Devenir un patron sur le courrier électronique ne vous laissez pas prendre toute la journée

182 900 000 000 courriels.

182,9 milliards.

C'est plus de 25 courriels pour chaque esprit humain de la planète.

Et c'est exactement ce que nous envoyons un jour (PDF).

Compte tenu de la quantité folle de courriels envoyés et reçus chaque jour, il n’est pas surprenant que cette communication électronique soit devenue trop difficile à gérer pour beaucoup d’entre nous. Mais ne vous inquiétez pas, voici quelques secrets de productivité qui peuvent vous aider à apprivoiser la bête.

Utiliser des réponses prédéfinies

Je ne peux pas souligner l'importance de celui-ci. Il est fort probable que vous répondiez à de nombreux courriels de la même manière, qu'il s'agisse d'un refus d'une soumission, de la reconnaissance des efforts d'un collègue ou d'un simple message d'accueil. Vous devez absolument créer des réponses prédéfinies pour vos courriels les plus utilisés..

Il est très facile de configurer des réponses prédéfinies dans Gmail Email plus rapidement et mieux avec des réponses prédéfinies Email plus rapidement et mieux avec des réponses prédéfinies Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pensez… ou à tout autre client de messagerie. Peu importe votre vitesse de frappe, vous n'êtes pas plus rapide que deux clics de souris, n'est-ce pas? Gagnez du temps et faites-le maintenant.

Configurer les filtres et les étiquettes / dossiers

La meilleure façon de lutter contre la surcharge est d’abord de régler le problème. Cela signifie utiliser des filtres et des étiquettes / dossiers dans votre boîte de réception. Outlook a des dossiers, Gmail a des étiquettes et les deux ont des filtres que vous pouvez configurer pour acheminer automatiquement votre courrier électronique vers ces dossiers et étiquettes. Vous pouvez configurer des filtres avancés 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne devrait-elle avoir dans son arsenal afin que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis ici pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres ou… dans Gmail en fonction de vos besoins. En fait, Gmail propose de mettre automatiquement de l'ordre dans votre courrier électronique. 6 façons de récupérer votre boîte de réception d'email 6 façons de récupérer votre boîte de réception d'email Existe-t-il autre chose qui soit aussi utile, répandu et frustrant qu'une boîte de réception électronique? Il existe depuis toujours et nous continuons à l'utiliser, et tant que nous continuerons à l'utiliser, des gens comme moi le feront… avec sa nouvelle boîte de réception prioritaire.

Il faut un certain temps pour bien configurer et classer, et le premier mois nécessite un apport constant de votre part. Mais cela vaut bien votre temps à long terme. Ne vous contentez pas de placer à la hâte des choses sous des étiquettes et des filtres, réfléchissez-y bien et catégorisez-les bien car il s'agit de l'automatisation que votre boîte de réception utilisera pour le reste de votre vie..

Je trouve qu'il est préférable d'effectuer une vérification en 3 étapes avant de filtrer un email:

1. Demandez-vous quel serait le meilleur libellé / nom de dossier (existant ou non) pour ce message.
2. Vérifiez si ce nom existe déjà, et si non, créez-le.
3. Demandez-vous si ce nom doit être une entité distincte ou une sous-catégorie sous l'un des dossiers existants..

Faites-le régulièrement et votre boîte de réception sera magiquement plus propre.

Emportez votre liste de tâches ailleurs

Dites-le avec moi les gars: “Votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches.” Vivek Haldar, de Google, a écrit à ce sujet il y a quelque temps et je suis tout à fait d'accord avec cela. Voici la prise de Haldar:

Le courrier électronique est un endroit terrible pour une liste de tâches. Je ne comprends vraiment pas comment on peut utiliser GTD pour envoyer un courrier électronique. Un email n'est pas une action. Une fois que vous l'avez lu et compris, vous pouvez vous retrouver avec une action claire, mais votre boîte de réception n'est pas l'endroit pour le pousser.

Votre courriel concerne la communication, alors laissez-le être à ce sujet. Il existe de nombreuses applications fantastiques pour les listes de tâches, et je recommande vivement Any.do ou Wunderlist Wunderlist - La meilleure application pour les listes de tâches sur iPhone [iOS] Wunderlist - La meilleure application pour les listes de tâches sur iPhone [iOS] Wunderlist est l’un des moyens les plus simples de suivre ce que vous devez faire. Il possède une interface utilisateur élégante et logique. Tout le monde peut le prendre et comprendre comment… .

Se désabonner des indésirables

Vous n'en croirez pas le nombre de newsletters et autres courriers indésirables qui obstruent votre boîte de réception, malgré un filtre anti-spam. Et une fois que l'encombrement commence à s'accumuler, il peut rapidement devenir incontrôlable. Pour l'arrêter, vous devez vous désabonner et il existe un truc très simple pour le faire..

Dans votre client de messagerie, recherchez simplement le mot “Se désabonner”. Elle est ajoutée à la fin de chaque bulletin d’information. Vous verrez donc soudainement une liste de tous les e-mails en masse dans votre boîte de réception. Maintenant, ouvrez-les un par un et désabonnez-vous. Je vous recommande d'utiliser le volet d'aperçu de Gmail pour accélérer les choses..

Il existe également des add-ons et des services permettant de se désabonner rapidement des listes de diffusion. Vider sa boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs newsletters avec ces outils Vider sa boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs newsletters avec ces outils Se désabonner de newsletters ne signifie pas seulement du spam. La plupart des newsletters qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ou n'offrent pas de prix - ce sont de véritables newsletters de sociétés de confiance auxquelles nous sommes abonnés… ou que vous intégrez dans des résumés d'adresses électroniques.

La question d'or à poser à chaque email

C’est là le gros problème et c’est ce qui m’a aidé à maîtriser la surcharge de ma boîte de réception au cours de la dernière année. Tom Stafford de BBC Future a proposé une question en or à vous poser lorsque vous ouvrez un message:

“Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, irais-je la chercher?”

Si la réponse est non, ne cliquez pas sur répondre ni sur supprimer sans même l'ouvrir. C'est si simple. Non, vous ne manquerez rien d’énorme - je le fais depuis un an et cela fonctionne. Voici l'explication de Stafford:

Cela n’est nulle part plus évident que l’e-mail du groupe et l’avalanche de réponses qui en résulte invariablement. Attaquez-vous en vous rappelant qu'il ne faut pas toujours répondre à tous les courriels, que de nombreux problèmes seront - et devraient être - traités par d'autres personnes. Demande toi: “Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, irais-je la chercher?” La plupart du temps, la réponse est probablement “non”, et c'est un signe que quelqu'un d'autre contrôle votre attention.

Partagez vos hackings email

Chacun a son propre système de messagerie électronique pour gérer le fouillis et le meilleur moyen d'apprendre consiste à les partager. Nous avons également notre propre guide Gmail pour tous. Cela aide, tout comme les conseils des utilisateurs professionnels. Si Stafford n’avait pas écrit cet article, je serais toujours noyé dans les messages et je lui en serai toujours reconnaissant..

Alors, dites-moi, comment gérez-vous votre surcharge de courrier électronique? 3 conseils pour gérer la surcharge de courrier électronique dans Gmail [Show & Tell] 3 conseils pour gérer la surcharge de courrier électronique dans Gmail [Show & Tell] La plupart d'entre nous souffrent de surcharge d'informations. Être submergé par des courriels privés peut ne pas être un gros problème et ignorer la moitié des courriels est en fait acceptable dans une certaine mesure. Dans une vie professionnelle cependant…? Il n'y a pas de mauvaises réponses ici, les gens.

Crédits d'image: Pete, Lars Plougmann