Organisez mieux votre boîte de réception Gmail avec ActiveInbox

Nous envoyons et recevons beaucoup de courriels quotidiennement. La plupart des messages que nous recevons sont des messages importants nécessitant une action ou une réponse supplémentaire - mais la plupart de ces courriels sont des notifications et des mises à jour automatiques à partir de nos réseaux sociaux et de nos abonnements. Comment donner un sens à tout ce fouillis? Comment ne pas rater quelque chose de vraiment important dans ce gâchis?

Il y a beaucoup de façons de. Par exemple, vous pouvez utiliser des rappels programmés. Ne jamais oublier de répondre à un courriel en utilisant des rappels programmés. Ne jamais oublier de répondre à un courriel en utilisant des rappels planifiés. Vous pouvez également planifier des e-mails et retarder les réponses dans Gmail. Comment planifier des e-mails et différer des réponses dans Gmail avec Boomerang (400 invitations) Problème de Bacn La boîte de réception des priorités de Gmail résout le problème de Bacn pour réduire l'encombrement.

Cet article examine l'un de ces outils qui vous aide à mieux organiser votre boîte de réception Gmail (en tirant pleinement parti des libellés Gmail). ActiveInbox, anciennement GTDInbox et GTDGmail, est un compagnon pratique de Gmail qui utilise correctement les étiquettes Gmail pour vous aider à mieux organiser votre boîte de réception..

Étape 1: Installer et configurer ActiveInbox

La première chose à faire est d'installer l'outil. Il est installé en tant qu'addon de navigateur standard et peut s'exécuter sur FireFox et Google Chrome..

Après l’installation de l’outil, vous devrez créer vos premières étiquettes de statut qui vous aideront à transformer des courriels en tâches. Les libellés d'état sont des libellés standard dans Gmail. Vous pouvez les ajouter ou les supprimer ultérieurement en fonction de vos besoins lorsque vous commencez à utiliser ActiveInbox..

Ensuite, vous verrez la barre des tâches suivante en haut de chacun de vos emails:

Jouer avec de nouveaux types d'étiquettes

Fondamentalement, l'outil réorganise vos étiquettes existantes pour faciliter la gestion de votre boîte de réception. Vous pouvez le voir en action dans cette vidéo:

Étiquettes d'état

Avec cet outil, vous serez invité à marquer chaque message en utilisant les trois principaux étiquettes de statut:

• action: Suivre les courriels importants jusqu'à la fin des tâches;
• Un jour: Traquez les courriers électroniques que vous ne savez pas comment traiter mais que vous considérez qu’ils sont trop importants pour être supprimés ou ignorés complètement;
• Attendre sur: Suivre les courriels auxquels vous prévoyez de répondre dans un avenir rapproché.

Une fois que vous avez choisi l'un des statuts, le message devient traçable via la barre latérale d'ActiveInbox..

C’est la clé pour vider votre boîte de réception en toute sécurité: donnez l’état de vos courriels exploitables, archivez-les et utilisez votre barre latérale pour les suivre jusqu’à leur achèvement..

Vous pouvez maintenant charger rapidement la liste des messages qui, par exemple, attendent une réponse et même les prévisualiser dans la fenêtre contextuelle suivante:

À partir de là, vous pouvez également modifier l’étiquette de statut ou archiver le courrier électronique de la manière effectuée ou ignorée..

Projets et références

Alors que les étiquettes de statut catégorisent les e-mails en tant que tâches en fonction de l'action requise, les projets sont conçus pour organiser vos messages de manière thématique. Vous pouvez transformer vos étiquettes existantes en projets ou en créer de nouvelles:

Les étiquettes de référence sont conçues pour faciliter la récupération ultérieure de vos messages, par exemple. R / Notes de réunion, R / Factures, R / Reçus.

Parcourir les courriels plus efficacement

En plus de vous aider à organiser votre boîte de réception, l'outil ajoute également quelques fonctionnalités intéressantes qui vous permettent de creuser plus rapidement chaque conversation par courrier électronique:

• Voir 'e-mails précédents'pour composer / répondre voir
• Feuilleter en relation e-mails en mode conversation
• Voir 'Histoire de contact'popup sur clic droit sur un contact
• Prévisualiser les emails dans la boîte de réception et les résultats de la recherche par un clic droit

Préférences

La meilleure chose à propos de l'outil est que vous pouvez l'utiliser “autant que tu veux”. Les préférences d'ActiveInbox qui se cachent derrière le lien À propos et Aide dans la barre latérale vous permettent de définir chaque élément de la plage de fonctionnalités de l'outil:

Trucs et astuces

Dans l’ensemble, l’outil fait un excellent travail en vous aidant à donner un sens à votre boîte de réception Gmail (ou Google Apps). Voici quelques conseils utiles pour en tirer le meilleur parti (Remarque: vous pouvez faire la plupart de ces tâches avec Gmail même sans l'outil, mais avec ActiveInbox, cela semble tellement plus amusant):

• Ne vérifiez pas votre boîte de réception plusieurs fois par jour et ne répondez pas à chaque nouvelle - c'est tellement inefficace. Meilleur statut de configuration et libellés des projets pour que votre boîte de réception soit triée par elle-même.
• N'oubliez jamais de faire un suivi: laissez vos courriels s'accrocher à la “Attendre sur” dossier jusqu'à ce que vous entendez.
• Configurer les filtres Gmail pour tous “annonce de service” emails (notifications Facebook, mises à jour Twitter, etc.) pour les mettre dans une étiquette spéciale et les archiver automatiquement. De cette façon, vous pouvez les lire quand vous voulez, mais ils ne bouchent pas votre boîte de réception..

Pensez-vous que cet outil pourrait vous aider à organiser votre boîte de réception? S'il vous plaît partager vos pensées!