Envoyer plus rapidement et mieux avec des réponses prédéfinies

Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Tu crois que je plaisante? Pensez encore. Les réponses préenregistrées, ou réponses préenregistrées, sont une fonctionnalité que trop d'utilisateurs n'ont même jamais essayée, mais une fois que vous les avez essayées, vous ne pouvez plus revenir en arrière..

Avez-vous toujours entendu parler des réponses prédéfinies Gmail Gagnez du temps avec vos modèles de courrier électronique Gmail avec "Réponses conservées" Gagnez du temps avec vos modèles de messagerie Gmail avec "Réponses conservées" sans jamais essayer de l'essayer? En entends-tu parler maintenant pour la première fois? Indépendamment de votre réponse, si vous n’avez jamais essayé cette brillante fonctionnalité auparavant, il est grand temps de le faire, et pour que vous sachiez parfaitement pourquoi, vous devriez tout savoir sur les réponses préenregistrées. quoi elles sont, quand ils sont utiles et Comment vous pouvez les utiliser pour gagner du temps.

Quelles sont les réponses conservées?

Si vous y êtes depuis plusieurs années, il y a de fortes chances que vous ayez au moins entendu parler de réponses préétablies. Avec leur nom amusant, les réponses en conserve sont vraiment aussi utiles que les aliments en conserve et environ deux fois plus saines. En termes simples, des réponses prédéfinies viennent à votre secours lorsque vous devez utiliser le même texte dans un courrier électronique, encore et encore. Comme nous le verrons bientôt, il existe de nombreuses utilisations des réponses conservées, mais avant de plonger dans ces réponses, il est important de comprendre exactement ce que sont les réponses conservées..

Peu importe la raison, presque tout le monde a des courriels récurrents qui disent la même chose encore et encore. Vous pouvez taper ces réponses chaque fois que vous souhaitez les envoyer, mais vous pouvez également les écrire une fois, les conserver et les sortir de la boîte à chaque fois que vous souhaitez les utiliser. Cette fonctionnalité est disponible sur presque toutes les plateformes de messagerie, mais est probablement mieux connue et la plus simple à utiliser sur Gmail..

Pourquoi voudrais-je les utiliser??

Pour le dire simplement, pourquoi pas vous? Voici quelques excellentes utilisations des réponses en boîte:

Envoi du même email plusieurs fois: Vendez-vous des choses sur eBay, Amazon ou similaire? Utilisez des réponses prédéfinies pour décrire votre produit ou informez les acheteurs que celui-ci est complet. Besoin d'envoyer des contrats, des questions ou des détails à plusieurs clients? Can ces emails. Besoin de répondre de la même manière à plusieurs emails? C'est l'utilisation idéale pour les réponses en boîte. Au lieu de taper à chaque fois ces emails à partir de rien, ou de copier-coller d'anciens emails, sauvegardez simplement des réponses prédéfinies. C'est l'usage classique.

Auto-répondeur intelligent: Dans Gmail et dans tout autre client proposant des filtres sophistiqués, vous pouvez utiliser des réponses prédéfinies pour configurer des répondeurs automatiques intelligents. Qu'est-ce qui les rend intelligents? Lorsque vous définissez un e-mail à réponse automatique, il est envoyé à toutes les personnes qui vous contactent, quel que soit leur destinataire. Ce n'est pas toujours idéal. Voulez-vous que vos clients obtiennent une réponse, votre famille une autre, et ne répondent pas du tout? Configurez simplement différentes réponses prédéfinies et attachez-les à vos filtres de messagerie..

Plusieurs signatures: De nombreux clients de messagerie ne vous permettent pas d'utiliser plusieurs signatures Gérer plusieurs signatures dans Gmail sans plug-ins de navigateur Gérer plusieurs signatures dans Gmail sans plug-ins de navigateur pour la même adresse e-mail. Avec les réponses prédéfinies, vous pouvez configurer plusieurs signatures différentes et les enregistrer chacune en tant que réponse prédéfinie. Maintenant, lorsque vous commencez à écrire un email, vous pouvez ajouter la signature appropriée en un clic.

Utilisations créatives: Il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez faire avec des réponses prédéfinies, tout dépend de votre créativité. Avez-vous une liste d'épicerie? Configurez-le pour qu'il soit envoyé automatiquement lorsque votre mari vous l'envoie par courrier électronique. Avez-vous besoin d'expliquer la même chose encore et encore à quelqu'un? Ne perdez pas de temps, pouvez l'explication de base et le modifier si nécessaire. Aie du plaisir avec ça!

Configuration de réponses prédéfinies dans Gmail

Bien que vous puissiez utiliser les liens ci-dessus pour savoir comment configurer des réponses prédéfinies chez différents fournisseurs et clients, vous trouverez ci-dessous comment procéder dans Gmail. Pourquoi Gmail? Pour commencer, c'est ce que j'utilise et si l'on veut se fier aux statistiques, il s'agit désormais du service de messagerie le plus populaire au monde, après avoir adopté Hotmail plus tôt cette année..

Étonnamment, les réponses prédéfinies ne sont toujours pas une fonctionnalité Gmail native et vous devez l'activer dans l'onglet Laboratoires avant de pouvoir commencer à l'utiliser. Pour configurer une réponse prédéfinie Gmail, commencez par la composer dans une nouvelle fenêtre de courrier électronique. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le triangle situé à droite de la fenêtre de composition, choisissez “Réponses en conserve” puis cliquez sur “Nouvelle réponse en boîte… ”.

Si vous utilisez toujours l'ancienne composition Gmail, et je suis sûr que bon nombre d'entre vous, le processus est légèrement différent. Après avoir composé votre email, recherchez le “Réponses en conserve” lien sous la ligne d'objet. Vous trouverez le “Nouvelle réponse en boîte… ” option ici.

Toutes nos félicitations! Vous avez maintenant une nouvelle réponse en boîte. Au fur et à mesure que vous les ajoutez, la liste s'allonge de plus en plus. Assurez-vous de ne pas vous perdre, cependant. La liste apparaît sous trois titres: Insérer, enregistrer et Effacer. Le premier et le troisième s’expliquent d'eux-mêmes, mais si vous choisissez l'une de vos réponses sous le sauvegarder menu, vous l'écraserez avec tout ce que vous avez actuellement sur votre brouillon de courriel.

Pour intégrer une réponse prédéfinie à un filtre, créez un nouveau filtre Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail dans les paramètres, puis cochez la case située en regard de “Envoyer une réponse préenregistrée”, et choisissez la réponse que vous souhaitez envoyer.

Conclusion

Les réactions en conserve sont vraiment l'une des meilleures inventions depuis les aliments en conserve. Si vous ne faites rien d’autre aujourd’hui, rendez-vous service et créez une réponse unique. Je vous promets que vous ne le regretterez pas.

Comment utilisez-vous les réponses en boîte? Avez-vous des utilisations créatives à partager? Avez-vous été inspiré pour essayer cette fonctionnalité après avoir lu cet article? Dis-nous tout dans les commentaires.

Crédit image: Image de mots en conserve via Shutterstock