Reprenez le contrôle de votre boîte de réception avec ces 5 conseils pour gérer Gmail

Tout le monde sait que ces jours-ci, il est assez difficile de survivre ou de gérer vos affaires sans courrier électronique. En fait, la plupart des gens ont deux ou trois courriels à gérer. Par conséquent, sans une bonne gestion de la messagerie électronique, cette boîte de réception très chargée peut rapidement devenir incontrôlable..

Je sais que vous vous demandez si nous avons vraiment besoin un autre article sur la gestion des emails? Je veux dire, rien qu'en 2012, nous en avons eu beaucoup, comme l'article de Tina sur la gestion de projets très sollicités par courrier électronique dans Gmail Gérer et collaborer sur des projets de messagerie intensifs dans Gmail avec Streak [Chrome] Gérer et collaborer sur des projets de messagerie intensifs dans Gmail Avec Gmail Streak [Chrome] Streak est un puissant complément de gestion de projet Gmail pour Chrome. Il est fourni avec des modèles pour de nombreux types de projets, tels que le support client ou la planification d'événements. Dans Streak, les projets s'appellent des pipelines. Vous pouvez… et ses courriels concernant l'importation et la gestion de plusieurs comptes. Comment importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail Comment importer et gérer plusieurs comptes de messagerie dans Gmail Vous souhaitez gérer tous vos courriers électroniques avec Gmail? Voici comment ajouter plusieurs emails à votre compte Gmail et les gérer facilement. . Yaara a couvert la nouvelle fonctionnalité de composition de Gmail: trop de clics? Suivez ces conseils pour gagner du temps avec la nouvelle composition de Gmail: trop de clics? Suivez ces conseils pour gagner du temps avec la nouvelle composition de Gmail Lors d'un récent sondage effectué chez MakeUseOf, nous avons constaté que plus de 75% d'entre vous utilisaient déjà la nouvelle composition de Gmail. En lisant les commentaires de ce sondage, j'ai également compris que même si bon nombre d'entre vous…, Aaron a expliqué comment faire ressortir votre courrier électronique. Comment faire en sorte que votre message électronique se démarque dans une boîte de réception encombrée Comment faire en sorte que votre message électronique se démarque Une boîte de réception encombrée Avez-vous déjà envoyé un courrier électronique que vous estimiez important, mais qui devait être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire, oublié? D'accord, c'est parfois hors de ton contrôle, mais il y a des choses que tu peux faire… en quelqu'un d'autre Une boîte e-mail encombrée, et tout récemment, Yaara a couvert des réponses préenregistrées E-mail plus rapide et meilleur avec des réponses préenregistrées E-mail plus rapide et meilleur avec des réponses pré-conservées Vous n'avez pas le temps de préparer votre déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pense… . N'avons-nous pas encore fini?

En réalité, l’un des problèmes les plus courants que rencontrent les gens est que, malgré tous leurs efforts, malgré les plugins et les dossiers créatifs les plus cool qu’ils créent pour contenir des courriers électroniques, la boîte de réception est inévitablement encombrée à nouveau..

La raison en est que peu importe combien vous essayez d’organiser votre boîte de réception, si vous conservez le système manuellement, si vous vous en remettez à vous-même, prenez le temps nécessaire pour gérer votre boîte de réception de temps à autre. n'arrive jamais.

Au lieu de cela, il est préférable d’automatiser complètement l’organisation de votre boîte de réception en utilisant les meilleurs outils à l’intérieur et à l’extérieur de Gmail. Dans cet article, je vais vous montrer cinq choses que vous pouvez faire maintenant pour automatiser votre boîte de réception Gmail afin que vous n'ayez jamais à vous soucier d'essayer de fouiller dans le fouillis pour trouver ces courriels importants..

5 astuces pour gérer la boîte de réception Gmail

Vous ne devez pas continuer à perdre le contrôle comme ça. Tous ces efforts pour organiser votre boîte de réception dans des dossiers ordonnés ne doivent pas être perdus en un mois lorsque toutes ces choses changent et que votre nouveau système de dossiers n'a tout simplement aucun sens..

L’atout majeur de Gmail réside dans le fait qu’il existe de brillants outils d’automatisation que vous pouvez utiliser pour laisser Gmail s’acquitter de tout le travail difficile pour vous..

Utiliser des filtres et des étiquettes pour automatiser l'organisation

C'est quelque chose qu'un certain nombre d'écrivains ici au MUO ont prêché souvent. En fait, Craig a couvert les filtres Gmail 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne devrait-elle avoir dans son arsenal afin que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis ici pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou… plutôt bien en 2011, mais au-delà du filtrage et du tri, il est essentiel d'appliquer des filtres chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail dans votre boîte de réception. n'a pas été automatiquement fourni avec l'une de vos étiquettes existantes.

Revenons un peu en arrière. Disons que votre boîte e-mail ressemble un peu à la mienne. Un gâchis confus de courrier indésirable, quelques vieilles étiquettes que j'ai créées il y a des années et une multitude de courriels importants. Notez que ma boîte de réception a augmenté de plus de 10 000 courriels. Fou, n'est ce pas?

Commençons donc à expliquer à Gmail ce qu’il faut faire avec ces courriels qui arrivent dans la boîte de réception tous les jours. En suivant ces étapes que je vais couvrir, vous remarquerez que le nombre de courriels dans votre boîte de réception commence à tomber plusieurs centaines de courriels à la fois..

Premièrement, lorsque vous voyez un courrier électronique dans votre boîte de réception ne portant pas d’étiquette, déterminez ce que vous voulez en faire. Sont-ils des courriels d'un client que vous avoir répondre en temps opportun? Est-ce une alerte Google avec des histoires intéressantes que vous voudrez lire plus tard? Pour chaque message, créez un nom d'étiquette qui s'applique.

Une fois que vous avez créé votre nouvelle étiquette, ouvrez cet e-mail et utilisez la liste déroulante située à droite pour sélectionner “Filtrer les messages comme celui-ci“. Cela créera automatiquement la règle requise qui identifiera le courrier électronique entrant la prochaine fois qu'un nouveau courrier arrivera - généralement à l'aide du courrier électronique de l'expéditeur..

Vous pouvez définir des règles supplémentaires adaptées à votre cas. Au-delà du courrier électronique de l'expéditeur, vous pouvez vous assurer que seuls certains courriers électroniques de cet expéditeur, tels que ceux comportant certaines lignes de sujet ou contenant des mots contenant certains mots, sont appliqués avec cette étiquette..

Pour chaque filtre, vous devez indiquer à votre compte Gmail comment organiser ou gérer automatiquement ce courrier électronique entrant. Dans ce cas, je sais que cette adresse e-mail provient d'un client particulier et que ces e-mails sont très importants. Je vais donc demander à Gmail d'appliquer automatiquement une étiquette permettant de répondre quotidiennement à ces e-mails - peu importe la distance. combien de fouillis est réellement dans ma boîte de réception.

En effet, il vous suffit de cliquer sur l'étiquette située à gauche de votre compte Gmail pour ne voir que ces courriels. Plus de courriels importants perdus dans la pile de courrier indésirable et d'alertes de faible priorité.

Mieux encore, au-delà de la simple application d'une étiquette, dites à Gmail de toujours les marquer comme étant importants (le drapeau jaune apparaît à côté d'eux) et n'oubliez pas de cocher “Appliquer également le filtre” de sorte que les centaines d'e-mails remplissant votre boîte de réception s'organisent immédiatement en un clic.

Si vous recevez du courrier indésirable depuis longtemps et que vous avez oublié de vous désabonner, il est possible que vous ayez des centaines, voire des milliers de courriels remplissant votre boîte de réception, qui sont complètement inutiles. Lorsque vous les rencontrez, appliquez un filtre et au lieu de créer un nouveau filtre, appuyez simplement sur le bouton de recherche..

Ceci listera tous les emails de votre expéditeur dans votre boîte de réception. Vous pouvez maintenant tous les sélectionner et les supprimer en bloc. Regardez votre boîte de réception gonflée rapidement se réduire de plus en plus rapidement vers zéro.

Conservez les courriels d'information en dehors de votre boîte de réception

Une chose très courante dans ma boîte de réception est les alertes entrantes constantes ou les mises à jour de statut d’un groupe de systèmes auxquels je me suis abonné, comme les alertes Google pour certains termes de recherche ou les rapports de données hebdomadaires de Google Analytics ou de Google Adsense. Vous n'avez vraiment pas besoin de les ouvrir et de les lire tout le temps, mais vous voulez stocker ces informations.

Pour les empêcher d’encombrer votre boîte de réception, créez un filtre, puis sélectionnez “Ignorer la boîte de réception”, et assurez-vous d’apposer une étiquette pour pouvoir retrouver ces courriels rapidement à une date ultérieure, lorsque vous aurez le temps de les consacrer..

À ce jour, vous devriez déjà avoir votre boîte de réception pour un nombre merveilleusement gérable d'e-mails - peut-être même zéro!

Cependant, nous n'avons pas fini d'automatiser cette boîte de réception. La réalité est qu'il y a encore plus de choses que vous pouvez faire pour trier et classer automatiquement les informations importantes sans avoir à le faire vous-même..

Pièces jointes automatiquement

Aaron d'abord couvert Attachments.me Libérez vos pièces jointes Gmail avec Attachments.me Libérez vos pièces jointes Gmail avec Attachments.me Avez-vous déjà reçu un e-mail de votre patron, d'un membre de votre famille, d'un ami ou d'une autre connexion contenant une pièce jointe, puis enregistré cet email parce que vous vouliez accéder à la pièce jointe plus tard? Vous êtes probablement… de retour l'année dernière et, à mon avis, c'est la méthode la plus intelligente pour garder la taille de votre boîte Gmail sous contrôle..

Si vous recevez régulièrement des rapports ou des données de la part de personnes travaillant pour vous, il est fort probable qu'elles utilisent toujours le même sujet lorsqu'elles vous les envoient (probablement parce qu'elles ont également automatisé leur système). Vous pouvez connecter le service Attachments.me à votre compte Gmail afin qu'il puisse télécharger automatiquement ces pièces jointes sur votre compte de stockage en nuage préféré, tel que Dropbox, Box, Google Drive ou SkyDrive..

Une fois que vous vous êtes inscrit au service, il apparaîtra du côté droit de votre compte Gmail chaque fois que vous ouvrez un e-mail avec une pièce jointe. Vous pouvez simplement cliquer “Envoyer à votre nuage” pour envoyer cette pièce jointe à votre boîte de stockage en ligne préférée, sans perdre de temps à la télécharger sur votre PC.

Cela fait gagner du temps, mais si vous voulez gagner encore plus de temps, automatisez le processus! Vous verrez une icône de trombone en haut de votre écran Gmail. Cliquez dessus et choisissez “Règles de classement automatique“.

Vous pouvez maintenant créer quelque chose de similaire au filtre Gmail que vous avez appliqué jusqu'à présent. Par exemple, je reçois des rapports hebdomadaires Adsense d’un client; j’ai donc créé un dossier pour le Adsense_Files dans mon compte DropBox, et ici j'ai mis en place une règle pour rechercher les emails d'Adsense, avec la ligne d'objet de ce client.

Désormais, lorsque Attachement.me voit un courrier entrant qui correspond à ces règles, il télécharge automatiquement le fichier sur votre compte de stockage en nuage. Cela signifie que vous n'avez pas à faire une seule chose - vous pouvez simplement être sûr que lorsque vous accédez à ce dossier dans votre compte de stockage en ligne, vous aurez toujours les fichiers les plus récents là-bas..

En gros, cela convertit votre compte Gmail en un assistant automatisé qui reçoit les informations et les trie pour vous. C'est comme avoir une secrétaire personnelle, sauf que vous n'avez pas à payer d'avantages.

Fichier des e-mails entrants en tant que tâches

Une des choses les plus intéressantes que Google pourrait faire serait d'ajouter la possibilité d'ajouter un filtre dans Gmail qui crée automatiquement une tâche Google. Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas encore disponible, mais vous pouvez au moins demander à votre compte Gmail de traiter certains e-mails entrants en tant que tâches que vous devez ajouter manuellement à votre liste..

Par exemple, je reçois des messages vocaux et des e-mails de formulaire de contact de la part de lecteurs de TopSecretWriters auxquels je dois répondre à l'occasion. Je n'ai pas toujours le temps de répondre quand je les reçois, mais je veux y répondre plus tard.

Pour ce faire, je crée un filtre pour ces courriers, comme indiqué au début de cet article, puis je crée un nouveau libellé et imbrique ce libellé sous un libellé principal que j'ai créé et appelé “TASKS_TO_ADD“.

Cette approche permet à votre compte Gmail de classer automatiquement ces types d'e-mails entrants auxquels vous savez que des tâches seront associées, sous cette étiquette dans la barre de navigation..

Sur une base quotidienne ou à tout moment, vous pouvez accéder à ces dossiers, consulter les e-mails, et si vous pensez que celui-ci mérite une action supplémentaire de votre part, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Plus” liste déroulante perdue en haut de votre compte gmail et cliquez sur “Ajouter aux tâches“.

Cela envoie automatiquement sur cet email en tant que “tâche” dans votre compte Google Tasks.

Encore une fois, si vous archivez automatiquement le courrier électronique et le supprimez de votre boîte de réception, ces types de courrier électronique ne doivent pas encombrer votre boîte de réception, mais vous savez que vous ne les manquerez pas à cause de votre rituel quotidien à gérer. “faire” éléments dans votre compte de messagerie.

Utiliser des réponses prêtes à l'emploi pour faire le travail

Le dernier conseil sur l'utilisation de l'automatisation Gmail pour réduire votre charge de travail consiste à utiliser des réponses automatiques prédéfinies..

Dans mon cas, je souhaite que Gmail envoie une réponse pré-enregistrée chaque fois que je reçois un courrier électronique à partir de mon formulaire de contact Top Secret Writers. Créez simplement un filtre pour ces courriels, puis sélectionnez “Envoyer une réponse préenregistrée“.

Bien sûr, vous devez déjà avoir créé une réponse prédéfinie, mais vous pouvez apprendre à le faire dans l’article que Yaara a récemment écrit sur le sujet Email plus rapide et meilleur avec des réponses préenregistrées Email plus rapidement et meilleur avec des réponses préenregistrées Don ' t ont le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un chow de camping qui ne va pas mal? Facile, prenez des conserves. Fatigué de taper les mêmes réponses par email? Essayez les courriels en conserve! Pense… .

Une fois que vous avez configuré toute cette automatisation dans votre compte Gmail, vous n'aurez plus à vous soucier de la gestion active de votre boîte de réception manuellement. Il n'y a pas de meilleur moyen de reprendre le contrôle de votre boîte de réception que d'automatiser toutes ces tâches qui peuvent vous occuper quotidiennement..

Connaissez-vous d'autres astuces d'automatisation Gmail permettant de contrôler votre boîte de réception Gmail? Partagez vos propres trucs et astuces dans la section commentaires ci-dessous.

Crédit d'image: Robot Worker via Shutterstock