Comment utiliser les envois Microsoft Word pour automatiser les courriels

Il y a beaucoup de choses que je n'aime pas dans Microsoft Word, mais il y en a beaucoup d'autres que j'aime beaucoup. J'aime particulièrement la souplesse des outils de dessin, des modèles inclus pour des choses comme les lettres et les curriculum vitae, et surtout, j'aime la possibilité d'automatiser bon nombre des tâches que vous effectuez souvent. L’une de ces tâches consiste à envoyer des rapports ou des courriels.

La plupart d'entre nous sont confrontés à un travail où vous devez envoyer un rapport à toute une équipe de personnes. Ce qui aggrave parfois la situation, c'est que vous devez envoyer à chaque personne des courriers électroniques personnalisés contenant des informations spécifiques les concernant. Peut-être que 80 à 90% du verbiage est identique, mais que 10 ou 20% spécifique à la personne est unique - vous vous retrouvez donc à passer des heures à rédiger des courriers électroniques l'un après l'autre..

Envoi de courriels automatisés

Dans le passé, j’écrivais sur la façon de mettre Google Analytics à votre service avec les rapports par courrier électronique. Pour mettre Google Analytics à votre service avec les rapports par courrier électronique, vous pouviez automatiser Google Analytics afin d’envoyer des rapports planifiés que votre patron ou client. Mais la forme d'automatisation que je vais vous montrer aujourd'hui est un peu différente. Au lieu de produire les données pour vous, Word remplira automatiquement les détails de la personne figurant sur votre liste de contacts, tout en vous permettant de saisir rapidement les données ou les informations que vous souhaitez lui envoyer. Cela donne l'impression que l'email est personnel et direct, mais en même temps, vous ne passez pas des heures à rédiger des dizaines, voire des centaines, d'emails personnels et directs..

Pour commencer, dans Word (dans mes exemples, il s'agit de Word 2007), cliquez sur “Les envois” puis cliquez sur “Démarrer le publipostage.”

L’assistant n’est pas nécessaire, mais c’est agréable, car il vous aide à vous rappeler tout ce que vous devez faire. Tout d'abord, choisissez un modèle que vous souhaitez utiliser pour votre rapport générique..

Word a beaucoup de bons styles et mises en page. Une fois que vous avez choisi votre modèle, cliquez simplement sur OK. Maintenant que tout votre rapport est écrit pour vous, il ne vous reste plus qu'à remplir le texte. En ce qui concerne la date, assurez-vous de choisir “aujourd'hui” afin que le document utilise toujours la date du jour chaque fois que vous le recréez plus tard.

Lorsque vous choisissez votre liste de destinataires pour recevoir ces courriels, vous pouvez utiliser vos contacts Outlook actuels, une liste de contacts actuelle que vous avez exportée ailleurs ou créer une nouvelle liste de contacts..

Dans mon exemple, j'ai sélectionné des destinataires parmi mes contacts Outlook actuels..

Maintenant que vos destinataires sont sélectionnés, vous allez indiquer au document quelles informations extraire des informations de contacts et les intégrer automatiquement au rapport. Vous faites cela en cliquant sur le bouton “Insérer un champ de fusion” bouton.

Par exemple, je crée un rapport sur un site Web spécifique pour un client. J'ai donc défini ce site dans les détails de contact, et ici, je dis à Word d'utiliser cette URL dans le rapport..

Si vous utilisez Outlook, n'oubliez pas que Outlook Contacts propose des champs utilisateur dans lesquels vous pouvez insérer les informations souhaitées pour cette personne..

Ceci est utile lorsque les informations que vous souhaitez intégrer pour cette personne ne figurent pas dans les champs de la liste des contacts..

La meilleure chose à propos des publipostages Microsoft Word est que vous créez essentiellement “remplir” champs pour les parties du rapport qui sont uniques pour chaque personne.

Donc, lorsque vous écrivez le message générique et que vous arrivez à un endroit où vous devez écrire quelque chose qui contiendrait des données spécifiques concernant cette personne, cliquez simplement sur “Règles” et choisir “Remplir“. Cela vous permet de définir la question d'invite et une réponse par défaut. Qu'est-ce qui se passera est que lorsque vous chargez votre document automatisé, il vous invitera à remplir chacun des champs à remplir pour chaque destinataire.

Une fois que vous avez fini de créer votre mailing automatisé, votre document se compose de certains champs à remplir automatiquement en fonction des coordonnées du destinataire. D'autres champs sont également renseignés en fonction des informations que vous avez spécifiées..

Pour chaque document, vous pouvez rapidement envoyer le rapport par courrier électronique à partir de Word en cliquant sur le bouton Outlook en haut à droite de l'écran, en choisissant “Envoyer un email” (ou envoyer en pièce jointe PDF), et vous avez terminé!

En utilisant cette technique, vous réduirez votre travail de correspondance d'au moins 50% ou plus. Au début, il vous faudra un certain temps pour bien préparer le document, mais chaque semaine ou chaque mois au cours duquel vous devez publier le rapport, vous serez très heureux que vous déployiez tous les efforts nécessaires..

Donnez un coup de feu à Microsoft Word Mailings et dites-nous comment ça s'est passé. Cela vous a-t-il fait gagner du temps? Partagez vos propres expériences avec dans la section commentaires ci-dessous!

Crédit image: clix at sxc.hu