groupe? Évitez les appels téléphoniques et les courriels sans fin sur la procédure à suivre et collaborez plutôt avec Google Slides. Sélectionnez un modèle attrayant 7 Lieux où vous pouvez trouver de superbes modèles de présentation Rapide 7 Lieux où vous pouvez trouver de superbes Modèles de présentation rapides Votre recherche de modèles de présentation de dernière minute se termine avec ces ressources en ligne. Ces modèles de sites Web couvrent à la fois PowerPoint et Google Slides. pour gagner du temps de conception. Faites vos mots pop avec des centaines de possibilités de polices.

A l'instar de Google Documents et Sheets, cet outil de collaboration permet l'édition à tout moment par toute personne autorisée. Suivez simplement le processus maintenant familier d’octroi de privilèges et recherchez le Partager bouton. C'est en haut à droite de votre écran.

Google Slides fonctionne également avec Microsoft PowerPoint. Vous pouvez importer et modifier des diapositives PowerPoint avec le créateur de diapositives de Google. Il convertit également les fichiers PowerPoint en Google Slides.

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7. Google Hangouts

Google Hangouts est une application de messagerie. Essayez-le pour parler à une personne à la fois avec un texte ou jusqu'à 150 personnes..

Vous pouvez également lancer une discussion vidéo avec jusqu'à 10 personnes. Démarrer une nouvelle conversation en cliquant sur le signe plus. Ajoutez ensuite des personnes par nom, adresse électronique ou numéro de téléphone. Enfin, choisissez si vous souhaitez une conversation basée sur un message ou un appel vidéo..

Laissez plus de personnes rejoindre en cliquant sur l'icône de la personne et en sélectionnant Ajouter des personnes. Suivez ensuite le même processus que lors de la création du chat..

Vous voudrez peut-être aussi nommer la conversation, afin que les sujets de discussion ne doutent pas. Faites-le en sélectionnant l'icône représentant un engrenage en haut de la boîte de discussion pour ouvrir les paramètres de Hangout. Ensuite, trouvez Nom du Hangout et entrez quelque chose de descriptif.

Vous pouvez également utiliser de nombreuses astuces pour rendre Hangouts plus utilisable. Si Hangouts ne vous semble pas être l'option de discussion professionnelle la plus adaptée, essayez Slack ou Twist. Voici notre comparaison Slack contre Twist pour vous aider à trouver la bonne application de chat.

Téléchargement Gratuit: Google Hangouts pour Android | iOS

Bonus: G Suite

Vous pouvez obtenir tous les outils ci-dessus pour améliorer gratuitement tous les efforts de votre équipe via Google Drive. Toutefois, si vous collaborez pour des raisons professionnelles, payer pour G Suite peut être une meilleure idée..

G Suite est la solution packagée de Google pour les organisations de tous types. Il offre tous les outils ci-dessus, ainsi que plusieurs autres. Essentiellement, il vous permet d'accéder à tous les outils dont nous avons parlé dans ce message à partir d'un emplacement.

La version G Suite de Google Drive dispose d'un panneau d'administration central avec des fonctionnalités de prévention des pertes de données. Il dispose également d'une fonction de recherche optimisée par l'apprentissage automatique qui aide les utilisateurs à trouver des fichiers plus rapidement..

Vous pouvez également créer un Team Drive. Contrairement au contenu d’un compte Drive normal, l’équipe est propriétaire du matériel et non d’individus..

Cela signifie que si quelqu'un quitte les dossiers, ils restent où ils sont afin que votre équipe puisse continuer à travailler. Faites un clic droit sur un fichier et allez à Ajouter une étoile pour le signaler comme important, afin que les gens puissent le trouver plus tard.

Après avoir terminé un essai gratuit de deux semaines, vous payez un montant mensuel par utilisateur en fonction du niveau. Le package le plus élémentaire n'inclut pas de stockage illimité. La version de G Suite pour les équipes coûte 10 € par mois et par utilisateur.

Achat G Suite: 5 à 25 $ par mois et par utilisateur, selon le forfait choisi, après un essai gratuit de deux semaines.

Quels outils Google allez-vous utiliser davantage??

Se familiariser avec ces outils est simple. En effet, le processus d’exécution de certaines tâches (telles que le partage de documents) est identique d’une application à l’autre. De plus, bien que vous ayez maintenant les liens nécessaires pour les applications mobiles, tous les outils fonctionnent dans les navigateurs Web. La plupart vous permettent même de continuer à travailler seul ou avec d'autres, même sans connexion Internet.

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