Edmund Richardson
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La configuration de GTD (My Cloud Getting Getting Done) utilise Gmail, Toodledo et Google Agenda. Pour l’accès mobile à mes tâches, j’utilise Toodledo sur mon iPhone, ainsi que les programmes de messagerie et de calendrier iPhone natifs synchronisés avec Gmail et Google Agenda..
Voici comment je configure les paramètres de champs de Toodledo pour qu'ils l'utilisent pour GTD. Les champs dont j'ai besoin sont Contexte, date d'échéance, répétition, et Poubelle. Ma version personnelle utilise également les balises, ce qui permet un contrôle un peu plus précis de l'affichage des tâches dans les contextes GTD standard: Travail, Email, Appels, Projets, Un jour / Peut-être, et Attendre. (Par exemple, j'ai la balise 'MUO', afin de pouvoir suivre mes tâches Makeuseof.com dans le contexte de projets, courriels ou travail).
L'une des fonctionnalités intéressantes d'Outlook est la possibilité de transformer un courrier électronique en tâche en le faisant glisser sur le bouton Tâches du volet de navigation ou en effectuant un clic droit sur le message et en l'envoyant dans le dossier Tâches. Dans les deux cas, une nouvelle tâche est créée et toutes les informations nécessaires peuvent être ajoutées. Le corps de l'email devient le corps de la nouvelle tâche.
Toodledo ne peut pas encore le faire (cela a été longuement discuté dans les forums de Toodledo). Mais néanmoins, j'ai trouvé un moyen facile de transformer un message électronique en tâche Toodledo. Voici comment, en utilisant la capacité de Toodledo à configurer une tâche par courrier électronique.
D'abord, trouvez le “Import / Export / Sync” bouton sur la barre latérale de Toodledo. Cliquez dessus.
Cliquez sur le lien Configurer sur le Email Import / Export panneau.
Vérifier “Activer l'importation de courrier électronique“, puis clique “Sauvegarder les modifications“. Toodledo génère ensuite une adresse électronique privée pour importer des tâches et permet d'importer des courriers électroniques sur le serveur. L'adresse doit être changée périodiquement pour des raisons de sécurité.
Créez un contact dans un client de messagerie pour transférer des messages vers la liste des tâches de Toodledo..
Pour transformer un message en tâche, envoyez simplement le courrier électronique à Toodledo; Par défaut, il est fourni sans contexte, date d'échéance ou toute autre métadonnée. Le corps de l'e-mail est enregistré dans le nouveau champ de note de la tâche, ce qui est très pratique. Je fais souvent suivre les tâches de cette façon, puis les modifie plus tard lorsque je passe en revue mon flux de travail. Mais il y a encore un autre tour dans les manches de Toodledo.
Toodledo fournit une syntaxe de script pour définir les champs d'une nouvelle tâche en les répertoriant dans le sujet de l'e-mail. Onze champs peuvent être définis de cette façon; seuls ceux de mon implémentation de Getting Things Done sont présentés ici.
- Date d'échéance: le symbole #, suivi d'une date, définit la date d'échéance. Notez que la syntaxe alternative employée par Toodledo pour les dates est autorisée: “#demain”, “#mardi prochain”.
- Le contexte: le “@” symbole, suivi du nom du contexte. Par exemple, en utilisant les contextes standard GTD, j’utilise “@@travail” ajouter la tâche au contexte @work.
- Étiquette: le “%” symbole, suivi de la ou des balises. J'utilise des tags ainsi que des contextes. Exemple: “% MUO”.
Il est facile de garder une boîte de réception vide lorsque les messages peuvent être traités à la volée en tâches. Capturer tout dans le flux de travail améliore vraiment la productivité. Toodledo et son application iPhone fournissent une excellente solution gratuite pour la gestion des tâches.
Quelles applications gratuites utilisez-vous pour votre flux de travail? Comment faites-vous la gestion du temps et des tâches mobiles?
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