Automatisez votre vie et votre travail avec Todoist et IFTTT

Comptez combien de fois vous avez oublié quelque chose au cours des 24 dernières heures. C’est combien de fois vous avez eu l’occasion d’automatiser.

L'automatisation consiste à supprimer le besoin de se souvenir de choses que vous faites souvent. Il s’agit de vous simplifier la vie et de travailler de manière à ce que les gens vous reconnaissent comme étant beaucoup plus productifs que vous ne l’êtes réellement - parce que vous avez “le système” faire tout votre travail pour vous.

S'y rendre est la partie difficile. Pensez à toutes les petites tâches que vous effectuez. Est-ce qu'il y en a que vous faites tous les jours? Y a-t-il des choses que vous devez vous rappeler de faire à la même heure de la journée, chaque semaine ou chaque mois? Parfois, il ne s'agit même pas d'automatiser entièrement la tâche, mais de créer un système qui facilite au moins la tâche plus rapidement..

Cela peut être de vous transmettre toutes les informations dont vous avez besoin dans un courrier électronique à la même heure chaque semaine, d'envoyer automatiquement un rapport par courrier électronique à votre patron ou de transférer automatiquement des fichiers de votre zone de stockage en nuage vers votre stockage privé. Les possibilités ne sont limitées que par votre imagination.

Automatiser avec ToDoist et IFTTT

J'ai une relation d'amour-haine avec ToDoist. En fait, avec les listes de tâches et les services en général. Je suis même allé jusqu'à mettre à niveau vers ToDoist Premium. ToDoist Premium est-il plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau ToDoist Premium est-il encore plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau J'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais j'ai continué à me heurter à des choses que je voulais faire et que je ne pouvais pas. Rappels par courrier électronique. Ajout de notes à la tâche. Des choses qui ajouteraient vraiment beaucoup… Peu de temps après, je pense que je suis allé à gTasks Utiliser gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Utiliser gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Ces jours-ci, il existe un excellent moyen de gérer une tâche liste en ligne et via des applications mobiles. Cela dit, il y a souvent encore quelques personnes qui n'utilisent pas encore l'un des… et qui ont ensuite essayé toutes sortes d'autres applications de productivité. Arrêtez de marcher dans l'eau et avancez dans la vie avec une vue d'ensemble. Arrêtez de marcher dans l'eau et avancez dans la vie. Je suis sûr que beaucoup d'entre vous se sont demandé si on faisait les bonnes choses tous les jours, si on allait n'importe où et si on allait dans la bonne direction. Les listes de tâches et les applications organisationnelles aideront… .

J'aime l'idée d'un système en ligne dans lequel vous pouvez stocker vos listes de tâches et vos projets, mais je ne supporte pas le fait que très peu de systèmes en ligne vous permettent de gérer 5 nouvelles applications de productivité pour gérer votre liste de tâches et tout faire. Done 5 nouvelles applications de productivité pour gérer votre liste de tâches à accomplir et faire avancer les choses La meilleure application de productivité sera toujours celle qui vous convient le mieux. Dans cette liste, vous en trouverez peut-être un qui vous aidera à faire avancer les choses. sont vraiment personnalisés pour la façon dont je veux les utiliser.

Voici pourquoi j'adore ToDoist pour l'automatisation: il vous permet d'envoyer des notifications par e-mail ou par SMS..

Cela signifie que vous pouvez lier ces notifications par e-mail ou SMS via IFTTT à une sorte de tâche de sortie que vous souhaitez accomplir à un moment donné dans le futur. Vous pouvez également utiliser le système de planification récurrente des créations de ToDoist pour configurer toute tâche répétitive..

Lorsque vous configurez des tâches dans ToDoist dans le cadre de votre emploi du temps normal, commencez à penser aux types de tâches que vous pourrez automatiser, en particulier les tâches récurrentes. Créez une sortie email ou SMS de cette tâche vers IFTTT (comme détaillé ci-dessous),

Automatiser un rapport d'email à votre patron

Le courrier électronique est probablement le déclencheur ToDoist le plus facile à envoyer à IFTTT pour toute automatisation. Dans ce premier exemple, vous verrez comment automatiser l'envoi quotidien d'un rapport à votre superviseur..

Tout d'abord, créez une tâche récurrente dans ToDoist.

Cliquez ensuite sur l’icône de notification (un réveil), configurez-la pour “Par email” et régler le délai à 0 minute.

Dans l'exemple ci-dessus, un courrier électronique sera envoyé pour cette tâche tous les vendredis à 15 heures. Le courrier électronique utilisé est celui que vous avez configuré dans le “Réglages ToDoist” section de votre compte. La chose importante à retenir ici est que le texte que vous mettez pour le titre de la tâche apparaîtra dans le corps de cet email..

Maintenant, allez dans votre compte de messagerie et configurez un filtre pour ce corps de texte. Pour le filtre, demandez à votre client de messagerie d’apposer une étiquette à l’e-mail. Dans ce cas, nous appliquerons l'étiquette “Rapport hebdomadaire à patron”. Pour le filtre, ça va venir “[email protected]”, et puis quels que soient les mots de votre nom de tâche vont dans la “A les mots” champ.

Ensuite, appliquez l'étiquette (vous devrez peut-être créer l'étiquette).

Désormais, chaque fois que votre tâche récurrente ToDoist démarrera, un courrier électronique sera envoyé dans votre boîte de réception. Votre client de messagerie appliquera l'étiquette. Il ne vous reste plus qu'à configurer IFTTT pour surveiller cette étiquette, puis envoyer le message. rapport. Le déclencheur IFTTT ressemblera à celui ci-dessous.

Enfin, pour le déclencheur, vous allez également utiliser la messagerie électronique: demandez à IFTTT d'envoyer un courrier électronique avec un objet et un corps fixes, mais transformez la pièce jointe en une URL fixe du fichier de rapport que vous avez enregistré dans Dropbox.

Il ne vous reste donc plus qu'à vous rappeler de mettre à jour ce fichier de rapport hebdomadaire dans Dropbox avec les données les plus récentes (ou, mieux encore, de trouver un moyen d'automatiser un rapport Google Spreadsheet. Comment créer un rapport automatique Google Spreadsheet à partir de données analytiques? Comment Créez un rapport de feuille de calcul Google automatisé à partir de données analytiques et vous ne devez effectuer aucun travail! Réglez la feuille de calcul pour mettre à jour la veille de cet e-mail automatisé et vous pourrez aller prendre un café en laissant le système faire tout votre travail. pour vous.

Programmer une publication Facebook à partir de ToDoist

Ok, donc vous êtes comme moi et vous avez les meilleures intentions de garder votre base de fans à jour avec des publications et des mises à jour constantes, mais la vie devient alors occupée et la prochaine chose que vous savez, un mois s'est écoulé sans publication sur Facebook. Pas cool.

Pourquoi ne pas planifier une série de tâches Facebook Post dans ToDoist? C'est facile. Tout d’abord, configurez un nouveau projet dans ToDoist appelé “Mise à jour rapide” pour tous les messages Facebook. Ensuite, il vous suffit de configurer une tâche et de définir le titre de votre message.

Comme dans la première automatisation ci-dessus, vous créerez un filtre de messagerie à l'aide du “Mise à jour rapide” au début de votre ligne d'objet. Configurez le filtre et appliquez l'étiquette “ToDoist-Facebook-Post” Comme montré ci-dessus. Pourquoi la ligne d'objet? Ce qui est cool, c’est que votre notification ToDoist ajoute le nom du projet au premier plan du courrier entrant, comme indiqué ici..

Ce qui est cool à ce sujet, c’est que non seulement vous pouvez utiliser le “Mise à jour rapide” phrase dans l'objet pour filtrer le courrier entrant, mais vous pouvez ensuite utiliser IFTTT pour publier l'intégralité de la ligne d'objet de ce courrier sur Facebook! Dans un déclencheur Facebook IFTTT, il suffit de sélectionner le sujet entrant comme ingrédient à publier..

C'est tout! Maintenant, vous venez de planifier votre tâche / publication dans ToDoist sous le “Mise à jour rapide” projet en utilisant le titre de la tâche comme publication sur Facebook. Assurez-vous que la notification de tâche est configurée pour accéder à votre compte de messagerie. C'est tout. Votre courrier électronique indiquera le courrier entrant, IFTTT publiera sur Facebook pour vous et vous êtes maintenant un ninja de la productivité.!

Rappel de réunion à plusieurs personnes

Un inconvénient de ToDoist est que les rappels par e-mail ne sont envoyés qu’à un seul e-mail. Alors, que se passe-t-il si vous souhaitez configurer un e-mail récurrent pour votre équipe qui sert de rappel pour une réunion ou une tâche pour laquelle vous avez tous besoin de collaborer??

Vous pouvez configurer un avis de réunion périodique dans ToDoist, et simplement configurer la notification pour qu'elle se rende à votre adresse électronique..

Encore une fois, configurez un filtre pour rechercher la ligne dans le titre de votre tâche, créez-lui une étiquette, puis dans IFTTT, utilisez cette étiquette pour déclencher un déclencheur Email à plusieurs adresses électroniques..

Ceci est un moyen très simple et efficace d'étendre la limitation de ToDoist d'une notification par courrier électronique à plusieurs, grâce à une recette IFTTT avec un déclencheur de courrier électronique et une sortie de courrier électronique.!

Déclenchement du transfert de fichier avec SMS

Une autre fonctionnalité intéressante de ToDoist est qu’il offre également des notifications par SMS. Heureusement, IFTTT offre la possibilité de déclencher des recettes par SMS. Il suffit de choisir SMS comme déclencheur et de choisir “Envoyer à l'IFTTT un SMS marqué”. Pour transférer un fichier à l'aide de SMS, utilisez une balise telle que #TransferReport.

Une fois ce déclencheur créé, IFTTT vous communiquera le numéro de SMS que vous devez envoyer à.

Le seul problème ici est que pour que ToDoist envoie des notifications directement à IFTTT, vous devez faire en sorte que “de” numéro de téléphone votre numéro SMS ToDoist. Cela ne fonctionnera pas, car IFTTT exige que vous envoyiez un SMS de test et que vous répondiez avec un code PIN..

La solution la plus simple consiste à configurer votre téléphone mobile - qui est configuré comme votre téléphone SMS avec IFTTT et ToDoist - avec n’importe quelle application de transfert de SMS disponible. Pansi SMS facilite la gestion de vos messages texte sur Android Pansi SMS le rend facile gérer vos messages texte sur Android Il existe des applications qui transforment les textos d'une corvée quotidienne en une brise absolue. Pansi SMS est l'une de ces applications. . Il y en a beaucoup pour Android et iOS. Configurez cette application pour transférer toutes les notifications SMS entrantes de ToDoist vers votre numéro IFTTT, et vous avez terminé..

Maintenant, configurez votre tâche ToDoist pour déclencher le transfert de fichier en la nommant avec le tag que vous souhaitez utiliser pour le déclencher dans IFTTT..

Le SMS entrant de ToDoist ressemblera à quelque chose comme “Rappel | #TransferReport | Nom du rapport”

Puisque vous avez configuré un déclencheur SMS IFTTT pour rechercher la balise #TransferReport, ce message texte déclenchera cette recette..

Maintenant, pour que IFTTT transfère un fichier de Dropbox vers Google Drive, il vous suffit de configurer votre déclencheur IFTTT pour utiliser Google Drive et de sélectionner “Télécharger un fichier depuis une URL”.

Comme vous pouvez le constater, il vous suffit de définir l'URL du fichier sur l'URL du fichier dans Dropbox. Nommez le fichier en utilisant le “ReceivedAt” date du SMS de sorte que chaque fois que le fichier est chargé, il reçoit une nouvelle date, puis sélectionnez votre chemin Google Drive vers le rapport..

L'avantage de cette automatisation est que vous pouvez demander à l'un de vos employés de placer leur dernier rapport dans votre URL publique Dropbox, en remplaçant l'ancien fichier et en conservant le même nom. Ensuite, chaque semaine, votre système automatisé contacte ce rapport ou ce fichier de données et le charge dans votre propre compte Google Drive, où vous pouvez voir le nouveau rapport..

Ajouter une ligne à une feuille de calcul Google avec SMS

La dernière idée d'automatisation déclenche une nouvelle ligne de saisie de données dans une feuille de calcul Google. Cela pourrait être utile, par exemple, si vous disposiez d'une équipe de techniciens de terrain ou d'un autre membre du personnel distant. Peut-être collectent-ils les réponses des clients aux enquêtes ou collectent-ils les relevés des compteurs depuis des sites distants?.

Vous pouvez leur demander de vous envoyer un SMS par SMS sur votre téléphone en utilisant une étiquette unique pour chaque technicien. Par exemple, Bob peut vous envoyer un texto “#bobdata 779, rue Church, 4021”, et John vous texto “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Vous souhaitez en quelque sorte automatiser l'insertion de ces données dans une seule feuille de calcul Google. Cela semble compliqué? Eh bien, ce n'est pas.

En fait, vous n'avez même pas besoin de ToDoist pour cette solution. Tout d’abord, assurez-vous que cette application de transfert automatique fonctionne sur votre téléphone afin que les textes entrants de ces techniciens soient automatiquement transférés vers votre numéro SMS IFTTT. Ensuite, configurez les déclencheurs dans IFTTT pour chaque balise.

Créez ensuite une action à l'aide de Google Drive, puis sélectionnez “Ajouter une ligne à une feuille de calcul”.

La création d'un déclencheur individuel pour chaque technicien, utilisant le même nom de feuille de calcul, chargera toutes les informations entrantes dans une feuille de calcul individuelle..

Lorsque vous commencez à jouer de manière créative avec les fonctionnalités de notification de ToDoist et la capacité d'IFTTT à les utiliser et à réaliser des automatisations vraiment cool avec elles, il devient très évident que la combinaison des deux est une chose très puissante..

Pouvez-vous penser à d’autres méthodes intéressantes pour combiner ToDoist et IFTTT afin d’automatiser d’autres tâches? Partagez vos idées créatives et vos réflexions dans la section commentaires ci-dessous!