Avant de partager une feuille de calcul Excel, assurez-vous de faire ces choses en premier

  • Edmund Richardson
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Le partage de classeurs Excel facilite la collaboration sur la collecte de données. Mais avant de mettre vos fichiers Excel entre les mains de tiers, voici quelques conseils pour préparer vos feuilles de calcul au partage..

Autoriser plusieurs modifications simultanées

Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs puissent modifier une feuille Excel partagée en même temps, procédez comme suit:

  1. Aller au La revue onglet et sous Changements, Cliquez sur Partager le classeur.
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, assurez-vous que Autoriser les modifications de plusieurs utilisateurs à la fois est vérifié.
  3. Enregistrez votre fichier Excel dans un emplacement partagé auquel d'autres utilisateurs peuvent accéder..

Une chose à noter sur l’autorisation de ceci: vous pourriez obtenir des modifications contradictoires si deux utilisateurs modifiaient les mêmes cellules. Le propriétaire du fichier sera alerté et pourra choisir les modifications à conserver ou à annuler..

Protéger les feuilles de calcul ou les cellules

S'il existe des données spécifiques que vous ne souhaitez pas que quiconque modifie ou supprime, vous pouvez protéger une feuille de calcul entière, protéger un classeur ou protéger des cellules spécifiques..

Si vous souhaitez protéger une feuille de calcul ou un classeur entier:

  1. Aller au La revue onglet et cliquez Protéger la feuille de travail. (Si vous préférez protéger tout le classeur, cliquez sur Protéger le classeur.)
  2. Entrer un mot de passe. Cela permettra à quiconque a le mot de passe de le déprotéger, mais les personnes sans mot de passe pourront toujours le voir..
  3. Sous 'Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille de calcul à vous pouvez sélectionner ce que les autres utilisateurs peuvent faire dans la feuille de calcul, y compris: formater les cellules, ajouter / supprimer des lignes ou des colonnes et ajouter des hyperliens.

Si vous souhaitez protéger une sélection de cellules:

  1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez que les autres modifient, cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris et cliquez sur Formater les cellules dans le menu qui apparaît.
  2. Accédez au protection onglet et assurez-vous que Fermé à clef est décochée.
  3. Suivez les mêmes trois étapes ci-dessus.

Maintenant, toutes les cellules, à part celles qui vous définissent comme déverrouillées, doivent être protégées.

Ajouter des menus déroulants

Si vous souhaitez que d'autres utilisateurs ajoutent uniquement une sélection de données à des cellules spécifiques, vous pouvez créer un menu déroulant pour une plage spécifique de cellules. Vous pouvez donner aux utilisateurs le choix de ne sélectionner que dans cette liste ou de leur permettre de saisir d'autres informations..

Pour ajouter un menu déroulant à une plage de cellules, procédez comme suit:

  1. Dans une feuille séparée de votre classeur, créez une liste des éléments que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Ces éléments doivent être dans une rangée ou une colonne.
  2. Sélectionnez la liste entière, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Définir le nom.
  3. Une boîte de dialogue apparaîtra où vous pouvez entrer un nom pour votre liste. Cela peut être n'importe quoi qui fonctionne pour vous - n'incluez pas d'espaces.
  4. Dans la feuille où vous allez saisir les données, sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous voulez que le menu déroulant apparaisse. Accédez au Les données onglet et cliquez La validation des données.
  5. Une boîte de dialogue s'ouvrira à une Réglages languette. dans le Permettre champ, sélectionnez liste.
  6. dans le La source champ, type = NomListe.
  7. Sois sûr que Liste déroulante dans la cellule est vérifié. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs puissent laisser la cellule vide, assurez-vous que Ignorer la case vide est décochée.

Les étapes suivantes sont facultatives:

  1. Si vous souhaitez qu’un message apparaisse lorsqu’on clique sur une cellule, accédez au Message d'entrée languette. Ici, vous pouvez entrer un message de 225 caractères au maximum..
  2. Si vous souhaitez qu'une alerte d'erreur apparaisse, accédez au Alerte d'erreur onglet et assurez-vous que Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides est vérifié. Vous pouvez entrer un message spécifique pour votre alerte d'erreur.

Quels conseils avez-vous pour les utilisateurs d'Excel souhaitant partager leurs classeurs? Faites le nous savoir dans les commentaires.




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