Brian Curtis
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L'utilisation d'un logiciel de suivi des dépenses pour enregistrer, organiser et gérer vos dépenses personnelles et professionnelles vous permettra de gagner beaucoup de temps et d'argent lors de l'arrivée du jour de l'impôt.
Mais quel logiciel de suivi des dépenses devriez-vous utiliser? Que faire si vous avez besoin de suivre le kilométrage? Ou garder des scans de reçus?
Nous avons rassemblé les meilleures applications de suivi des dépenses pour analyser les reçus, suivre les dépenses et enregistrer les kilomètres. Avant de les aborder, parlons un peu des raisons pour lesquelles vous devriez suivre vos dépenses en premier lieu..
Pourquoi devriez-vous utiliser le logiciel de suivi des dépenses
Si vous voulez suivre les dépenses de l'IRS, utilisez un logiciel de suivi des dépenses. (Malheureusement, votre application de budgétisation personnelle. 5 applications iPhone simples pour suivre vos dépenses. 5 applications iPhone simples pour suivre vos dépenses. Des applications telles que Mint et Goodbudget offrent de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à rester sur la bonne voie, mais que faire si vous n'avez pas besoin de tout Cela ne semblera peut-être pas compliqué au début, mais à long terme, cela vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent..
Vous pourrait gardez juste les reçus papier, mais utiliser une application de dépense va faciliter le processus. Si vous voulez déduire des dépenses sur vos impôts, il y a de fortes chances que vous collectiez différents types de reçus de toutes sortes de fournisseurs..
Les frais médicaux, de déménagement et d’éducation sont courants. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également suivre les dépenses de déménagement, d’achat d’entreprise, de primes d’assurance maladie, etc..
L'utilisation du bon logiciel de suivi des dépenses vous aidera à stocker, classer et récupérer les recettes que vous avez accumulées au cours de l'année..
Et si vous avez déjà été audité par l'IRS sans justificatif, vous savez à quel point cela vaut la peine. Même si ce n’est pas le cas, conserver ces reçus vous fera économiser de l’argent. Ça vaut le petit effort qu'il faut.
Quels reçus devriez-vous économiser pour l'IRS?
Il existe de nombreuses déductions fiscales possibles pour les dépenses et il peut être fastidieux de déterminer si vous y êtes admissible. Il serait peut-être préférable de suivre vos dépenses pour toutes les déductions possibles et de déterminer si vous êtes admissible plus tard..
Par contre, si vous faites appel à un conseiller financier ou à un spécialiste en déclarations, quand engager un conseiller financier (et où en trouver un) quand engager un conseiller financier (et où en trouver un)? L'embauche d'un conseiller financier peut être coûteuse, mais il y a quelques fois où cela vaut absolument la peine. Voici cinq de ces moments, plus des ressources pour trouver le meilleur professionnel pour votre situation. , ils peuvent comprendre cela et utiliser les reçus que vous avez conservés pour vous faire économiser le plus d'argent possible.
Voici quelques-unes des déductions les plus courantes dont vous aurez besoin pour conserver les reçus:
- Frais médicaux et dentaires
- Frais d'affaires déductibles
- Kilométrage du véhicule à des fins commerciales
- Frais de déplacement professionnel
- Dons de bienfaisance
- Frais de formation des enseignants
- Vente de votre maison
Il y a d'autres aussi. Pour savoir s’il existe des déductions dont vous pourriez tirer parti, consultez la page Crédits et déductions pour particuliers de l’IRS. Si vous pensez que l'une de ces déductions pourrait s'appliquer à vous, c'est une bonne idée de commencer à enregistrer vos reçus dès aujourd'hui..
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous trouverez une page de crédits et de déductions que vous trouverez utile..
Combien de temps devriez-vous conserver des reçus à des fins fiscales?
En plus des copies numériques des reçus, vous devez conserver les reçus physiques pendant trois ans..
Alors pourquoi, si vous conservez des copies physiques, devriez-vous utiliser un logiciel de suivi des dépenses? Parce que cela rend la vie beaucoup plus facile. Vous n'aurez pas besoin des copies physiques à moins que vous ne soyez audité, et votre application de suivi des dépenses accélérera le processus de production des déclarations de revenus..
Les meilleures applications pour suivre le kilométrage et les dépenses
Le logiciel de suivi des dépenses le mieux adapté à votre situation dépend de si vous effectuez le suivi en tant qu'individu ou en tant que propriétaire d'entreprise. Les travailleurs indépendants et les propriétaires d'entreprise doivent généralement suivre plus de dépenses et peuvent avoir besoin de davantage de fonctionnalités d'organisation à partir de leur application..
Les individus, en revanche, ne conserveront probablement pas trop de reçus. Il y a, bien sûr, des exceptions. Si vous pensez que vous avez besoin de beaucoup de puissance pour numériser les reçus, consultez la section Affaires ci-dessous..
Cependant, nous commencerons d'abord par les applications permettant de suivre le kilométrage et les dépenses des particuliers..
Pour les personnes ayant peu de dépenses: Expensify Free
Expensify est l'une des meilleures applications pour le suivi du kilométrage et des recettes, que vous soyez un individu avec peu de frais ou un dirigeant mondial. Leur version gratuite est idéale pour les personnes qui ont besoin de 10 scans de reçus ou moins chaque mois..
SmartScan extrait les informations pertinentes de chaque ticket et les stocke sur les serveurs d'Expensify, où vous disposez d'un espace de stockage illimité. Lorsque la saison des impôts arrive, vous avez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.
Si vous commencez à avoir besoin de plus de 10 analyses par mois, vous pouvez passer au plan Team, nous en discuterons ci-dessous..
Télécharger: Expensify pour iOS | Android (gratuit)
Pour les particuliers avec récépissés papier et électroniques: récépissés par vague
Comme Expensify, Receipts by Wave extrait les informations pertinentes de vos analyses de reçus, ce qui est excellent pour le suivi des dépenses. Mais cela vous permet également de transférer les accusés de réception par courrier électronique vers une adresse électronique où il entrera ces informations dans votre compte..
Peu de gens n’ont que des reçus papier, cette fonctionnalité peut donc vous faire gagner beaucoup de temps..
Et Wave est totalement gratuit, sauf si vous souhaitez traiter des paiements par carte de crédit ou des salaires (ce qui, si vous n'êtes pas indépendant ou propriétaire d'entreprise, ne le sera probablement pas). C'est dur de battre ça.
Télécharger: Recettes par Wave pour iOS | Android (gratuit)
Pour les personnes qui enregistrent beaucoup de miles: MileIQ
Le kilométrage peut être une douleur. Les sous-traitants, vendeurs, dirigeants et autres professionnels indépendants peuvent parcourir des milliers de kilomètres en un an et doivent enregistrer tous ces trajets. MileIQ est l'une des meilleures applications de suivi du kilométrage, car elle est presque entièrement automatisée.
L'application sait quand vous conduisez et fonctionne en arrière-plan pour suivre votre kilométrage. Lorsque votre trajet est terminé, vous glissez à droite pour un voyage d’affaires ou à gauche pour un voyage personnel. Vous pouvez également utiliser ses fonctionnalités de personnalisation pour faciliter la journalisation et la catégorisation..
Avec 40 journaux de lecteur gratuits par mois, de nombreuses personnes peuvent utiliser l'application sans payer. Vous pouvez également payer 60 USD par an pour obtenir la version Premium, qui vous offre un suivi du kilométrage illimité. (Il est intéressant de noter que si votre entreprise dispose d'un abonnement Office 365 Professionnel ou Business Premium, vous pouvez obtenir gratuitement MileIQ.)
Télécharger: MileIQ pour iOS | Android (gratuit)
Pour les propriétaires d'entreprise: QuickBooks
Parce qu’il s’agit d’une application de comptabilité complète pour les entreprises, QuickBooks dispose de fonctionnalités de suivi des dépenses robustes (c’est également le meilleur logiciel de comptabilité pour les pigistes. Le meilleur logiciel de comptabilité pour tous les pigistes. Le meilleur logiciel de comptabilité. Si vous êtes fatigué de la comptabilité manuelle, essayez un logiciel de comptabilité.). Les dépenses sont facilement catégorisées afin que vous n'ayez pas à les trier au moment des impôts pour déterminer où elles doivent être déduites.
QuickBooks apprend à classer automatiquement les transactions dans le temps, ce qui vous évite de perdre du temps et des efforts supplémentaires. Vous pouvez même personnaliser vos catégories de dépenses si votre comptable a besoin d'informations supplémentaires..
Les applications mobiles vous permettent de joindre des images de quittance à des transactions en déplacement, et le plan Indépendant vous permet également de suivre le kilométrage. Il n'y a pas de version gratuite de QuickBooks, mais vous pouvez débuter avec 5 $ par mois sur le plan Indépendant ou 7 $ par mois avec Simple Start.
Le principal avantage de l’utilisation de QuickBooks comme logiciel de suivi des dépenses est qu’il vous offre tout ce dont vous avez besoin pour exécuter la comptabilité de votre entreprise..
Télécharger: QuickBooks pour iOS | Android
Pour les pigistes: Harvest
Harvest est surtout connu comme un outil de suivi du temps. La meilleure application de suivi du temps pour Android, iOS et Bureau. La meilleure application de suivi du temps pour Android, iOS et. Bureau. pour le logiciel de suivi du temps, et la meilleure application multiplateforme que nous puissions trouver pour le poste. , mais il propose également d’excellentes fonctionnalités de suivi des dépenses. Vous pouvez prendre une photo rapide d'un reçu pour enregistrer la dépense, et vous pouvez même le marquer comme facturable pour l'inclure dans la prochaine facture du client..
Grâce à son intégration à QuickBooks, vous pouvez importer vos dépenses et les déduire dès la saison des impôts..
Vous pouvez utiliser Harvest gratuitement pour deux projets maximum. Si vous souhaitez inclure plus de projets, vous envisagez de débourser 12 USD par mois, ce qui est plus que beaucoup d'autres options disponibles. Cela étant dit, il vous donne d'excellentes fonctionnalités de suivi du temps, et vous permet même d'envoyer des factures et des estimations..
Télécharger: Harvest pour iOS | Android (gratuit)
Commencer à suivre les recettes et les dépenses pour les taxes
Cela peut sembler fastidieux, mais utiliser une application pour suivre le kilométrage, les reçus et d’autres dépenses vous fera économiser de l’argent à long terme. Et avec une multitude d'options d'applications de suivi des dépenses, il n'y a aucune raison de ne pas commencer tout de suite.
Plus vous commencez tôt, plus vous aurez de facilité lorsque la journée des impôts arrivera l'année prochaine. Meilleures stratégies pour demander une déclaration cette année Meilleures stratégies pour demander une déclaration cette année Personne n'aime payer des impôts. Mais nous devons le faire. Un bon logiciel fiscal peut non seulement vous aider à produire votre déclaration de revenus sans effort, mais aussi à réduire votre fardeau fiscal parfois. .