Le système anti-imbécile pour planifier et gérer plusieurs projets

Avoir plusieurs projets au travail et à la maison est comme une moisissure qui se développe sur les murs de votre box. Une moisissure suintante d’inquiétude et de consternation alors que vous vous enfoncez plus loin derrière, sans savoir où vous en êtes et ce qui reste à faire. Heureusement, il existe un système relativement simple permettant d'éliminer cette moisissure, de ramener efficacement ces projets sur les rails et de le maintenir ainsi..

Entrez dans la planification complète de l'horizon

Ce système s'appelle “Planification complète de l'horizon” (FHP), terme inventé et illustré par le professeur de mathématiques et sage de la productivité, Cal Newport. FHP est un système de flux de travail qui prend votre liste de tâches en grande partie inepte 4 Conseils de productivité populaires à ignorer 4 Conseils de productivité populaires à ignorer Certaines des idées de productivité qui nous sont vendues sont parfois non fondées et souvent erronées. Voyons quelques-uns de ces mythes sur la productivité en montrant que l'inverse est tout aussi vraisemblable. et le transforme en quelque chose de plus gérable et de plus respectueux de votre temps. Il est également incroyablement incassable en ce qui concerne ces distractions quotidiennes garanties.

Lorsque Newport parle de systèmes de flux de travail, il les définit comme un “ensemble d'habitudes et d'outils utilisés pour organiser votre travail et à quel moment. Et quand [il] dit «efficace», [il] fait référence à la quantité de valeur que vous produisez”.

De cette définition, il est clair que le PFSS n’est pas promu comme le système pour gouverner tous les systèmes. Cela ne convient peut-être pas à votre propre travail, mais cela mérite certainement d'être pris en compte. En bref, c'est une alternative, avec des ressemblances avec d'autres systèmes tels que celui de David Allen Organisez 2015: Apprenez l'art martial de faire [Organiser 2015: Apprenez l'art martial de faire [Objets à regarder] Vous demandez-vous jamais pourquoi les personnes qui réussissent semblent toujours garder leur sang-froid? tête? , Faites 10 choses inspirantes pour augmenter votre productivité Faites 10 choses inspirantes pour augmenter votre productivité Plutôt que de passer par chaque chaîne vidéo sur YouTube, nous avons pensé alléger le fardeau et recommander quelques clips de choix vous indique comment augmenter votre productivité. et blocage du temps Blocage du temps - L’arme secrète pour une meilleure concentration Blocage du temps - Une arme secrète pour une meilleure concentration Vous cherchez un moyen plus efficace d’organiser vos journées de travail? Essayez de bloquer le temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en empêchant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. . Full Horizon Planning est à la fois une agglomération et une réduction partielle de ces idées. Permettez-moi de paraphraser l'explication de Newport.

• Chaque projet en cours doit être classé comme suit: dormant, ou actif.
• Les projets dormants doivent être classés à l'écart, mais examinés régulièrement.
• Quand un projet est promu à actif statut, un plan détaillé doit être établi pour la façon dont ce projet sera achevé.

Quand il s'agit de planifier actif projets, vous ne devriez pas avoir affaire à des abstractions, mais “directement avec la brutalité physique du temps”. Ça signifie:

“Au niveau mensuel, je sais quelles semaines je vais travailler sur le projet et ce n’est que lorsque j’atteins ces semaines-là que je planifie les jours où je vais y travailler et que j’indique quand heures qu'il va consommer.”

Cette approche réduit considérablement les risques de surengagement, ce qui vous permet de planifier plus efficacement et de tirer le meilleur parti de votre temps..

Trop de gens planifient exactement quelles tâches ils vont accomplir, quels jours, voire des mois à l’avance. Cela ne laisse aucune place à la vraie vie. Avec seulement quelques jours de maladie ou des tâches supplémentaires, le système tout entier peut tomber en ruine.

Je pense qu'un exemple est en ordre. J'utiliserai des captures d'écran de Trello (lisez notre article Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant issu d'une bonne maison. Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant doté d'une bonne maison. Le nom Joel Spolsky signifie-t-il rien? Si tel est le cas, vous allez avoir envie de lire cet article car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Sinon, sachez que c’est…) pour vous montrer comment vous pouvez organiser ce système de Plate-forme.

Mettre en place le trello board

Ce n'est en aucun cas la seule façon de configurer Trello pour ce système, mais c'est une solution qui a fonctionné pour moi. Mis en place quatre “des listes”.

1. Une liste de tous les projets actifs et dormants.
2. Une liste de ce à quoi vous devez vous attaquer ce mois-ci et les semaines dans lesquelles certaines choses doivent être complétées (ne pas encore ajouter d'informations à cela).
3. Une liste de ce que vous devez faire cette semaine et quels jours.
4. Une liste des tâches à compléter aujourd'hui.

Une fois que vous avez ajouté tous vos projets au “Projet” liste, marque ceux qui sont actif avec un coloré “étiquette”. Je capitalise également ces projets pour qu'ils se démarquent.

Écrire des aperçus de projet

Ensuite, cliquez sur le premier de vos projets actifs et écrivez un commentaire détaillant ce que vous devez faire, en termes généraux, pratiques et approximativement par quand. Dans cet exemple, je suppose que chaque projet dure plusieurs mois. Cela vous permet de vraiment comprendre ce dont vous avez besoin et de commencer à comprendre comment structurer au mieux les tâches. Faites cela pour chacun de vos projets actifs.

Remarque: il s'agit du premier niveau de granularité. Vous n'avez pas encore besoin d'attribuer des semaines, des jours ou des heures spécifiques à ces tâches..

Planifiez ce mois (une fois par mois)

Vous devriez avoir pour objectif de le faire au début de chaque mois. Sur la base des commentaires que vous venez d’écrire pour chacun de vos projets actifs, vous devriez être en mesure de voir ce qui doit être terminé à la fin de l’année. ce mois.

Établissez chacun de ces jalons séparément “tuile” sur cette liste et étiquetez-les avec la couleur correspondante (la même couleur que la tâche active à laquelle elle se rapporte), afin que vous puissiez facilement voir le projet traité par cette tâche. Décidez maintenant quelles semaines au cours de ce mois vous travaillerez sur ces jalons individuels.

N'hésitez pas à dupliquer la tâche ou à la diviser en sous-tâches si vous comptez y travailler plusieurs semaines ce mois-ci..

Maintenant, au début de chaque mois, vous savez à peu près quelles tâches vous devrez effectuer à la fin de chaque mois. la semaine. Si vous ne parvenez pas à atteindre l'un de ces jalons, déplacez simplement les choses un peu afin que vous puissiez toujours accomplir le projet dans son intégralité dans les délais..

Planifiez cette semaine (une fois par semaine)

Lundi matin, à la première heure, vérifiez la semaine correspondante sur le “Ce mois-ci” liste pour voir ce que vous devez aborder au cours des prochains jours.

Prenez le temps de faire glisser chacune de ces tâches sur le “Cette semaine” lister et décider lequel journées vous allez consacrer du temps à ces objets.

Encore une fois, si vous devez scinder les tâches en sous-tâches ou les dupliquer, continuez. Si, par exemple, vous avez appris à la fin de la semaine dernière que vous aviez un cours de formation à suivre mercredi, par exemple, vous pouvez désormais structurer facilement votre emploi du temps..

Planifiez aujourd'hui (une fois par jour)

Au début de chaque journée, consacrez 10 à 15 minutes à la planification, en fonction des tâches à exécuter. Cette semaine comment allez-vous passer votre temps pour vous assurer d'atteindre ces jalons. Alors, encore une fois, faites glisser les éléments pertinents de la Cette semaine liste, à la Aujourd'hui liste.

À ce stade de la granularité, les choses peuvent changer rapidement, alors gardez cela à l'esprit et préparez-vous à modifier votre plan en fonction de ces distractions. Mais en mettant délibérément de côté des blocs de temps spécifiques et en ayant l’autodiscipline nécessaire pour respecter le calendrier dans la mesure du possible, vous aurez bien plus de chances d’achever ce qui doit être accompli..

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que toute la journée de travail a été planifiée, y compris les réunions, les appels et la réponse aux courriels. La tâche clé a été divisée en deux blocs de temps distincts.

À la fin de chaque journée, effacez le Aujourd'hui liste. À la fin de chaque semaine, effacez le Cette semaine liste. Et à la fin de chaque mois, effacez le Ce mois-ci liste, et recommencez en examinant vos projets.

En faire une habitude

Comme vous pouvez l'espérer, il s'agit d'un système conçu pour ceux qui suivent une variété de projets relativement complexes. C’est pour les personnes qui doivent respecter un certain nombre de délais sans s’enfermer dans une routine préétablie et dans un emploi du temps dicté des semaines, voire des mois, à l’avance..

Une fois que vous aurez maîtrisé cette routine pendant quelques semaines, vous saurez rapidement si c'est pour vous. Si vous aimez ce système, ce laps de temps devrait vous suffire pour le modifier comme indiqué ci-dessus, de sorte qu'il fonctionne efficacement pour vos besoins spécifiques. Ce n’est qu’alors qu’il deviendra une habitude.

Autres configurations

Cahiers physiques

Si vous n'aimez pas utiliser Trello ou si vous préférez utiliser ce système dans un autre contexte, vous avez plusieurs options. Newport lui-même utilise une sélection de des cahiers. Utiliser un stylo et du papier physiques peut réellement contribuer davantage 6 raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre application de productivité dévorante 6 raisons simples pour que le papier reste toujours votre application de productivité Tombeau Le papier peut être un outil de productivité plus puissant qu'un ordinateur ou un périphérique tactile, et ne devrait pas être immédiatement renvoyé. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours d'actualité. que vous pourriez penser à votre productivité. Chaque bloc-notes représente un niveau de granularité différent: mois, semaine, jour, de sorte qu'il peut graver rapidement les modifications de son emploi du temps s'il le souhaite..

Evernote & OneNote

Une autre alternative sont des outils comme Evernote ou Une note. Vous pouvez le configurer exactement de la même manière que Newport utilise des cahiers physiques. Configurer un nouveau bloc-notes OneNote est désormais vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités qu'avant OneNote est désormais vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités qu'avant Evernote ne règne plus parmi la majorité des applications de prise de notes. Microsoft a récemment annoncé que OneNote serait plus gratuit que jamais. Laissez-nous vous montrer ce que cela signifie en termes de fonctionnalités et de fonctionnalités. pour chaque niveau de granularité dont vous avez besoin (voir ci-dessous). Suivez ensuite les étapes, similaires à celles décrites ci-dessus, pour les actualiser. Mon seul problème avec cette approche est qu'il y a beaucoup de cliquetis entre différents cahiers. C'est pourquoi je préfère utiliser Trello, où la plupart des informations sont visibles en un coup d'œil et peuvent être déplacées très facilement..

Exceller

Si vous êtes du genre Excel, une solution potentielle consiste à recréer la présentation que nous avons configurée dans Trello. Cela fonctionne, mais déplacer des tâches et modifier leur ordre est plus délicat lorsque vous avez des cellules à déplacer. Gain de temps avec les opérations de texte dans Excel Gain de temps avec les opérations de texte Les opérations dans Excel Excel peuvent faire de la magie avec des chiffres et gérer les caractères de manière égale. Ce manuel explique comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d’effectuer des transformations complexes. , plutôt que de simplement glisser-déposer. Si vous préférez avoir moins d’informations sur une page, vous pouvez toujours configurer de nouveaux onglets pour Projets, ce mois-ci, cette semaine, et Aujourd'hui.

FHP pourrait-il travailler pour vous??

Full Horizon Planning est un système de flux de travail qui vous permet de gérer plusieurs projets sans avoir à vous engager dans des plannings que vous ne pouvez pas prédire ou que vous ne pouvez pas contrôler..

Il n'y a aucun doute que cette “Le système nécessite plus d'investissements initiaux en énergie mentale que de ralentir d'une échéance à l'autre, et il ne fonctionnerait certainement pas pour tous les types d'emplois.”. Mais il a largement contribué à la productivité remarquable de Newport dans les domaines universitaire, des blogs et des droits d'auteur, tout en veillant à ce qu'il travaille rarement au-delà de 17 heures sans s'épuiser sans épuisement professionnel. Burnout de programmation: comment retrouver sa motivation perdue ces lignes de code peuvent être épuisantes physiquement et émotionnellement. Tout ce dont vous avez besoin pour vous relever, c'est de prendre conscience que la motivation peut être retrouvée. .

Pensez-vous que c'est un système de workflow que vous pourriez utiliser? Comment devriez-vous l'adapter à votre propre carrière? Ou existe-t-il un système qui fonctionne plus efficacement? Le système des 3 grèves: comment hiérarchiser votre liste de tâches Le système des 3 grèves: comment hiérarchiser votre liste de tâches Ne faites-vous pas votre liste de tâches? Le problème n'est peut-être pas votre productivité, mais simplement vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste de tâches à accomplir et à faire avancer les choses. pour vous?

Crédit image: femme d'affaires épuisée de Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 de Bark via Flickr