Comment les outils d'écriture collaboratifs vous facilitent la vie

Si vous avez déjà eu à co-produire un travail écrit, vous saurez à quel niveau cela peut être difficile. Attendre vos partenaires d'écriture ou résoudre des versions conflictuelles d'un document devrait être le moindre de vos soucis. Après tout, Internet fait de l'écriture collaborative un jeu d'enfant.

Après avoir rédigé une thèse de 100 pages avec Google Drive sur une équipe de trois personnes, je savais que cela était vrai. Pourtant, j'ai récemment échoué à faire pression sur Google Drive pour avoir complété un document de moins de 10 pages sur une équipe de cinq personnes. Nous avons fini par envoyer des documents Word dans les deux sens, ce qui m'a presque rendu fou. Aidez votre équipe à éviter les problèmes suivants en optant pour un outil d'écriture collaborative en temps réel Traitement de texte Dans Google Documents? 5 conseils importants pour garder à l'esprit le traitement de texte dans Google Docs? 5 conseils importants à garder à l'esprit Pendant la majeure partie de ma vie, Microsoft Word était l'outil de traitement de texte à utiliser si vous vouliez faire un travail sérieux. Bien sûr, il y avait des alternatives comme Corel WordPerfect et plus tard OpenOffice,… dès le début.

S'attendant l'un l'autre

Que se passe-t-il lorsque vous n'utilisez pas d'outil prenant en charge l'écriture collaborative en temps réel??

Vous finissez par vous attendre l'un l'autre. Une seule personne pourra écrire ou modifier le document avant que la personne suivante ne puisse continuer. Lorsque vous suivez une date limite, cela vous coûtera un temps précieux.

Pour une collaboration efficace, les membres de l'équipe ont besoin d'un accès illimité au document sur lequel vous travaillez tous. Cela permettra à chacun d’écrire ou d’éditer à sa guise. Vous constaterez que rien n'est plus puissant que de passer du temps à écrire ensemble en temps réel sur un seul document, surtout si vous n'êtes pas dans la même pièce..

Coupler avec une mauvaise communication et travailler à distance, s’attendre les uns les autres a coûté des semaines à mon équipe. Heureusement, nous n'avons pas eu à respecter de délai serré. Mais ce n'est pas le pire problème auquel vous pouvez vous attendre lorsque vous travaillez dans une équipe distante.

Déranger la mise en forme des versions de chacun

Il est fort probable que vous n'utilisez pas tous le même système d'exploitation, le même traitement de texte ou la même version du logiciel. Cela peut gâcher les choses et perdre des heures de travail.

Vous pouvez éviter les problèmes de formatage en fournissant à tout le monde le même outil. La façon la plus simple de le faire est que tout le monde travaille dans le même document sur une plate-forme neutre, telle qu'un traitement de texte en ligne..

Sur notre équipe, je devais blâmer pour ce problème parce que je n'utilise pas Microsoft Office. Pourquoi devrais-je payer pour Word, si j'en ai généralement besoin pour ouvrir des documents et s'il existe de nombreuses bonnes alternatives gratuites à Office 9 parmi les meilleures alternatives gratuites et peu coûteuses à Microsoft Office 9 parmi les meilleures alternatives gratuites à faible coût pour Microsoft Office Microsoft Office domine le marché des documents texte, des feuilles de calcul et des diaporamas depuis des années et, pour une bonne raison, c'est l'un des meilleurs. Cependant, il y a un inconvénient et c'est le prix…? Malheureusement, je suis allé avec une alternative - LibreOffice - qui ne fonctionne pas bien avec Word.

Création de documents en conflit et perte des modifications suivies

Lorsque les gens ne peuvent plus s'attendre les uns les autres parce que la date limite se rapproche, vous obtiendrez différentes versions du document. En fin de compte, quelqu'un doit s'asseoir et fusionner les différentes versions en un seul document. C'est non seulement une perte de temps, mais aussi une source d'erreurs.

De plus, lorsque vous resynchronisez des versions en conflit dans un seul document, vous finirez par perdre au moins certaines des modifications suivies. Comment collaborer avec le suivi des modifications dans Microsoft Word Comment collaborer avec le suivi des modifications dans Microsoft Word et des commentaires. Cela peut interrompre le train de pensées collectif et mener à des malentendus. Comment pouvez-vous éviter cela?

D'après mon expérience, rien de tout cela ne se produit lorsque vous utilisez un outil d'écriture collaboratif. Dans notre équipe, les gens se sont montrés impatients et la dernière série de commentaires et d’édition a été faite en même temps. Cela signifiait qu'une personne devait fusionner tous les documents, ce qui conduisait presque à une erreur embarrassante.

Avantages de l'écriture collaborative au-delà de la résolution de problèmes

Les outils de rédaction collaboratifs peuvent être plus sûrs que le transfert de fichiers via Internet.

Pour des raisons de sécurité (NSA et al.), De nombreuses institutions ont restreint l'utilisation d'outils comme Dropbox. Bien que Dropbox ne soit pas idéal au départ, il évite toutefois une pratique particulièrement néfaste: envoyer des documents en arrière par courrier électronique..

En règle générale, la messagerie électronique n'est pas très sécurisée. 7 Conseils importants sur la sécurité de la messagerie électronique à connaître 7 Conseils importants sur la sécurité de la messagerie électronique à connaître , nous leurrant de croire que "ça ne m'arrivera pas". Si… pour partager des documents. Non seulement le courrier électronique est-il facile à intercepter, vous pouvez également oublier d'inclure quelqu'un ou sélectionner accidentellement un mauvais destinataire. Entrez dans des plates-formes d'écriture collaborative, qui peuvent résoudre tous ces problèmes.

Si vous ne souhaitez pas utiliser les services de grandes entreprises, telles que Google Drive ou SkyDrive (bientôt OneDrive), choisissez parmi de nombreux autres traitements de texte en ligne. 5 bonnes alternatives à Google Docs à considérer 5 bonnes alternatives à Google Docs à suivre Considérez Google Docs a ses inconvénients. Peut-être souhaitez-vous éviter Google pour des raisons de confidentialité. Ou vous pourriez avoir besoin de fonctionnalités différentes. Nous avons trouvé cinq excellentes alternatives et l’une d’entre elles fonctionnera pour vous. . Sérieux pour la sécurité? Utilisez un outil tel que EtherPad pour configurer votre propre plate-forme d'écriture collaborative auto-hébergée, privée et basée sur le cloud.

Enfin, comme mentionné précédemment, c’est une véritable précipitation de travailler sur un document tout en observant les apports créatifs des autres en même temps. C'est à ce moment-là que vous entrez sur le terrain de la véritable co-création et que l'esprit d'équipe est né.

Comment collaborez-vous sur des documents et quels astuces ou outils vous ont aidé à rester sain d'esprit?

Crédits d'image: Man Waiting via Shutterstock