Aller sans papier Avantages, inconvénients et solutions de contournement numériques

Le bureau sans papier L'avenir est ici - Votre guide pour avoir une vie sans papier aujourd'hui L'avenir est ici - Votre guide pour avoir une vie sans papier aujourd'hui Sans papier - un terme qui est utilisé assez souvent de nos jours. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure cela s'applique-t-il? Certes, nous utilisons tous encore du papier dans une certaine mesure malgré les progrès accomplis… semble enfin comprendre. Cela peut être dû en partie à l'idée encore plus répandue du minimalisme. Comment être un minimaliste efficace dans votre vie quotidienne Comment être un minimaliste efficace dans votre vie quotidienne De plus en plus de gens choisissent le minimalisme. Dans certaines situations, cela peut causer des ravages frustrants dans votre vie quotidienne. Avec un minimum de planification, il n’est pas nécessaire d’y arriver. . Mais s'agit-il d'un nirvana salvateur d'arbres ou d'un cauchemar de format A4??

Nous étudions les avantages et les inconvénients, ainsi que des conseils concrets, afin que vous puissiez vous faire votre propre idée et agir tout de suite..

Les avantages d'un bureau sans papier

Examinons d’abord les avantages de dire adios sur papier.

Se débarrasser du télécopieur obsolète

Bien que le télécopieur ait été transformé en un dispositif archaïque, certains insistent pour le tenir par le bout des ongles. Ce sont les personnes dont le numéro de télécopieur est affiché bien en évidence sur leur carte de visite. Ce sont les gens qui ne peuvent pas accepter que quelque chose appelé “email” a été inventé et, en conséquence, ils se noient sous un océan de papier pour fax.

Si quelqu'un comme cela insiste absolument sur le fait que quelque chose DOIT vous être faxé, il existe des moyens de le prendre en charge, sans avoir à gérer de bourrages papier ni de chute d'arbres sur votre conscience. De nombreux services en ligne peuvent vous assigner une “numéro de fax virtuel” et l'autre personne peut faxer à ce numéro. La télécopie est ensuite convertie en pièce jointe et vous est envoyée par Internet..

L'inconvénient est que les plans gratuits pour ces sites sont extrêmement contraignants. Pour obtenir un service décent, vous devez payer un forfait mensuel..

Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax et FreeFaxtoEmail sont des exemples à examiner..

Avoir plus d'espace pour le tango

À l'heure actuelle, j'ai plusieurs boîtes pleines de documents datant de 15 ans. Ils sont assis dans mon bureau et attendent d'être numérisés pour que je puisse enfin déchiqueter les originaux sur papier. Pendant ce temps, alors que mon meilleur ami, Procrastinate, reste avec moi, je trébuche constamment sur les boîtes, me frappe les hanches contre elles et, généralement, je leur jure de ne plus me prendre la tête..

Lorsque je finirai enfin par parcourir le papier, je vais organiser une grande fête de déchiquetage et un verre à chaque fois qu'un document passe dans le déchiqueteur (à la fin, je serai totalement sans jambes). Mais ce dont je rêve vraiment, c’est d’avoir énormément d’espace dans mon bureau. Je peux utiliser cet espace pour commencer à danser ou à lutter contre le chien. Et rappelle-moi de quelle couleur est mon sol.

Si vous êtes une entreprise qui dépense beaucoup d’argent pour l’espace de stockage de vos documents, il suffit de penser aux économies que vous réaliserez, de les numériser et de les graver entièrement. Le moral des employés va à travers le toit.

Sauver l'environnement de nous-mêmes

L'avantage le plus évident est bien sûr l'environnement. Trop d'arbres sont abattus et la forêt amazonienne disparaît en partie pour nourrir l'industrie des pâtes et papiers. Tout ce que nous pouvons faire pour ralentir cela est évidemment une bonne nouvelle pour la planète sur laquelle nous vivons. Nous imprimons trop et trop de papier est gaspillé. En passant à un environnement sans papier, vous pouvez faire votre part pour Mère Nature.

Si vous DEVEZ imprimer quelque chose Principaux conseils et outils d'aide à l'impression de pages Web Principaux conseils et outils d'aide à l'impression de pages Web Quelle que soit la difficulté avec laquelle vous essayez de vous passer de papier, il vous suffit parfois d'imprimer cette page Web. Il peut s'agir d'instructions, d'un article de cours, d'un document à distribuer pour une réunion au travail, etc. En tant que…, il existe alors des moyens de réduire la quantité de papier et d'encre utilisée. Des services tels que PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark et The Printliminator vous aideront à supprimer les éléments inutiles d’une page avant de l’imprimer, tels que les publicités. Mais dans la mesure du possible, numérisez et envoyez un courriel.

Le papier ne dure pas toujours, mais les fichiers numériques le seront

C'est un fait de la vie que le papier ne dure pas éternellement. La Magna Carta n’a probablement pas l’air aussi fraîche que lorsqu’elle a été écrite. Le journal d'Anne Frank commence à brunir et à se recourber. Le papier finit tout simplement par tomber en panne, compte tenu du temps écoulé.

En d'autres termes, il s'agit d'un moyen terrible de stocker des informations à long terme. Vous ne pouvez jamais être sûr de savoir quand il va brunir, déchirer, se décolorer, se recourber ou simplement se faire jeter une tasse de café dessus. Mais un fichier numérique? À condition de le conserver dans un format populaire tel que PDF ou TXT et d'effectuer des sauvegardes régulières. 5 faits de base sur la sauvegarde que chaque utilisateur Windows devrait connaître 5 faits de base sur la sauvegarde que chaque utilisateur de Windows devrait savoir Nous ne nous lassons pas de vous rappeler de faire des sauvegardes et de protéger vos données. Si vous vous demandez quoi, à quelle fréquence et où vous devriez sauvegarder vos fichiers, nous avons des réponses directes. , il sera toujours là quand vous en aurez besoin. Dans vingt ou trente ans, il aura toujours le même aspect que lorsque vous l'avez créé.

Les employés peuvent travailler à distance

Le problème avec le papier, c’est que dans un environnement de bureau, si vous souhaitez que les collègues d’autres régions géographiques en aient une copie, vous devez l’envoyer par courrier postal. Cela prend du temps (encore plus si la poste le perd). Dans bien des cas, le temps est synonyme de perte d’argent, de possibilités reportées et de frustration croissante.

Toutefois, si les fichiers sont numérisés, ils peuvent être mis en ligne dans un intranet d’entreprise. Configurez rapidement votre propre intranet personnel avec ocPortal Configurez rapidement votre propre intranet domestique avec ocPortal Avez-vous déjà pensé à ce que pourrait être une "page de portail" "Pour votre famille, tout comme de nombreuses entreprises offrent aux employés? Ne serait-il pas pratique de disposer d’un référentiel Web centralisé… ou du wiki 4 des meilleurs wikis personnels pour vous garder organisé 4 des meilleurs wikis personnels pour vous garder organisé Et s’il existait un logiciel wiki conçu pour vous aider niveau personnel? Vous pouvez l'utiliser pour n'importe quoi, par exemple pour décrire votre roman, suivre des projets de rénovation résidentielle ou planifier…. Ils peuvent également être envoyés par courrier électronique ou placés dans un dossier de stockage en nuage. Cela permet aux collègues de l’autre bureau d’obtenir leur copie immédiatement, sans avoir à attendre. Si le document est chargé sur un site de collaboration 10+ outils de collaboration sans abonnement utilisables en 10 secondes 10+ outils de collaboration sans abonnement utilisables en 10 secondes Collaborer en ligne peut vous faire économiser du temps et de l'argent à votre équipe. Collaborer rapidement peut vous faire économiser un peu plus. Ces outils sont prêts à l'emploi quand vous l'êtes. Aucune inscription requise. tels que Google Docs ou Dropbox, tout le monde peut alors commencer à laisser des commentaires en temps réel..

Les inconvénients d'un bureau sans papier

Mais aller sans papier n’est pas toujours le paradis qu’il est censé être. La technologie à la rescousse!

Numérisation chaque. Unique. Pièce. De. Papier.

Dès le départ, c’est la chose la plus agaçante à propos de toute l’entreprise. Trouver l'énergie et l'inclination nécessaires pour s'asseoir et numériser chaque morceau de papier. C'est fastidieux, prend du temps, et très franchement, vous préférez regarder des rediffusions de Baywatch à la télé.

Mais il y a certaines choses que vous pouvez faire pour rendre le travail un peu plus facile. Tout d’abord, passez en revue chaque morceau de papier et mettez-le dans l’une des trois piles - certainement scanner, peut-être scanner, et déchiqueter. le déchiqueter trucs… eh bien… .sacrez-les et éliminez-les.

Vous pouvez probablement vous débarrasser des factures payées, des reçus pour les articles dont la garantie a expirée longtemps, des manuels d'instructions (il est probable que le fabricant ait téléchargé une version PDF. Vous ne trouvez pas un manuel d'utilisation pour votre matériel? Recherchez ces sites Web spécialisés. Rechercher dans ces sites Web spécialisés Le type méticuleux et prévoyant scannera un manuel d’utilisation et en gardera une copie papier sur son ordinateur, ou recherchera une copie papier qui est généralement disponible au format PDF sur le site du fabricant. leur site Web), des bordereaux de dépôt bancaire (mais PAS les relevés), etc. Il suffit de jeter un œil critique et de décider “ai-je VRAIMENT besoin de garder cette?“.

Peut-être scanner est pour des choses dont vous n'êtes pas encore sûr et que vous ne voulez pas prendre de décision à la hâte. Gardez ceux-ci sur le côté.

Vous constaterez alors que le Certainement numériser pile est probablement plus facile à gérer. Créez maintenant des dossiers sur votre ordinateur (Taxes, assurances, fiches de paie, etc.) et lorsque vous numérisez un document, déplacez-le immédiatement dans le dossier approprié et ajoutez un nom descriptif..

Il existe des applications qui prétendent accélérer le processus pour vous (les résultats sont mitigés à mon avis). Evernote a Scannable, qui détecte les bords du document lorsque vous pointez la caméra de votre smartphone sur celui-ci. Il y a aussi Photomyne, si vous numérisez des photos. AlternativeTo a quelques bonnes alternatives à Scannable si vous cherchez autre chose. J'aime particulièrement ScanBot Les meilleures applications de réception pour la numérisation, le suivi et la gestion de factures Les meilleures applications de réception pour la numérisation, le suivi et la gestion de factures Ces applications de scanner de reçus vous aideront à numériser, enregistrer et organiser toutes les factures pour vos besoins personnels ou professionnels.. .

Se souvenir de tout sauvegarder

Plus vous analysez, plus il est important de tout sauvegarder. Guide de sauvegarde et de restauration Windows Guide de sauvegarde et de restauration Windows Les catastrophes se produisent. Sauf si vous êtes prêt à perdre vos données, vous avez besoin d'une bonne routine de sauvegarde Windows. Nous allons vous montrer comment préparer et sauvegarder les sauvegardes. . Parce que si votre ordinateur décide de se suicider ou de s'autodétruire, ne pas avoir de sauvegardes signifie ne pas avoir de fichiers. Et dans de nombreux cas, cela peut être un désastre total (surtout si vous avez perdu la paperasse fiscale). D'après mon expérience, de nombreuses entreprises proposent des copies de remplacement des documents à un prix, et vous pouvez très bien décider de le faire. Mais vous pouvez dormir plus facilement la nuit si vous avez une solution de sauvegarde à proximité ou à distance (ou les deux).

Au minimum, vous devriez avoir un disque dur portable (obtenir au moins 1 téraoctet d'espace). Si vous avez un PC Windows Guide de sauvegarde de données Windows 10 ultime Guide de sauvegarde de données Windows 10 ultime Nous avons résumé toutes les options de sauvegarde, de restauration, de restauration et de réparation que nous avons pu trouver sur Windows 10. Suivez nos conseils simples et ne désespérez jamais de perdre encore des données! , téléchargez et utilisez SyncToy, SyncToy: solution de sauvegarde et de synchronisation simple de Microsoft [Windows] SyncToy: solution de sauvegarde et de synchronisation simple de Microsoft [Windows] Si vous avez des fichiers sur votre ordinateur, vous devez effectuer une sauvegarde. Clair et simple. Beaucoup d'entre nous connaissent la sauvegarde et il existe de nombreuses méthodes et programmes à utiliser. Un autre aspect qui… un outil de sauvegarde extrêmement facile. Utilisateurs Mac La solution ultime de sauvegarde triple pour votre Mac [Mac OSX] La solution ultime de sauvegarde triple pour votre Mac [Mac OSX] En tant que développeur ici à MakeUseOf et en tant que personne qui gagne la totalité de ses revenus en travaillant en ligne, il est juste de dire que mon ordinateur et les données sont assez importantes. Ils sont parfaitement configurés pour la productivité avec… vont probablement graviter autour de Time Machine Partitionner et utiliser votre disque dur Time Machine pour stocker trop de fichiers. Partitionner et utiliser votre disque dur Time Machine pour stocker également des fichiers Si le disque dur de votre Mac est petit et votre temps Le disque dur de la machine est gros, il peut être intéressant de l’utiliser à des fins de sauvegarde et de stockage. . Quoi que vous décidiez d'utiliser, vous devez mettre en place une sorte de système automatisé pour sauvegarder vos fichiers à la même heure chaque jour, sans échec..

Idéalement, vous devriez également avoir une sauvegarde à distance, juste au cas où votre lieu serait inondé ou prend feu. Mais avant d’envoyer vos fichiers de valeur sur le cloud, veillez à les chiffrer dans un dossier spécial. 5 Outils efficaces pour chiffrer vos fichiers secrets 5 Outils efficaces pour chiffrer vos fichiers secrets Nous devons accorder une attention plus grande que jamais aux outils de chiffrement et à tout conçu pour protéger notre vie privée. Avec les bons outils, garder nos données en sécurité est facile. premier. WinRAR et WinZip peuvent chiffrer des fichiers, tout comme Veracrypt et son prédécesseur obsolète TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternatives de chiffrement de disque pour Windows TrueCrypt est mort: 4 Alternatives de chiffrement de disque pour Windows TrueCrypt n'existe plus, mais heureusement, il existe d'autres programmes de chiffrement utiles. . Bien qu'ils ne soient pas des remplaçants exacts, ils devraient répondre à vos besoins. . Les possibilités de cloud computing incluent Dropbox, Google Drive, Box et SkyDrive.

Recherche d'une base de données avec la technologie de type OCR

Une fois que vous avez tout numérisé, vous pouvez choisir de classer les dossiers et les sous-dossiers dans la catégorie de date et de mois (et même les dossiers quotidiens, si vous voulez vraiment être précis). Ou la deuxième porte consiste à trouver une sorte de base de données avec une technologie de type OCR 4 Outils de OCR en ligne gratuits À l'épreuve ultime 4 Outils de OCR en ligne gratuits À l'épreuve ultime Avec les avancées de la technologie OCR, convertir du texte et des images à partir de votre document PDF numérisé dans les formats de texte modifiables est plus facile. Nous avons testé quelques outils gratuits d’OCR en ligne afin que vous n’ayez pas à. .

OCR signifie Optical Character Recognition (Reconnaissance optique de caractères). C'est une technologie qui lit le texte imprimé sur une page et peut convertir ce texte en texte pouvant être copié ou vous renvoyer les résultats en fonction des mots-clés que vous lui avez attribués. C'est la technologie qui anime Evernote. Comment utiliser Evernote: le manuel non officiel. Comment utiliser Evernote: le manuel non officiel. Apprendre à utiliser Evernote par vous-même prend beaucoup de temps. C'est pourquoi nous avons conçu ce guide pour vous montrer comment tirer pleinement parti des fonctionnalités les plus importantes d'Evernote. , et c’est ce que le projet Gutenberg utilise Le projet Gutenberg: plus que des livres libres Projet Gutenberg: plus que des livres libres Des sites comme Project Gutenberg, qui compte plus de 45 000 livres (au moment de la rédaction), garantira qu’aucun livre ne jamais vraiment disparaître. Découvrir des œuvres littéraires obscures est maintenant plus facile que jamais. numériser tous les textes du domaine public dans des livres électroniques. Texte dans les documents et les images Les 5 meilleurs outils d’OCR pour extraire du texte à partir d’images Les 5 meilleurs outils d’OCR pour extraire du texte à partir d’images Lorsque vous avez des rames de papier, comment obtenir tout ce texte imprimé converti en un programme numérique? capable de reconnaître et d'indexer? Gardez un bon logiciel OCR à proximité. peut être trouvé, reconnu et présenté dans les résultats de la recherche lorsque vous entrez ce mot.

Pour rechercher vos documents numérisés, vous devez clairement trouver un moyen de pouvoir facilement obtenir ce dont vous avez besoin tout de suite. Donc, si vous choisissez OCR, vous devez décider. Allez-vous payer à Evernote des frais annuels et leur faire confiance avec vos documents confidentiels? Ou allez-vous télécharger quelque chose à la place et tout garder sur votre ordinateur.

Êtes-vous un connaisseur du papier ou un déviant numérique??

Il y a toujours des avantages et des inconvénients dans tout, mais certaines personnes peuvent tolérer un inconvénient plus que d'autres. Donc, tout se résume à ce que vous êtes prêt à accepter.

Maintenant, tout scanner est-il inutile et une perte de temps? Ou est-ce que la numérisation est la voie de l'avenir? Que dites-vous, lecteurs?

Crédits d'image: Homme d'affaires en train de sombrer via Shutterstock.com, toutes les autres images sans attribution de PixaBay