Suivi des courriels, des appels téléphoniques et des tâches avec Outlook Journal

L'une des plaintes les plus courantes des personnes occupant des emplois très occupés est qu'il semble ne pas y avoir suffisamment de temps dans la journée pour tout. La seule façon de gagner du temps consiste à intégrer davantage de tâches dans moins d'espace.

Cela semble impossible, mais ça ne l'est pas. La gestion du temps se résume à l'enregistrement du temps, et en surveillant votre utilisation du temps, vous comprenez également comment vous pourriez perdre du temps. Ici à MakeUseOf, nous avons couvert de nombreux outils et astuces que vous pouvez utiliser pour suivre votre temps tout au long de la journée. Cela pourrait inclure l’installation de logiciels tels que Klok Capture. Klok Time Tracking Capturez le temps manquant dans votre horaire de travail avec Klok Time Tracking. Au cours des derniers mois, j’ai découvert un phénomène très étrange qui se glissait dans mon horaire de travail. Je semble perdre du temps. Comment perds-tu du temps? C'est plus facile que vous ne le pensez. Vous obtenez… littéralement “l'horloge” Chaque seconde de la journée, ou quelque chose comme l’outil plus avancé de Chrometa: surveillez efficacement votre temps de calcul (et facturez-le pour!) avec Chrometa surveillez efficacement votre temps de calcul (et facturez-le!) avec Chrometa couvert par Dave.

Toutefois, si vous travaillez dans un bureau classique, il est fort probable qu'un package Microsoft Office soit installé sur votre ordinateur. Les chances sont également bonnes que le logiciel Office que vous avez inclut Microsoft Outlook. Et si tel est le cas, alors croyez-le ou non, vous disposez déjà d'une application de suivi du temps très cool intégrée à l'ensemble d'outils Microsoft Outlook..

Dans la mesure où Outlook est aussi courant que Word et Excel sur la plupart des ordinateurs de travail du monde entier, j'aimerais partager avec vous quelques conseils sur la manière d'utiliser l'outil de journal vraiment cool de Microsoft Outlook pour suivre votre journée, y compris pour chaque tâche. , chaque email, chaque appel téléphonique et tout ce que vous faites tout au long de la journée. Ceci est un système de gestion du temps en un clic qui bat à peu près tout ce que vous pouvez télécharger gratuitement.

Utilisation du journal Outlook pour consigner votre journée

Ce qui est étonnant, c’est que beaucoup de gens utilisent Outlook et ne réalisent même jamais que ce petit outil est disponible. Les gens sont tellement habitués à utiliser l'agenda, la liste des tâches et le client de messagerie qu'ils ne se donnent même pas la peine de regarder dans le coin inférieur droit de la barre de navigation de gauche. Il y a une petite icône de bloc-notes verte - c'est l'application Journal.

Lorsque vous ouvrez cette petite application, vous réaliserez assez rapidement que ce n'est pas si peu du tout. Si vous laissez le journal ouvert dans un coin de votre écran, vous pouvez l'utiliser tout au long de la journée pour suivre toutes vos activités en cliquant simplement sur un bouton: l'entrée de journal..

Lorsque vous lancez une nouvelle entrée de journal, il vous suffit de lui donner un nom (sujet), de choisir un type d’entrée, comme un appel téléphonique, un courrier électronique ou une tâche sur laquelle vous travaillez, puis de cliquer sur le bouton “Heure de début” bouton. C'est tout. Juste au travail. Vous pouvez taper une description du travail afin que plus tard, lorsque vous consultez votre journal, vous ayez un enregistrement détaillé de ce que vous avez fait ce jour-là, mais la valeur de cet outil réside dans la possibilité de garder un journal quotidien de vos activités. avec très peu d'effort du tout. Il suffit d'ouvrir et de cliquer.

Depuis l’entrée du journal, vous pouvez également lancer rapidement n’importe quelle autre application Outlook, telle qu’un message électronique, un rendez-vous, une nouvelle tâche, etc. En d'autres termes, l'outil Journal constitue en fait le meilleur centre de gestion de projet pour chacun des projets sur lesquels vous pourriez travailler. Quel meilleur moyen de garder une trace du nombre total d'heures que vous avez consacrées à chaque projet, et d'avoir la possibilité d'associer toutes vos activités telles que tâches, courriers électroniques et autres, directement à l'enregistrement du projet?

Si vous voulez voir combien de temps vous avez consacré au projet ou si votre projet s'inscrit dans le calendrier projeté par votre responsable, cliquez simplement sur le bouton “Chronologie” icône et vous verrez les entrées de journal disposées sur une chronologie de calendrier.

Vous pouvez également vous concentrer sur la chronologie et l'afficher à l'heure, pas seulement au jour..

Mieux encore, si votre chef vous demande constamment sur quoi vous avez travaillé, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le journal du projet et de sélectionner le menu correspondant. “Partager” option. Il vous suffit de partager le journal avec votre supérieur, qui peut ainsi suivre rapidement vos progrès et le temps que vous consacrez au projet, sans avoir à vous harceler pour savoir sur quoi vous travaillez. Une bonne relation patron / travailleur se résume vraiment à l'ouverture et à la communication. Offrir ce type de collaboration et de visibilité avec votre patron marquerait facilement des points assez importants..

Bien entendu, vous n'avez pas à afficher vos entrées sur une longue chronologie. Si vous souhaitez simplement obtenir un aperçu rapide de tout ce sur quoi vous avez travaillé récemment, vous pouvez simplement passer à la “Liste des entrées” voir et trier par date.

Une fois que votre liste d'entrées de journal devient obscurément longue, ne vous inquiétez pas - vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur la chronologie ou la liste des entrées et choisir “Aller à la date… ” Cela vous donne la possibilité de voir toutes les entrées que vous avez faites un jour donné.

Alors la prochaine fois que votre collègue dit, “Hé, tu te souviens de ce projet sur lequel nous travaillions en février dernier?” - vous pouvez simplement ouvrir votre application Journal très pratique, aller à cette date et rappeler toutes vos notes et activités de cette époque. Vous époustouflerez tout le monde avec votre capacité à vous rappeler tout ce que vous avez fait et tous les projets que vous avez réalisés.

C'est l'application Journal en théorie de toute façon. La façon dont les gens le mettent en pratique est une toute autre histoire. Et la façon dont vous le mettez en pratique dépend entièrement de vous, mais sachez que l'outil existe déjà si vous en avez besoin.

Avez-vous déjà utilisé l'outil Outlook Journal dans Outlook? Comment cela a-t-il facilité votre travail? Partagez vos expériences avec elle dans la section commentaires ci-dessous!

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