Comment envoyer un email comme un pro

Le courrier électronique est l'une de ces choses qui ont commencé comme une fonctionnalité pratique, mais qui sont rapidement devenues redoutables. Je sais que lorsque j'ai des centaines d'e-mails non lus, mon instinct s'enfonce rapidement dans un vide profond et je les ignore encore plus longtemps. Mais peut-être que si nous adoptions les astuces des pros du courrier électronique, nous ne verrions pas notre boîte de réception comme un obstacle.

Il y a beaucoup de facteurs qui jouent dans l'efficacité du courrier électronique - pas seulement l'écriture les e-mails, mais en configurant la boîte de réception, en gérant les e-mails, en sachant quand vérifier les e-mails, etc. Augmenter l'efficacité de la messagerie électronique signifie augmenter la productivité, ce qui signifie en fin de compte tout faire en moins de temps. C'est exactement ce que nous voulons.

Remarque: l'un des aspects d'être un professionnel de l'email est de rester en sécurité. Lisez ces 7 conseils importants sur la sécurité de la messagerie électronique. 7 conseils importants sur la sécurité de la messagerie électronique. 7 conseils importants sur la sécurité de la messagerie électronique. La sécurité Internet est un sujet important pour nous, mais il reste souvent très présent dans les esprits. , nous leurrant de croire que "ça ne m'arrivera pas". Si… avant de commencer ici. Perdre l'accès à votre compte de messagerie peut être extrêmement préjudiciable.

Programme “Vérification du courrier électronique” Temps

Une des plus grandes gaffes des utilisateurs qui ont des boîtes de réception extrêmement actives est de laisser leurs comptes Gmail, Thunderbird ou Postbox ouverts 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en arrière-plan. Une autre erreur est l’utilisation d’addons de notification ou de fonctionnalités qui vous alerteront dès qu’un courrier électronique arrivera, si trivial qu’il soit..

Fait indéniable: consulter fréquemment vos courriels signifie que vous ne pouvez pas vous concentrer sur une autre tâche. Fait indéniable: si vous parvenez à créer le focus, les notifications le résoudront instantanément..

Par conséquent, vous devriez voir votre boîte de réception comme une activité comme une autre. Ne permettez pas que ce soit un “toujours sur” aspect de votre vie. Prévoyez plutôt des plages de temps - peut-être une fois par jour, peut-être trois fois par jour - où vous vérifiez dans votre boîte de réception, faites tout ce dont vous avez besoin, puis fermez-le. Cela prendra peut-être un peu de temps, mais croyez-moi, votre productivité va monter en flèche.

Éliminer les excès

La première chose à faire lors de l’ouverture de votre boîte de réception est de la parcourir rapidement et de supprimer tous les courriels qui ne semblent pas importants. Pensez à vous comme un sculpteur avec un énorme bloc de marbre frais. Avant de commencer le vrai travail, vous devez vous en séparer et vous débarrasser de l'excès.

Imaginez-vous vérifier et trouver 350 courriels en attente d'une réponse. Cela prend seulement cinq minutes - oui, vraiment! - parcourir et cocher les cases situées à côté des courriels sans importance. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Supprimer pour effacer tous les emails cochés. Maintenant, il vous suffit de répondre à 50 et c'est un gros coup de pouce psychologique.

Lire et répondre immédiatement

Ouvrez-vous souvent un courrier électronique, voyez-vous que vous devez faire quelque chose, mais laissez-le pour un autre jour? Cela peut être une habitude à risque. Et si vous oubliez ça? Que faire si vous perdez l'e-mail d'une manière ou d'une autre? Et si vous devez répondre plus tôt que vous ne le pensez?

Mieux vaut tout faire tout de suite. Il empêche l'accumulation de “J'ai encore besoin de répondre à cet email” des pensées qui vous harceleront jusqu'à ce que vous y arriviez enfin. Cela réduit les risques d'oubli d'un courrier électronique important. Vos clients, vos amis et vos contacts d’affaires restent heureux parce que vous répondez avec une telle ponctualité. En prime, vous aurez une lourde charge de l'esprit.

Avec une boîte de réception propre et vide qui ne soit pas encombrée de messages sur lesquels vous devez retourner, vous pouvez plus facilement implémenter le point précédent qui consiste à vérifier uniquement les e-mails à des heures programmées. Si vous ne voulez vraiment pas lire et répondre immédiatement, consultez au moins un addon de rappel par courrier électronique Ajoutez la planification, le suivi et les rappels à Gmail avec ce complément fantastique Ajoutez la planification, le suivi et les rappels à Gmail avec ce complément fantastique Regardons les choses en face, Gmail est à peu près parfait. Ce n'est pas un hasard si c'est l'un des fournisseurs de messagerie les plus populaires, du moins pour ceux qui préfèrent une interface Web. Il y a cependant plusieurs… .

Réponses en conserve

Réponses en conserve est un incroyable fonctionnalité qui est devenue une norme dans tous les principaux services et clients de messagerie. Fondamentalement, une réponse prédéfinie est un modèle de réponse que vous pouvez créer à l’avance et l’utiliser en un seul clic. Celles-ci sont excellentes lorsque vous vous retrouvez à taper la même réponse à plusieurs reprises, par exemple lorsque des personnes envoient fréquemment des questions sur un sujet particulier..

Vous pouvez activer les réponses prédéfinies dans Gmail en les basculant dans la section Travaux pratiques des paramètres. Yaara a écrit un article pédagogique sur la façon de démarrer avec les réponses en conserve dans Gmail Email plus rapide et plus efficace avec les réponses en conserve Email plus rapidement et mieux avec les réponses en conserve Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pense… .

Restez bref

Le meilleur moyen de réduire le temps passé par les courriels: passez moins de temps à rédiger vos réponses. Bien sûr, ne sacrifiez pas les bonnes pratiques ou l'étiquette personnelle en écrivant des réponses laconiques, mais vous n'avez pas non plus besoin d'écrire 5-10 paragraphes pour chaque email que vous envoyez. Le courrier électronique est moins formel que les lettres traditionnelles!

Identifiez le message principal que vous souhaitez faire passer, puis essayez de le transmettre au destinataire en un à trois paragraphes maximum. Vous savez à quel point vous avez tant de mal à traiter autant de courriels? Eh bien, le destinataire est probablement confronté au même problème. Non seulement raccourcir vos e-mails vous fait gagner du temps, cela leur fait gagner du temps également, et ils vous en seront reconnaissants.

Utiliser des filtres pour organiser

L'utilisation de la puissance des filtres peut révolutionner votre flux de travail de messagerie. Essentiellement, un filtre examine chaque courrier entrant et, s’il répond à ses critères, effectue une action sur celui-ci. Cette action pourrait être de déplacer le courrier électronique vers un dossier particulier ou de définir une étiquette particulière. Les critères d'un filtre peuvent inclure l'expéditeur, le sujet de l'e-mail, le contenu du corps, etc..

Les filtres sont une méthode fantastique pour garder votre boîte de réception organisée. Recevez-vous beaucoup de mises à jour de bulletins de nouvelles chaînes de détaillants, de notifications de médias sociaux ou de factures électroniques? Les filtres permettent de séparer ces courriels de votre boîte de réception, ce qui réduit considérablement le nombre de courriels dont vous avez besoin. De plus, il y a moins de chance que vous supprimiez l'un de ceux accidentellement.

Découvrez l'article de Craig sur la configuration et l'utilisation des filtres Gmail. 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception. 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception. Quels filtres doivent figurer dans l'arsenal de chaque personne, de sorte que sa boîte de réception ordonné comme le mien? Je suis ici pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou… .

Conclusion

Le courrier électronique est une technologie simple, mais il existe des moyens avancés pour le faire. La chose la plus importante en tant que professionnel du courrier électronique est d'identifier où vous passez la plus grande partie de votre temps et de trouver des moyens de le réduire. Espérons que les conseils décrits ci-dessus et quelques autres conseils sur l'efficacité de la messagerie électronique 10 conseils pour vous aider à envoyer des e-mails plus efficacement 10 conseils pour vous aider à envoyer des e-mails plus efficacement Le meilleur conseil que j'ai entendu à propos de la productivité des e-mails et des courriers électroniques est de ne pas répondre Matin. C’est un peu paradoxal, mais c’est vrai que le courrier électronique et la productivité ne sont pas au rendez-vous… nous en avons parlé plus tôt, ce qui vous aidera à voir où passe votre temps et à lutter contre cette inefficacité..

Et vous? Avez-vous des astuces ou des routines que vous utilisez pour optimiser votre productivité de messagerie? Merci de les partager dans les commentaires!

Crédits images: Icône Email via Shutterstock, Horloge via Shutterstock, Marteau et Ciseau via Shutterstock