Comment envoyer automatiquement des factures mensuelles à partir de Google Sheets

Si vous travaillez à domicile ou si vous gérez votre propre entreprise, il n’est pas toujours facile d’oublier d’envoyer vos factures à temps..

Dans cet article, vous verrez comment écrire un script Google (TRÈS simple, ne vous inquiétez pas).

Nous allons également vous montrer comment faire la même chose avec une macro. Une macro permet d’emballer votre facture et de l’envoyer par courrier électronique à l’adresse de votre choix..

Étape 1: Préparez votre facture mensuelle

Si vous ne suivez pas actuellement vos factures avec Google Sheets, vous devriez le faire. Même si vous n'avez jamais rien programmé de votre vie Les 10 meilleurs projets pour débutants pour les nouveaux programmeurs Les 10 meilleurs projets pour débutants pour les nouveaux programmeurs Vous voulez apprendre la programmation mais vous ne savez pas par où commencer? Ces projets et tutoriels de programmation pour débutants vous permettront de démarrer. .

Google Sheets est stocké sur le cloud, où vous avez également le pouvoir des scripts Google. 3 moyens sûrs d'accroître votre productivité avec Google Scripts. 3 moyens sûrs d'accroître votre productivité avec Google Scripts. Il est possible d'effectuer toutes sortes d'automatisations vraiment cool avec Google Scripts. , et vous n'avez même pas à les créer à partir de zéro. Augmentez considérablement votre productivité. sur le bout de vos doigts. Pour cette raison, Google Sheets est bien plus “Internet activé” que Excel est.

Le format de votre facture n’importe pas vraiment pour que cette solution fonctionne. Prenons quelques choses à organiser avant de vous attaquer à votre script Google..

Ce n'est pas compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que la feuille de votre mois en cours porte toujours le même nom. Dans mon cas je l'appelle “Facture d'achat”.

Le 1er du mois, la facture est automatiquement envoyée. Puis quelque temps plus tard au cours de la première semaine, je le renommerai ce mois et cette année.

Puis recréez le “Facture d'achat” feuille et commencer à enregistrer pour le mois en cours à nouveau.

Étape 2: créer le script Google

Pour accéder à l'éditeur de script Google à partir de Google Sheets, cliquez simplement sur Outils dans le menu. Puis clique Éditeur de script.

Il est judicieux de renommer le nom du projet en quelque chose dont vous vous souviendrez plus tard si vous avez besoin de revoir vos scripts et de les modifier..

Ensuite, collez le script suivant.

function myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Mois en cours" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (nom du fichier); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (to: ToUser, sujet: 'Voici ma facture pour le mois dernier!', corps: 'Bonjour! J'ai joint ma facture pour ce mois. Merci pour le travail , apprécions vraiment cela! -Ryan ', pièces jointes: [SendBook.getBlob (). setName (nomfichier)]); 

Nous avons couvert la fonction sendEmail Comment envoyer des courriers électroniques dans une feuille Google avec Google Scripts Comment envoyer des courriers électroniques dans une feuille Google avec Google Scripts Découvrez comment utiliser les scripts Google pour automatiser des outils de productivité Google tels que Feuilles et Docs et vous faire gagner du temps . dans le passé, si cela vous intéresse de savoir comment cela fonctionne.

Editez les bonnes parties de ce script pour qu’il soit envoyé à la bonne adresse email. Assurez-vous qu'il utilise également le bon nom de la personne à laquelle vous l'envoyez..

Pour vérifier que votre script fonctionne, remplissez le “À l'utilisateur” texte avec votre propre adresse e-mail.

Clique sur le sauvegarder icône du disque dans le menu pour enregistrer le script. Cliquez ensuite sur le Jouer icône (ressemble à une flèche droite).

Il vous sera demandé de confirmer l'autorisation du script pour accéder à vos autres données Google (telles que Gmail et Sheets)..

Vous pourriez être averti que le script est dangereux. Ceci est uniquement dû au fait que vous écrivez un script personnalisé que Google n'a pas révisé ni autorisé pour une utilisation plus large..

Vous pouvez ignorer cet avertissement puisque vous avez créé le script et que vous savez qu'il est sécurisé..

Si cela fonctionne correctement, vous devriez avoir reçu un email qui ressemble à ceci:

Comme vous pouvez le constater, la feuille de calcul est jointe au courrier électronique au format PDF. Il est donc très facile pour le destinataire de l'ouvrir et de l'afficher même s'il n'utilise pas Google Sheets..

Maintenant, nous devons automatiser cela pour qu'il fonctionne le 1er de chaque mois..

Étape 3: automatisez votre script de facturation

Pour automatiser votre script, vous devez créer ce qu'on appelle un “déclencheur”.

Retournez à votre script Google, cliquez sur modifier dans le menu et choisissez Déclencheurs du projet en cours.

Puisque vous n'avez pas encore créé de déclencheur pour ce projet, ce sera vide..

Vous verrez un lien bleu qui lit “Aucun déclencheur mis en place.” Cliquez dessus.

Choisir Time-driven événements, réglez la minuterie sur Mois minuterie, et laissez le nombre à 1.

Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, Google Scripts envoie le premier jour du mois le format PDF de votre facture, par courrier électronique..

C'est tout ce qu'on peut en dire!

L'important est simplement de vous assurer que votre facture est bien mise à jour au cours du mois. Assurez-vous qu'il est terminé et prêt à partir le premier jour du mois prochain.

Étape 4: Créer une macro

Il existe une autre approche non programmable que vous pouvez utiliser pour réaliser la même chose que le script ci-dessus: Google Sheets inclut maintenant une fonctionnalité de macros Comment automatiser des tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros Comment automatiser des tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros disponible pour les utilisateurs de Google Sheets. Vous n'avez besoin d'aucun savoir-faire en matière de codage pour automatiser des tâches répétitives dans des documents et des feuilles de calcul. . Les macros vous permettent d’enregistrer une série d’actions pour accomplir une tâche. Dans ce cas, vous devez d'abord créer la macro, puis la déclencher de la même manière que vous avez déclenché votre script Google..

Tout d'abord, dans votre facture, allez à Outils> Macros, et sélectionnez Enregistrer une macro.

Ensuite, suivez les étapes habituelles consistant à envoyer la feuille à quelqu'un en tant que pièce jointe PDF.

Aller à Fichier, et cliquez Email en pièce jointe.

Ensuite, remplissez tous les champs du formulaire afin que le sujet et le corps aient une apparence naturelle..

Puis clique Envoyer.

Sur le “Enregistrer une nouvelle macro” pop-up, cliquez sur sauvegarder. Ceci termine le processus d'enregistrement de macro. Donnez un nom à la macro, puis cliquez dessus. sauvegarder encore.

Vous devriez avoir vu votre email de test arriver avec le PDF en pièce jointe.

Étape 5: Automatiser la macro

Il est maintenant temps d'automatiser la macro. Vous pouvez déclencher des macros comme vous déclenchez Google Scripts.

Retourner dans Outils et Éditeur de script. Cliquez sur le code macros.gs.

Notez le nom de la fonction macro. Dans l'exemple ci-dessus, le nom de la fonction macro est maFonction1.

Maintenant aller dans modifier, et Déclencheurs du projet en cours.

Cette fois, dans la liste déroulante des fonctions, vous verrez la fonction macro dans la liste. Sélectionnez le.

Ensuite, configurez simplement le reste du déclencheur comme vous l’avez fait précédemment pour le déclencheur Google Script..

Définir les événements à Time-driven. Choisir Mois minuteur. Laissez le nombre à 1.

Maintenant, votre macro enregistrée fonctionnera tous les mois.

Il enverra la feuille de facture au format PDF aux adresses électroniques que vous avez définies lors de l'enregistrement de la macro..

Les feuilles de Google automatisées permettent de gagner du temps

La fonctionnalité de déclenchement dans Google Sheets est vraiment le pouvoir derrière cette automatisation. Il vous permet d'automatiser toutes les tâches banales que vous effectuez fréquemment, de sorte que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes..

Si vous commencez tout juste à utiliser Google Scripts et que vous souhaitez en savoir plus, nous avons couvert d'autres exemples utiles de Google Scripts 4 Scripts Google qui rendent Google Sheets beaucoup plus puissant 4 Scripts Google qui rendent Google feuilles beaucoup plus puissant Google Sheets est excellent, mais il peut être encore plus puissant si vous utilisez Google Scripts pour améliorer ses capacités. vous pouvez essayer maintenant.