Laisser les règles Outlook gérer votre boîte de réception d'e-mail

Il y a des moments dans la vie où les règles sont désagréables. Toutefois, lorsqu'il s'agit d'applications telles qu'Outlook, les règles peuvent vous sauver la vie, sauver du temps et éliminer le désordre. Que vous utilisiez Outlook 2016 sur votre bureau ou Outlook.com sur le Web, Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Lequel est le mieux pour vous? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Lequel est le mieux pour vous? Outlook.com est un puissant client de messagerie en ligne fourni gratuitement avec Office Online. Mais Outlook sur le Web peut-il concurrencer son homologue de bureau? Notre comparaison Outlook vous aidera à décider vous-même. , règles sont disponibles pour vous aider à rester organisé Comment utiliser vos e-mails dans Microsoft Outlook Comment utiliser vos e-mails dans Microsoft Outlook Ne laissez pas vos e-mails monopoliser votre journée, utilisez ces astuces Outlook pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception. .

Quelles sont exactement les règles?

Pour Outlook, les règles sont des outils que vous pouvez utiliser pour déplacer et signaler automatiquement les e-mails, ainsi que pour vous en alerter. Une fois que vous avez configuré une règle, tous les nouveaux messages qui arrivent dans votre boîte de réception seront pris en charge pour vous conformément aux règles que vous avez définies et qui s'appliquent..

Les règles sont couramment utilisées pour les messages reçus, mais vous pouvez également les créer pour les courriels que vous envoyez. Par exemple, vous pouvez être averti lorsque votre email est livré et lu ou choisir de différer l'envoi. Comment rappeler un email dans Outlook après l'avoir envoyé Comment rappeler un email dans Outlook après l'avoir envoyé Avez-vous déjà appuyé sur Envoyer et regretté? moments plus tard? Nous sommes tous passés par là, souhaitant pouvoir annuler l'envoi. Nous vous montrons comment rappeler un email dans Outlook ou retarder l'envoi dans Gmail. pendant un certain temps.

Comment utiliser les règles?

Dans les situations professionnelles et personnelles, les règles d’Outlook permettent d’organiser efficacement vos messages et de vous tenir au courant des éléments importants. Voici quelques exemples de base avec lesquels vous pouvez probablement relier.

• Demander à tous les courriels d'un contact particulier de déclencher une alerte sur le bureau.
• Avoir tous les courriels avec un mot spécifique dans la ligne d'objet déplacés vers un certain dossier.
• Avoir tous les emails avec du texte spécifique dans le corps du message supprimé.

Les règles peuvent être aussi détaillées et avancées que vous le souhaitez car il existe une grande variété d'options. Voici quelques cas où vous pouvez définir plus de paramètres.

• Faire en sorte que tous les courriels d'un contact particulier avec un mot spécifique dans la ligne d'objet jouent un son d'alerte personnalisé.
• Avoir tous les courriels avec des pièces jointes dans une plage de taille spécifique et une plage de date déplacés vers un certain dossier.
• Avoir tous les emails où vous êtes sur la ligne CC qui répondent à des demandes et qui sont marqués comme étant importants.

Comment accéder aux règles?

Outlook 2016

Si vous utilisez Outlook 2016 sur votre bureau, vous verrez Règles au sommet dans le Bouge toi section lorsque vous êtes sur le Accueil languette.

Si vous avez un message ouvert, vous verrez Règles au sommet quand vous êtes sur le Message languette. Quand vous cliquez Règles, vous avez des options rapides pour le message actuellement affiché à Toujours bouger des e-mails de cet expéditeur ou envoyés spécifiquement à vous, dans un certain dossier. Vous avez également des options pour Créer une règle ou Gérer les règles et les alertes.

Outlook.com

Si vous utilisez Outlook.com dans votre navigateur Outlook.com obtient des règles avancées, une fonction d'annulation, une réponse en ligne, et plus encore Outlook.com obtient des règles avancées, une fonction d'annulation, une réponse en ligne, et plus encore, maintenant déployé à tous les Outlook Les utilisateurs .com sont quatre nouvelles fonctionnalités destinées à simplifier au maximum la vie de votre messagerie: règles de tri avancées, fonctionnalité d'annulation, réponses en ligne et fonction de chat améliorée. , vous cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite, puis sélectionnez Gérer les règles. Sur l'écran suivant, vous verrez une liste de règles actives.

Comment ajouter et créer des règles?

Outlook 2016

C'est ici que commence la vraie magie. Vous pouvez sélectionner l'une des actions de règle rapide décrites ci-dessus et faire en sorte que les messages soient déplacés avec l'expéditeur spécifique ou uniquement ceux qui vous sont envoyés par un simple clic. Toutefois, si vous souhaitez définir vos règles en détail, si vous avez des besoins particuliers ou si vous souhaitez mieux vous organiser, alors Outlook est définitivement votre solution..

Dans Outlook 2016, sélectionnez Règles à partir de votre menu du haut, puis Créer une règle. Ensuite, vous verrez une fenêtre pop-up avec les conditions de règle et les actions couramment utilisées. Vous pouvez sélectionner plusieurs cases pour affiner les conditions. Plus d'une action peut également être choisie si nécessaire.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur D'accord. La fenêtre de confirmation vous permet de cocher une case pour exécuter la règle sur les messages du dossier en cours, ce qui est pratique pour traiter une grande partie des messages auxquels la règle s'applique. Vous pouvez également sélectionner le Options avancées bouton pour plus de paramètres, qui est décrit ci-dessous.

De plus, vous pouvez sélectionner Gérer les règles et cliquez Nouvelle règle. Choisissez le type de règle avec laquelle vous souhaitez commencer dans la liste, que vous pouvez modifier sur l'écran suivant, puis cliquez sur Prochain. Vous serez alors présenté avec le Assistant de règles, qui est la même fenêtre qui apparaît si vous choisissez Options avancées mentionné ci-dessus.

Vous utiliserez les cases à cocher pour marquer autant de conditions que vous le souhaitez. Au fur et à mesure que chacun est marqué, il apparaît dans la case Step 2 située en dessous. Dans cette zone de l'étape 2, vous utiliserez les liens pour spécifier les paramètres.

Par exemple, si vous avez choisi d'appliquer une règle en utilisant certains mots du message, vous cliquez sur le terme. mots spécifiques puis entrez-les dans la fenêtre suivante. Cliquez sur Ajouter et tous les mots ou phrases que vous souhaitez appliquer s'afficheront dans la zone située en dessous. Cliquez sur D'accord et ces mots ou expressions remplaceront alors le terme mots spécifiques à l'étape 2.

Cliquez sur Prochain et ajoutez les actions qui devraient s'appliquer à votre règle. Là encore, vous pouvez en choisir plusieurs et configurer les paramètres dans la zone Étape 2, le cas échéant. Par exemple, si vous avez choisi de déplacer une copie du courrier électronique dans un dossier, cliquez sur dossier spécifique faire votre choix. Cliquez sur D'accord et l'article choisi apparaîtra dans la case Step 2.

Vous pouvez sélectionner plus d'options pour votre règle en cliquant sur Prochain et si vous avez terminé, cliquez simplement sur terminer. Donnez un nom à votre règle, exécutez-la éventuellement dans votre boîte de réception et assurez-vous que la case à cocher pour activer la règle est cochée. Cliquez sur terminer et vous êtes tous ensemble.

Outlook.com

Sur Outlook.com, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage, sélectionnez Gérer les règles et cliquez sur le Nouveau bouton. Vous utiliserez les mêmes types de conditions et d'actions que ceux décrits ci-dessus pour la version de bureau, bien qu'avec des options plus limitées..

Tout d'abord, choisissez la condition dans la liste déroulante et entrez le paramètre à côté. Puis, choisissez l'action et encore une fois, sélectionnez le paramètre.

Vous pouvez cliquer sur l'icône plus pour ajouter des conditions et des règles pour un filtrage plus robuste. Si vous changez d'avis ou faites une erreur, appuyez simplement sur l'icône de la poubelle pour supprimer cet élément. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer une règle.

Comment les règles peuvent-elles fonctionner pour vous??

Pour les courriels professionnels et personnels, les règles peuvent être très pratiques et voici quelques exemples..

Pour le travail

• Tous les courriels du chef de la direction émettent une alarme et affichent une alerte sur le bureau.
• Avoir tous les courriels de votre équipe de projet être déplacés vers le dossier de projet plus ceux de certains membres de l'équipe soient déplacés dans des sous-dossiers spécifiques.
• Avez-vous tous les e-mails en votre absence? Comment configurer un répondeur Email Out Of Office dans Outlook Comment configurer un répondeur Email Out Of Office dans Outlook Que se passe-t-il lorsque vous combinez deux semaines de vacances avec une vie professionnelle intense? Quand vous rentrerez chez vous, vous aurez un projet gigantesque: des courriels! Attendez - pourquoi ne pas en automatiser une partie pour vous? , qui ont des pièces jointes dans cette période, sont marqués comme suivis.

Pour personnel

• Est-ce que tous les courriels de votre conjoint sont marqués comme importants et imprimés?.
• Avoir tous les emails avec le mot Bourse d'études dans l'objet ou le corps du message à transmettre à vos parents.
• Avoir tous les emails d'un magasin spécifique avec le mot Compte être déplacé vers un certain dossier tandis que ceux avec le mot vente être supprimé.

Comment les règles sont-elles gérées??

Outlook 2016

Dans la version de bureau d'Outlook, cliquez sur Règles dans le menu et sélectionnez Gérer la règle et les alertes. Cette fenêtre vous montrera toutes les règles actives que vous avez configurées. Vous pouvez créer une nouvelle règle ou modifier une règle actuelle, copier ou supprimer une règle et exécuter toutes les règles d'un certain dossier ou de votre boîte de réception. Si vous sélectionnez Les options, vous pouvez également exporter ou importer vos règles facilement.

Outlook.com

Si la version en ligne d’Outlook, vous cliquez sur l’icône représentant une roue dentée en haut, sélectionnez Gérer les règles, et vous verrez une liste de toutes les règles actuelles. Vous avez ensuite des options pour les trier, les supprimer ou les éditer.

Utilisez-vous des règles Outlook?

Vous pouvez gagner du temps en recherchant des e-mails, rester à jour sur les messages importants et garder votre boîte de réception sans encombrement Astuce MS Outlook: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants Astuce MS Outlook: Comment organiser automatiquement les e-mails entrants avec les règles Outlook. Une fois que vous commencez à créer des règles, le processus devient simple et rapide et peut vous faire gagner du temps, de l'énergie et vous simplifier la vie. 6 Meilleures pratiques pour Outlook afin de booster votre flux de travail 6 Meilleures pratiques pour Outlook pour booster votre flux de travail Si vous passez beaucoup de temps à utiliser Outlook, vous devriez étudier votre flux de travail. Faites en sorte que votre courrier électronique travaille pour vous et gagnez du temps pour des tâches plus importantes. en bas de la route.

Utilisez-vous des règles? Si oui, vous ont-ils aidé et comment? Sinon, pourquoi ne les avez-vous pas essayées? S'il vous plaît n'hésitez pas à partager vos commentaires ci-dessous!

Crédit image: feux de circulation de chonlathit_stock via Shutterstock