William Charles
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Les réunions font partie intégrante de la vie dans le monde des affaires. Malheureusement, toutes les réunions ne sont pas réussies. Fed Up Of Inefficient Meetings? Envoyez ces 8 règles à votre patron Vous en avez marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n’ya aucune raison qu’elle ne puisse pas améliorer la productivité, la motivation et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. dans leur but. Souvent, cela est dû à un manque d'organisation des réunions.
Avec les modèles de réunion gratuits suivants, vous pouvez facilement préparer, enregistrer et récapituler vos réunions pour un résultat global efficace..
1. Avant la réunion
L'ordre du jour est l'une des parties les plus importantes de la mise en place d'une réunion. Cela permet à l'animateur de la réunion de fournir aux participants des objectifs, des points de discussion, ainsi que les participants. En outre, un agenda comprenant une section de préparation peut être utile. Cela vous permet d'inclure des documents et autres matériels essentiels à la discussion..
Préparer le plus possible vos participants à la réunion fait partie de votre travail en tant que coordinateur. De plus, il maintient la réunion organisée et continue le long de 15 modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word 15 modèles d’agenda de réunions gratuits pour Microsoft Word Ces modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word peuvent vous permettre de bien démarrer pour tout type de réunion.. .
Le gabarit
Ce modèle Microsoft Word de TidyForms est une option attrayante, professionnelle et bien conçue. Il offre une apparence propre et basée sur une table pour une lecture facile et une numérisation simple. Le modèle commence par les détails de base de la réunion tels que le titre, l'animateur, la date, l'heure et le lieu..
Dans la section suivante, vous allez décrire l'objectif de la réunion. C'est un élément clé de l'ordre du jour qui permet à tous les participants de se faire une idée précise de l'intention de la réunion. Une à deux phrases suffisent généralement si elle est concise.
La troisième section est celle où vous pouvez lister les participants à la réunion avec leur département, leur adresse électronique et leur numéro de téléphone. Bien sûr, les champs sont facultatifs, en fonction de l’entreprise et de votre entreprise..
Ensuite, vous listerez les points de l'ordre du jour pour la réunion avec le sujet, le propriétaire et l'heure. Cela permet à nouveau aux participants de préparer leur partie de la réunion. Vous pouvez également garder votre réunion sur les rails en indiquant les temps alloués à chaque sujet..
Enfin, vous compléterez la section de préparation. Vous devez inclure et joindre des éléments tels que des documents, des diagrammes ou des courriels, à titre d'exemples, et indiquer qui est responsable de leur fourniture..
Chaque section de ce modèle d'agenda sert son propre objectif et vous permet de rassembler les personnes et le matériel, ainsi que de définir les attentes pour votre réunion..
2. Pendant la réunion
La capture des notes au cours d'une réunion est la prochaine responsabilité clé du facilitateur, bien que vous deviez essayer de nommer un preneur de notes spécifique. De toute façon, prendre des notes de réunion précises est essentiel au succès de l’objectif de la réunion..
Ces notes servent de rappel pour les suivis, les actions, les problèmes et les conclusions pour tous les participants. Donc, si vous utilisez un modèle de procès-verbal de réunion Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels Les 12 meilleurs modèles de procès-verbaux de réunion pour les professionnels Le format de compte rendu de réunion contient l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de compte rendu de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. , prendre ces notes sera beaucoup plus simple.
Le gabarit
Le modèle d'agenda de TidyForms ci-dessus est accompagné d'une deuxième page pour les procès-verbaux des réunions. Le format de cette page est identique à l’ordre du jour et trois des quatre sections sont exactement les mêmes..
Les seules différences sont que les points d'action remplacent la section de préparation et qu'il y a une section de suivi pour la prochaine réunion. Si vous êtes intéressé par une présentation cohérente de votre ordre du jour et de vos minutes, c'est une excellente façon de procéder..
Cependant, il existe un autre modèle pour Word à partir du site Web de Microsoft Office qui offre un peu plus d'organisation de vos notes. Vous verrez que ce modèle contient les informations de base de la réunion en haut, comme la plupart des.
Mais ce qu’il offre est une section pour chaque sujet discuté lors de la réunion et tous les détails qui s’appliquent à ce sujet particulier juste en dessous. Cette présentation est plus structurée en ce sens que vous pouvez inclure le sujet, le temps alloué, le présentateur, les sujets discutés, les conclusions et les actions résultantes pour chaque point de l'ordre du jour. au même endroit. Considérant que, les modèles de minutes TidyForms ont une section séparée en bas pour toutes les actions sans détail.
Une autre caractéristique utile de ce modèle est la section à la toute fin qui vous permet d’ajouter des notes spéciales. Cela peut être très utile lorsque des éléments supplémentaires apparaissent qui ne concernent pas un sujet spécifique traité.
Vous pouvez également inclure les noms des personnes qui apparaissent inopinément dans votre réunion dans Observateurs section.
3. Après la réunion
Maintenant que votre réunion est levée, il est temps de fournir un suivi à vos participants. Ce récapitulatif de la réunion doit résumer les notes prises et les mesures à prendre attendues..
N'oubliez pas que l'envoi d'un récapitulatif La vérité sur les réunions - et c'est moche La vérité sur les réunions - et c'est moche Les réunions sont censées être productives, n'est-ce pas? C'est toujours une bonne idée, même si aucune action n'a résulté de la réunion. Le résumé de la réunion peut servir de référence pour des réunions similaires et des sujets ou questions qui font surface..
Le gabarit
Ce modèle de Template Lab est une bonne option. Il vous suffit de renseigner le titre, la date, les participants, l’emplacement et les sections de prise de notes de la réunion en haut. Ensuite, utilisez le tableau pour inclure vos suivis.
Sous Problèmes, vous pouvez inclure le sujet de l'ordre du jour associé, par exemple Par ajouter le présentateur, et sous Discussion report des mêmes détails des notes de réunion. Ajouter le Responsable la personne, Date limite, et vous êtes prêt.
Vous pouvez également l'utiliser pour effectuer un suivi continu lorsque les actions sont terminées. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne à la table et marquer un X ou date à côté des actions finies.
Alternativement, vous pouvez rayer une ligne entière pour montrer son achèvement. Enregistrez ensuite avec un nouveau nom ou une nouvelle date et renvoyez-les aux participants jusqu'à ce que tous les éléments soient terminés..
Si aucune action ne découle de votre réunion, vous pouvez toujours utiliser ce modèle pour fournir un résumé de la réunion. Remplissez le tableau avec les détails appropriés puis sous Date limite, entrer un code indiquant qu'il a été complété ou non applicable.
Si vous aimez ce modèle, vous pouvez le télécharger à partir de la page des minutes de réunion du laboratoire de modèles. Ensuite, faites défiler jusqu'à Modèle de notes de réunion 17 télécharger ce modèle.
Faites de votre réunion un succès
Les modèles d'entreprise peuvent être pratiques Les modèles de plan d'affaires Les modèles de plan d'entreprise Chaque entreprise a besoin d'un plan. Ces modèles faciliteront la rédaction de votre plan d’affaires. Une structure intelligente, des questions directrices et un design intelligent vous donneront une longueur d'avance dans votre nouvelle carrière. et pour les réunions, ils peuvent faire gagner du temps. Votre esprit devrait être sur l’objectif et le contenu de la réunion et non sur la création de documents. Alors, pour votre prochaine réunion, consultez ces modèles pratiques pour un résultat bien exécuté.
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Crédits d'image: Rawpixel.com/Shutterstock