Un guide simple de productivité pour tous

MakeUseOf est fier de présenter un guide de productivité intelligente pour vous aider à accroître la productivité dans votre vie. Avec toutes les distractions que la vie moderne apporte, il n’est pas facile de maintenir votre productivité. Que vous soyez un procrastinateur enthousiaste ou que vous ayez juste très peu de temps, beaucoup de gens ne peuvent vraiment pas se permettre de perdre de vue les affaires..

Cependant, en jouant correctement vos cartes, il serait bien possible d’obtenir le peu d’augmentation de productivité que vous recherchez. Sachez ce que vous devez faire et ce que vous faites, et vous pourrez déplacer plus de travail en moins de temps.

MakeUseOf.com présente fièrement le Guide de productivité de ce geek.

Table des matières

§1. Introduction

§2? -? Concentration

§3? -? Erreurs de productivité

§4? -? Café: bon ou mauvais?

§5? -? Améliorer vos compétences de dactylographie

§6? -? Configuration de votre espace de travail

§7? -? Calendrier

§8? -? Motivation

§9? -? Outils essentiels

1. Introduction

Pourquoi un livre électronique sur l'augmentation de la productivité?

Chaque jour de notre vie, parfois même le week-end, nous devons travailler. Et parce que beaucoup d'entre nous ne peuvent pas suivre le rythme de vie de plus en plus rapide, notre capacité à interagir avec les autres et à passer du temps avec la famille et les amis est considérablement réduite. Malheureusement, cela peut poser de gros problèmes et il est extrêmement important d'apprendre à maintenir un équilibre entre le travail et tout le reste..

Et comment pouvez-vous garder les deux côtés heureux? Être productif signifie que vous finissez votre travail plus rapidement et que vous disposez de plus de temps pour vous-même, votre famille, vos amis et vos loisirs. Cela signifie que vous serez détendu et prêt pour un nouveau jour. Il ne faut pas oublier non plus la gratification d'un travail bien fait, et votre patron remarquera sûrement l'amélioration.

Dans cet eBook, nous allons donner quelques conseils pour augmenter la productivité dans ce nouveau monde - où les distractions vous attendent sur chaque ordinateur ou appareil portable. Tout dans cet eBook provient de ma propre expérience: équilibre entre le temps alloué aux travaux scolaires, travail à temps partiel en tant qu'écrivain, ma petite amie et mes autres amis. Crois moi; il est extrêmement facile de tomber dans les extrêmes.

2. concentration

Internet, bien qu’il s’agisse d’une énorme source d’informations et d’un formidable outil de productivité permettant la collaboration entre collègues du monde entier ou au sein d’un box, c’est une perte de temps incroyablement énorme. Et croyez-le ou non, cela préoccupe tout le monde, des administrateurs système naviguant sur le Web avec StumbleUpon, en passant par des programmeurs lisant des histoires Wired et des photographes jouant avec le site Web de correspondance d'images de Google..

Même les personnes qui aiment leur travail jugent parfois nécessaire de se concentrer sur des activités non professionnelles. Cependant, la plupart des employeurs ignorent ou choisissent d'ignorer le fait qu'une bonne partie de la journée est gaspillée. Des recherches récentes montrent que les professionnels des ressources humaines supposent que les employés vont perdre environ une heure par jour. Les employés admis à perdre environ deux heures par jour.

Il est difficile de décider qui est le plus touché par ce comportement. D'une part, l'employeur paie pour des heures de travail à productivité nulle. D'autre part, l'employé pourrait obtenir le démarrage s'il continue à perdre du temps. Au Royaume-Uni, on estime que l'économie perd environ 11 milliards de livres chaque année..

Si vous souhaitez augmenter votre productivité et que vous avez besoin de travailler, désactivez Internet. Si vous savez que vous ne pouvez pas résister à l'ouverture du navigateur, même pour un jeu flash très court, retirez le câble Ethernet ou déconnectez-vous du réseau sans fil. Parfois, tout ce qu'il me faut pour commencer à écrire consiste simplement à éteindre l'ordinateur et à travailler avec un stylo et un morceau de papier, à écrire ce que je pense; sans la possibilité d'aller vérifier une autre chose ou une fenêtre de messagerie instantanée qui s'ouvre.

Éteignez le téléviseur, la radio, l'iPod, la Xbox, les voyants clignotants et masquez la PSP. Si vous avez besoin de faire une pause, ne jouez pas à Max Payne et allez plutôt à la fenêtre ou à l’extérieur et prenez l’air frais pendant 5 minutes..

3. Erreurs de productivité

Vous ne croiriez pas le nombre d'erreurs que vous pouvez commettre en matière de productivité. Certains d'entre eux peuvent se transformer en catastrophes à part entière. Comme vous, je rencontre quotidiennement ce genre de situation, que ce soit à l'école, à la maison ou en tant qu'écrivain à temps partiel.

La pire erreur que vous puissiez commettre est de perdre votre sang-froid avec vos pairs, et en particulier avec les personnes les plus haut placées dans la hiérarchie. Même si la demande semble absurde, inacceptable ou impossible à accomplir, vous ne devriez pas faire de dépression nerveuse. Sortez plutôt un morceau de papier et créez un argument logique qui reflète votre position. Ensuite, présentez-le au même pair, ou si cela ne fonctionne pas, directement au patron. Si cela ne fonctionne pas, il y a toujours le plan B: faites ce que vous pouvez et présentez le résultat. Ne rien faire ou commencer à crier ne va aider personne. Si vous êtes censé produire 500 mots sur une phrase de 5 mots - juste parce que - vous asseyez-vous devant l'ordinateur, versez un peu de café, réfléchissez à des idées et ne vous arrêtez pas avant au moins 400 mots. Analysez, déconstruisez, donnez des exemples, lancez votre propre opinion, et même digressez sur quelque chose d'intéressant. C'est ce que je fais.

Image reproduite avec l'aimable autorisation de XKCD

La deuxième pire chose à faire est de perdre du temps. Vous pouvez toujours faire quelque chose: regarder les feuilles souffler ne compte pas. Si vous en avez terminé avec un projet et que vous avez encore du temps, passez au suivant, lisez un livre ou demandez à votre supérieur de vous laisser rentrer chez vous. Vous ne pouvez pas récupérer le temps, alors pourquoi voudriez-vous le perdre? La clé pour augmenter la productivité est de rester occupé. Nettoyez votre bureau, aidez un collègue, discutez avec cette fille du prochain compartiment - ne regardez pas les vieux épisodes de Simpson sur Hulu.

Ce qui nous amène au plus grand tueur de productivité jamais inventé - Internet. Facebook, Twitter, YouTube et la liste s'allonge encore et encore. Le nombre de lieux que vous pouvez visiter sur Internet est en augmentation constante et les outils qui vous aident à perdre du temps, toujours mis à jour.

StumbleUpon, Delicious, Digg, Reddit, tous veulent votre attention et votre énergie. Vous devriez avoir la force en vous de vous abstenir.

Si vous ne pouvez pas utiliser Force, comme Luke Skywalker, je vous recommande d’utiliser les instructions suivantes pour modifier votre hôtes fichier. En ajoutant une simple ligne à ce fichier, vous ne pourrez effectivement pas accéder au site Web que vous souhaitez tout en pouvant accéder à tout ce qui est pertinent pour votre recherche. Lorsque vous souhaitez revenir, supprimez simplement la ligne.

• Aller vers % SystemRoot% \ system32 \ drivers \ etc \. Pour les autres systèmes d'exploitation, les emplacements du fichier hosts sont disponibles sur Wikipedia..

• Ouvrez les noms de fichiers hôtes en utilisant WordPad.

• Par exemple, ajouter à la fin du document “127.0.0.1 facebook.com”. Cela redirigera toutes les demandes de Facebook vers l'adaptateur de bouclage (votre propre ordinateur au lieu du serveur). Une page vierge apparaîtra à la place de Facebook.

• Enregistrez et cliquez sur OK à l'invite UAC.

Si vous vérifiez votre courrier électronique toutes les 30 secondes, vous pouvez également essayer le module complémentaire Email Addict disponible pour Gmail. Cliquez sur l'icône verte en haut à droite de votre fenêtre et faites défiler vers le bas pour le trouver.

Il existe également un excellent complément pour augmenter la productivité sur Firefox: “bloque les sites qui vous font perdre du temps et peuvent faire perdre votre vie de votre journée de travail. Il vous suffit de spécifier les sites à bloquer et à quel moment les bloquer..” à propos de LeechBlock ici 5 outils pour suivre combien de temps vous perdez en ligne 5 outils pour suivre combien de temps vous perdez en ligne .

Le lien ci-dessus renvoie à notre article sur “5 outils pour suivre combien de temps vous perdez en ligne”. Dans le même message, il existe un autre module utile pour surveiller votre utilisation d'Internet, il s'appelle MeeTimer. Il vous avertira également lorsque vous essayez d'ouvrir un nouvel onglet ou lien..

Enfin, un programme appelé ManicTime conserve des statistiques détaillées sur tout ce que vous faites lorsque vous travaillez sur votre ordinateur. Cela peut vous aider à comprendre où va votre temps, combien de temps il est gaspillé et qu'est-ce qui vous distrait le plus. Découvrez ManicTime Suivez votre temps sur l'ordinateur avec Manictime Suivez votre temps sur l'ordinateur avec Manictime .

Si vous recherchez un add-on pour surveiller votre utilisation d'Internet, consultez MeeTimer. Il vous avertira également lorsque vous essayez d'ouvrir un nouvel onglet ou lien..

Enfin, il est de la plus haute importance de trouver un équilibre entre le travail, la famille et les loisirs, et le meilleur moyen de parvenir à cet objectif est de séparer les activités en conséquence. Faire des calculs en écoutant Nightwish ne fonctionne pas, et ajouter une bière à cette équation est également désastreux. Au lieu de cela, organisez votre matinée de manière à finir le travail à temps, travaillez puis profitez de bons moments avec des amis.

4. Café: bon ou mauvais?

Le café at-il une incidence sur la productivité? Certains disent que c'est le cas, citant le temps qu'il faut pour sortir du bureau et récupérer, ainsi que le coût, pas exactement des sous pour Starbucks. Cela peut également interrompre votre flux de travail et couper tout élan que vous aviez avant de partir.

Crédit photo: Wikipedia Commons.

D'autre part, éclaircir un peu votre esprit peut vous aider à voir ce qui vous manque et, en fin de compte, vous aider à trouver une solution et, en définitive, à accroître votre productivité. Le voyage pour le café peut aussi être une routine, ce qui est normal si vous avez l’habitude de vous rendre au travail après.

Il existe des études contradictoires sur l'impact du café sur la santé et son lien avec la productivité. Des études financées par des compagnies d’eau minérale indiquent que cela augmente l’anxiété et que la caféine étant un diurétique, elle augmente le nombre de fois que vous devez aller à la salle de bain, sans quitter votre bureau..

La caféine est un stimulant qui a pour effet de conjurer temporairement la somnolence et de rétablir la vigilance. Diverses boissons contenant de la caféine, telles que le café, le thé, les boissons gazeuses et les boissons énergisantes sont très populaires. La caféine est la substance psychoactive la plus consommée au monde, mais contrairement à de nombreuses autres substances psychoactives, elle est légale et non réglementée dans presque toutes les juridictions. En Amérique du Nord, 90% des adultes consomment de la caféine quotidiennement. La Food and Drug Administration des États-Unis répertorie la caféine en tant que “Usage multiple généralement reconnu comme substance alimentaire saine”.

D'après ma propre expérience, je peux dire que le café m'aide à me concentrer. Après avoir bu ma tasse, je suis prêt à commencer à travailler. En fait, je ne peux pas rester assis et ne rien faire après avoir bu mon café - je sens que je dois faire quelque chose. Cependant, boire plus de 3 tasses a un effet désastreux. Je perds ma concentration et je me sens facilement irrité par chaque erreur que je fais. L'équilibre, comme en toutes choses, est la clé.

5. Améliorer vos compétences de frappe

Pour beaucoup, taper au clavier (taper sans regarder les touches) est une compétence apprise depuis longtemps sur un IBM Selectric ou Apple IIe, mais son importance est souvent négligée. Cependant, beaucoup d’entre nous emploient encore des autodidactes., “chasser et picorer” approche, trouver des clés en utilisant nos propres méthodes uniques. Bien que cette approche puisse faire l'affaire, elle n'atteint pas la même rapidité ni la même facilité de frappe que les offres de frappe. Savoir comment taper le texte peut libérer votre esprit et vous permettre de vous concentrer sur la tâche d'écriture en cours, plutôt que de rechercher des clés, et vous permet de composer des courriels, des rapports et des mémos plus rapidement. Apprendre à taper au clavier peut augmenter considérablement votre productivité.

Crédit photo: opie

Une vitesse de frappe de 40 à 60 mots par minute (mot par minute), environ 3 à 4 fois plus rapide qu'une vitesse d'écriture manuelle moyenne, est une norme courante sur le lieu de travail. Certains employeurs qui recrutent pour des postes qui nécessitent beaucoup de frappe exigent des vitesses encore plus élevées. La précision est également importante pour la frappe rapide et efficace: moins vous faites d'erreurs, moins vous avez de temps à corriger votre travail..

Consultez les articles suivants sur différents sites Web et programmes pour vous aider à mettre en pratique vos compétences en dactylographie et à apprendre la dactylographie. C'est l'une des techniques les plus efficaces pour augmenter la productivité.

5.1 Learn Touch Typing (applications Web et de bureau)

• TypingWeb TypingWeb: Apprendre à taper rapidement en ligne TypingWeb: Apprendre à taper rapidement en ligne

• Keybr La bonne façon de pratiquer la frappe au clavier en ligne La bonne façon de pratiquer la frappe au clavier en ligne Apprenez à taper plus vite et moins d'erreur. Keybr est un professeur de dactylographie avec des leçons intelligentes conçues pour vous faire subir des exercices de dactylographie rigoureux..

• Assistant de saisie tactile de Bruce Apprenez à saisir au clavier avec "Assistant de saisie de Bruce" Apprenez à saisir au clavier avec "Assistant de saisie de Bruce"

5.2 Dactylographie tactile

• 10 doigts rapides

• TypeRacer

•Jeux de dactylographie Vous voulez taper plus vite? (Ce n'est pas un cours de dactylographie tactile) Vous voulez taper plus vite? (Pas un autre cours de frappe tactile)

6. Configurer votre espace de travail

Il est extrêmement important d’éviter les postures inconfortables et de positionner votre corps confortablement. Cela peut non seulement améliorer votre productivité globale, mais aussi vous aider à éviter diverses maladies causées par une utilisation prolongée de l'ordinateur (TMS)..

Crédit photo: lactose

• Lorsque vous vous trouvez derrière un bureau, vous devez respecter les règles suivantes:

• Utilisez une chaise qui soutient le bas du dos.

• Placez votre clavier et votre souris au niveau des coudes.

• Ajustez votre surface de travail et la hauteur de votre fauteuil pour adopter une position confortable.

• Positionnez le haut de l'écran au niveau des yeux.

• Utilisez un repose-pieds si vos pieds ne sont pas à l'aise directement sur le sol.

Avoir un bon lieu de travail peut jouer un rôle énorme dans l’augmentation de la productivité. Il existe de nombreux types de personnes, certaines aiment avoir tout sur le bureau, d'autres préfèrent tout dissimuler parfaitement. Pour ma part, je préfère avoir beaucoup de choses sur mon bureau. La plupart des choses avec lesquelles je dois travailler sont à portée de main de cette façon.

Les bureaux malpropres peuvent inspirer - en particulier les écrivains - mais ils peuvent également déranger les programmeurs. Il voudra peut-être seulement une tasse de café et une boule de stress. Quelle que soit votre décision, assurez-vous que l'environnement dans lequel vous travaillez est confortable et qu'il convient à vos goûts personnels..

7. Calendrier

Pour faire avancer les choses, j’ai constaté que les listes de tâches et les calendriers, même s’ils s’imposaient, pouvaient être une ressource inestimable. Sur un bout de papier, un cahier ou un post-it, écrivez tout ce que vous devez accomplir. À côté de chaque élément, définissez une date arbitraire à laquelle vous souhaitez terminer cette affectation. Si la première fois, toutes vos tâches sont confuses, vous pouvez maintenant les copier sur un autre morceau de papier afin.

Crédit photo: Une seule chose

Conservez ce programme sur le bureau, entrez-le dans Outlook ou Google Agenda, mais essayez de vous y tenir quoi qu'il se passe. Imaginez que vous êtes votre patron et que vous deviez terminer la tâche à l'heure spécifiée. Cette méthode fait des miracles - même si je suis fatigué après une journée de travail, je prends encore le temps d'accomplir les autres tâches..

Je vous recommande fortement de consulter PocketMod. Pocketmod est une application pratique qui peut être utilisée pour convertir du papier ordinaire au format A4 en livrets (organiseurs) tout usage, de la taille d'un portefeuille. Il suffit d’exécuter l’application, de spécifier ce que vous voulez sur chaque page de livret, de l’imprimer et de la plier en un livret..

Vous devriez également essayer de planifier toutes les tâches importantes le matin. Programmation, écriture, tout ce qui est essentiel devrait être fait avant une heure. De nombreuses études ont montré que le métabolisme humain - un processus qui détermine votre degré de fraîcheur - ralentit considérablement après ce point. Le matin, vous avez les meilleures chances de terminer votre tâche plus rapidement et mieux. Planifiez des tâches non essentielles, répétitives ou autrement peu intellectuelles, l'après-midi.

Utiliser Google Agenda est très simple et présente de nombreux avantages:

• Vous l'avez partout avec vous il est en ligne et totalement gratuit contrairement à Outlook.

• Extensible; vous ne manquerez pas de papier et d'encre.

• S'abonner aux calendriers d'autres personnes et partager des rendez-vous.

• Multiples possibilités de visionnage. Synchronise avec Outlook et de nombreuses autres applications de calendrier. Peut aussi exporter au format .ics standard.

• Rappels par SMS et email gratuitement.

8. Motivation

La motivation - la force qui nous anime tous les jours - nous donne envie de vivre et le travail est une bête compliquée. Alors que la plupart des psychologues étudient depuis des années, nous devons acquérir les connaissances essentielles en quelques paragraphes seulement. Commençons par une définition canonique:

• La caractéristique psychologique qui pousse un organisme à agir pour atteindre un but souhaité; la raison de l'action; ce qui donne un but.

• La ou les raisons de s’engager dans un comportement particulier, en particulier le comportement humain étudié en philosophie, conflits, économie, psychologie et neuropsychologie.

Crédit photo: stephaniedan

Vous avez besoin de motivation pour réussir. Et même si vous faites un travail ennuyeux en ce moment, pensez que si vous êtes excellent dans ce que vous faites, votre patron finira par vous promouvoir. La clé ici est de ne jamais perdre espoir. Tout le monde traverse des moments difficiles dans la vie, gardez-le ensemble. Tout le monde devrait avoir des objectifs qui constituent un excellent facteur de motivation. Même s’ils semblent incroyablement difficiles à atteindre, ils servent à vous garder sur la bonne voie, à vous concentrer, à faire de votre mieux..

Comme tous les journalistes de cette planète, j'aimerais travailler pour le New York Times, le Wall Street Journal ou devenir évangéliste pour la FSFE (Free Software Foundation). Et chaque jour, je me lève et commence à écrire. Chaque jour, j'essaie d'améliorer mon style et mon approche des sujets.

9. Outils essentiels

Pour finir, voici ce que vous trouverez sur moi - ou sur l’endroit où vous me trouverez - très souvent, sur des outils essentiels qui m’aident à augmenter ma productivité..

• Petit carnet à couverture rigide qui me suit partout, stylo (utilisez le PocketMod mentionné ci-dessus pour créer des brochures de la taille d'un portefeuille).

• Notes autocollantes - je les ai partout - sur mon bureau, sur mon ordinateur et même dans mon cahier.

• Raccourcis, raccourcis et raccourcis. Vous devriez vraiment apprendre les raccourcis clavier pour votre système d'exploitation (Windows ou Mac OS X) et vos programmes favoris. Vous pouvez vous procurer un aide-mémoire d'ici.

• Google Agenda, Gmail, iGoogle et Google Reader. Google Agenda se synchronise avec Outlook sur mon ordinateur, qui se synchronise avec l'application Agenda de l'iPod Touch. Lisez ceci pour plus d'informations.

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Guide publié: mai 2010