Le modèle idéal pour les réunions (modèles inclus)

Avez-vous déjà reçu une demande de rendez-vous au travail et vous êtes-vous simplement gratté la tête? Vous vous demandez en quoi consiste exactement la réunion, ce qui sera discuté et peut-être même pourquoi vous avez été invité. Vous regardez les autres invités en espérant un indice, mais vous n’êtes toujours pas au courant.

Certains disent que si vous recevez une vague invitation à une réunion, vous devez simplement la refuser. Maintenant, que vous soyez d’accord ou non avec vous, si vous êtes le coordinateur, cela vaut-il le risque que les gratte-têtes déclinent simplement parce qu’ils sont déconcertés??

Avec un peu de prévoyance et les bons outils, vous pouvez vous assurer que votre objectif de réunion est clair. Vous êtes en marge de Réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Vous en avez marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n’ya aucune raison qu’elle ne puisse pas améliorer la productivité, la motivation et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. et réduire le risque de déclin des participants en raison d'une demande de réunion peu claire.

Planifiez à l'avance avec les 5 W

Avant d'envoyer la demande de réunion au hasard, réfléchissez-y en utilisant qui, quoi, quand, où et pourquoi.

1. Qui inviter

Souvent, les gens envoient des invitations à des réunions qui incluent trop de participants ou tout simplement les mauvais. Faites vos démarches à l’avance pour répondre à ces questions:

• Qui devrait être invité?
• Qui est nécessaire à la discussion?
• Qui a les connaissances nécessaires pour le but?

N'invitez pas bon gré mal gré tout le monde La vérité sur les réunions - et c'est moche La vérité sur les réunions - et c'est moche Les réunions sont censées être productives, n'est-ce pas? dans le département parce que vous n'êtes pas sûr.

2. En quoi consiste la réunion

C'est la partie la plus importante de votre planification. Pensez à l'objet de la réunion, à l'objectif et aux résultats attendus. Si vous ne pouvez pas déterminer vous-même le but de la réunion, il est probablement prématuré.

3. Quand la réunion aura lieu

Cela peut ne pas sembler être un élément important si vous travaillez dans un environnement de petit bureau. Mais pour les grandes entreprises ou les grandes réunions, c'est essentiel. Avez-vous des participants distants, résident-ils dans un fuseau horaire différent et travaillent-ils aux mêmes heures que les autres??

Assurez-vous de choisir une heure accessible à tous. Évitez le stress lié à la planification excessive avec 10 astuces Google Agenda intelligentes. Évitez le stress lié à la programmation excédentaire avec 10 astuces Google Agenda intelligentes. Le secret pour déstresser à l'aide d'un calendrier est simple: découpez tout ce dont vous n’avez pas besoin, prenez le temps de faire ce que vous aimez et organisez tout. Utilisez ces dix conseils. .

4. Lieu de la réunion

Ceci est également essentiel lors de la planification de votre réunion si vous avez des participants externes. Une conférence téléphonique sera-t-elle nécessaire? Conseils Web GoToMeeting pour votre prochaine réunion en ligne Conseils GoToMeeting pour votre prochaine réunion en ligne GoToMeeting peut vous aider à réussir vos réunions en ligne. C'est gratuit pour un maximum de trois participants. Nous vous montrons comment organiser, rejoindre et préparer des réunions enregistrées. être planifié? Ou avez-vous simplement besoin de réserver une salle de conférence sur place? Assurez-vous de penser à l’avenir pour accueillir ceux que vous prévoyez d’assister.

5. Pourquoi la réunion est nécessaire

Ceci est tout aussi important que la question Quelle question. Pourquoi une réunion est-elle nécessaire? L'objectif peut-il être résolu sans beaucoup de monde? Une petite recherche pourrait-elle apporter la réponse? Avez-vous suffisamment d'informations pour tenir la réunion à ce stade?

Rappelez-vous que les réunions prennent du temps aux tâches de toutes les personnes impliquées. La dernière chose que vous voulez faire est de perdre le temps de vos participants. Arrêtez de perdre du temps et commencez à avoir des réunions productives avec MinutesPad pour Android Arrêtez de perdre du temps et commencez à avoir des réunions productives avec MinutesPad pour Android Les réunions ont du mauvais côté, car le temps inefficace diminue. Cela ne doit pas forcément être ainsi: il se peut qu'il y ait encore de l'espoir pour une réunion productive. .

Créer l'ordre du jour de la réunion

Maintenant que vous avez répondu aux cinq questions, utilisez-les pour travailler sur l'invitation à la réunion et sur l'ordre du jour. Et oui, un ordre du jour de la réunion est presque toujours nécessaire pour diverses raisons..

Un ordre du jour de la réunion permet aux participants:

• Connaître le but et l'objectif de la réunion.
• Voir les points de discussion et être capable de planifier à l'avance ou de préparer des questions.
• Voir ce qui est attendu à la fin de la réunion ou ce que la réunion devrait résoudre.
• Suivez tout au long de la réunion et restez sur la bonne voie.

Commencez avec un modèle

La meilleure façon de créer votre agenda est de commencer avec un modèle. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais contient déjà le plan dont vous avez besoin pour les détails. Voici quelques options pour les modèles d’agenda de réunion 15 Modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word 15 Modèles d’agenda de réunions gratuits pour Microsoft Word Ces modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word peuvent vous permettre de bien démarrer pour tout type de réunion. vous pouvez vérifier pour Microsoft Word. Ils sont suffisamment flexibles pour tout type ou taille de réunion.

Ce modèle d’agenda est excellent car il inclut un modèle de procès-verbal de réunion bien formaté. Avec un téléchargement, vous obtenez les deux. Avec une belle table, tout le monde peut voir clairement l’objectif, la liste des participants et l’agenda des sujets. Une autre section utile montre ce que les participants devraient apporter à la réunion, ce qui est souvent une pièce oubliée..

Ce modèle d’agenda suivant est également une bonne option. Comme pour l’autre, vous pouvez facilement voir l’objectif, les sujets à l’ordre du jour et les actions précédentes. Mais il comprend également des zones pour les nouvelles actions que vous pouvez noter pendant la réunion, ainsi qu'un emplacement pour les notes..

Voici un autre modèle à examiner, clair et net. Comme le premier montré, il a un format de table de base avec des sections faciles à lire. De plus, il offre un espace pour ce que les participants devraient apporter à la réunion..

Comment préparer un programme efficace

Une fois que vous avez choisi le modèle d’ordre du jour de la réunion, il est important de le compléter efficacement. Soyez clair, précis et faites de votre mieux pour ne rien laisser interpréter. La section des participants est la pièce la plus simple, mais les autres doivent être bien communiquées..

Objectif de la réunion

Cela devrait être un objectif simple d'une à deux phrases (au plus) pour la réunion. Cela vient du Quoi question d'en haut que vous vous poserez. Par exemple, supposons que votre réunion examine les trois options de disposition de l'interface utilisateur pour le nouveau site Web..

Votre objectif devrait indiquer exactement cela et non quelque chose comme “parler de nouveau site web”. Ce dernier est vague, ne précise pas la partie du site Web à discuter et est généralement peu clair.

Ordre du jour de la réunion

Ici, vous listerez chaque partie que vous avez l'intention de discuter. Encore une fois, cela doit être clair pour que ceux qui sont censés aborder un sujet puissent se préparer.

En utilisant l'exemple ci-dessus, si le développeur Web, Bill, doit fournir les avantages, les inconvénients et les trois options de présentation, dites-le. Ne dites pas simplement: parlez de mises en page. Bill saura-t-il exactement ce que vous voulez discuter? Si vous le dites, il le fera.

Articles à apporter

Si vous vous attendez à ce que vos participants fournissent des informations, du matériel, des images ou autre, utilisez cette section. Ne présumez pas que tout simplement parce qu'un participant montre qu'il fournira ce que vous espérez.

Pour notre exemple avec Bill, vous avez été clair sur le sujet de l’ordre du jour, ce qui est parfait. Cependant, pour s'assurer qu'il apporte une liste des avantages et des inconvénients de chaque modèle ainsi que des images de ces modèles, ajoutez-le à la section appropriée de l'ordre du jour..

Fournir des articles à l'avance

Si possible, joignez l'ordre du jour à la demande de réunion lorsque vous l'envoyez. Cela permet aux participants de l’avoir à portée de main lorsque l’heure de la réunion arrive et leur permet de savoir à quoi s’attendre. Ceci est encore plus important si vous planifiez une réunion de dernière minute..

Crédit d'image: Thinglass via Shutterstock

Si vous envoyez la demande de réunion longtemps à l’avance, vous préférerez peut-être attendre à l’ordre du jour. Cela pourrait être un travail en cours ou vous pourriez attendre des détails supplémentaires pour cela. Si tel est le cas, assurez-vous simplement d'inclure l'objectif de la réunion, un bref résumé des sujets et les éléments préliminaires à introduire dans la demande..

Indiquez ensuite que l’agenda officiel sera envoyé le X date qui devrait être au moins trois jours avant la réunion. Si vous le pouvez, c'est également une bonne idée d'imprimer des copies de l'agenda. Comment imprimer des documents Microsoft Office correctement Comment imprimer des documents Microsoft Office correctement Est-il parfois parfois impossible d'imprimer des documents exactement comme vous le souhaitez? Nous pouvons aider! Nous vous montrons toutes vos options d'impression et vous aidons à choisir les bons paramètres pour des documents parfaitement imprimés. et amenez-les à la réunion. Il semble toujours y avoir un participant qui oublie le leur.

Préparez-vous à saisir le procès-verbal de la réunion

Si vous avez suivi ce plan jusqu’à présent, votre réunion est déjà bien partie. Mais il y a encore une chose que vous devez faire à l'avance. Préparez-vous à capturer le compte rendu de la réunion.

Là encore, l’utilisation d’un modèle est idéale. Vous pouvez imprimer ces options de modèle Microsoft Word. Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels Le format de compte-rendu de réunion contient l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de compte rendu de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. si vous préférez les écrire à la main ou les utiliser sur votre appareil numérique, le cas échéant.

Ce modèle, que vous pouvez trouver dans Microsoft Word, est une excellente option car il étend chaque sujet de l'agenda. Pour chaque élément, vous pouvez inclure des notes sur les points de discussion, les conclusions, les mesures à prendre, les parties responsables et les délais spécifiques à chaque sujet..

Si vous préférez un modèle de compte rendu de réunion qui ne détaille pas les points de discussion, il s'agit d'une option solide. Vous pouvez lister les points de l'ordre du jour qui ont été réellement discutés, par qui et pour combien de temps. Vous pouvez ensuite noter les décisions qui ont été prises et les nouvelles mesures à prendre avec les parties responsables et les dates d'échéance..

Prendre de bonnes notes

Nous avons tous un moyen de prendre des notes lors d'une réunion. Mais si vous êtes le coordinateur, vous devez absolument prendre des notes fermes. Il n’ya rien de pire que d’écrire une note, mais de la regarder plus tard et de se demander ce qui est dit ou signifie.

Crédit d'image: Pressmaster via Shutterstock

Capturez autant que possible pendant la réunion, puis examinez-la avant de lever la séance. Vous devez examiner ce qui a été discuté, tout ce qui a été décidé, et surtout les nouvelles actions. Décrivez-le brièvement à voix haute avec vos participants. Si quelque chose manque ou est erroné, mieux vaut le savoir avant que tout le monde quitte la pièce..

Allez-y et rencontrez

Même s'il n'y a peut-être pas de moyen exact ni positif de vous assurer d'avoir une réunion efficace 3 Modèles gratuits pour garder les réunions sur la voie et utiles 3 Modèles gratuits pour maintenir les réunions sur la voie et utiles Améliorez la qualité de vos réunions avec un modèle bien structuré. Nous vous montrons ici des modèles de réunion gratuits pour préparer, enregistrer et récapituler vos réunions afin d’obtenir un résultat efficace. , ce plan peut vous mettre sur la voie. Faites ce que vous pouvez pour vous préparer et vos participants bien en avance.

Quels conseils avez-vous pour planifier une réunion? Y a-t-il quelque chose que vous faites en tant que coordinateur qui aide? Faites-nous savoir vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!