3 astuces de productivité rapides que chaque utilisateur de Microsoft Outlook devrait commencer à utiliser

Outlook reste l'une des plates-formes de messagerie les plus populaires sur le lieu de travail. Il est fourni avec de nombreux excellents outils de productivité qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous recherchez d'autres astuces à ajouter à votre arsenal Outlook, voici trois manières d'utiliser le client de messagerie pour rester sur la bonne voie.

1. Marquer les courriels comme lus immédiatement

Lorsque vous cliquez sur un email non lu dans Outlook et que vous le supprimez sans passer à un autre message, il reste non lu. Ceci est particulièrement agaçant car vous finirez par penser qu'il y a des messages non lus dans votre corbeille.

Aller à Fichier > Les options > Courrier. Sous Volets Outlook clique le Volet de lecture bouton, et une boîte de dialogue apparaîtra avec quelques options. Le seul paramètre que vous devez changer est Marquer les éléments comme lus lorsqu'ils sont visualisés dans le volet de lecture. Assurez-vous que la case est cochée et entrez 0 pour le nombre de secondes à attendre avant de marquer un élément comme lu.

Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue, puis à nouveau sur les paramètres de messagerie. Maintenant, lorsque vous cliquez sur un email dans Outlook, il sera marqué comme lu instantanément.

2. Créer instantanément de nouveaux courriels avec du texte copié

Si vous avez copié du texte depuis votre navigateur, un document, un autre email ou depuis n’importe quel endroit de votre ordinateur, vous pouvez créer instantanément un nouvel email avec ce texte dans le corps de votre email en appuyant simplement sur le raccourci clavier. Ctrl + V n'importe où dans Outlook.

Pour les courriels, vous voudrez être sur l'onglet Courrier. Si vous êtes dans les onglets Calendrier, Contacts ou Tâches, le texte apparaît dans une nouvelle boîte de dialogue pour cet onglet..

3. Désactiver les notifications avec exceptions

Si vous devez vous concentrer et que les notifications par courrier électronique Outlook vous distraient, vous pouvez les désactiver. Mais si vous souhaitez toujours garder un œil sur les e-mails liés au projet sur lequel vous travaillez ou provenant de personnes spécifiques, vous pouvez créer des exceptions à la règle..

D'abord aller à Fichier > Les options > Courrier. Sous Arrivée du message assurez-vous que toutes les options pour les notifications ne sont pas cochées, puis cliquez sur OK.

Ensuite, vous allez créer des exceptions pour des contacts spécifiques. Vous pouvez le faire de plusieurs façons..

Si vous souhaitez uniquement recevoir des notifications pour des contacts spécifiques, le moyen le plus simple consiste à accéder à leur courrier électronique, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Règles> Créer une règle. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, assurez-vous que sous Quand je reçois un email avec toutes les conditions sélectionnées le De l'option est cochée. Pour Faire ce qui suit sois sûr que Afficher dans la fenêtre d'alerte de nouvel élément est vérifié. Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer la notification sonore et accéder à Options avancées pour plus de conditions telles que le texte dans la ligne d'objet et le niveau d'importance.

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir d'autres conditions que l'expéditeur, mais vous devrez pour cela accéder au menu à onglets situé en haut de l'écran, puis cliquez sur l'icône. Règles bouton et aller à Gérer les règles et les alertes. Clique le Nouvelle règle bouton. Sous Tiens-toi à jour cliquez sur l'option Afficher le courrier de quelqu'un dans la fenêtre d'alerte de nouvel élément et cliquez Prochain.

Vous trouverez une liste de différentes conditions pour les types d’e-mails que vous recevez: par expéditeur (un individu ou un groupe), par mots spécifiques dans le sujet, envoyés uniquement à vous, marqués comme importants ou marqués, avec des mots spécifiques dans le champ. corps, avec attachements et bien plus.

Cochez la case de la condition que vous souhaitez utiliser à l'étape 1 et, à l'étape 2, vous verrez un texte lié pour chaque élément. Cliquez sur chaque lien et suivez les instructions concernant le type de contenu à saisir. Une fois que vous avez fait tous vos choix, cliquez sur Prochain.

Vous pouvez ensuite sélectionner votre action. Pour les notifications, vous pouvez le configurer de sorte que Outlook affiche un message d’alerte spécifique de votre choix, des notifications sur le Bureau et / ou un son. Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur terminer. La règle apparaît dans la liste Règles et alertes..

Si vous avez terminé et que vous souhaitez réactiver les notifications, retournez à Fichier > Les options > Courrier et sous Arrivée du message réactiver les notifications.

Quels conseils et astuces Outlook utilisez-vous pour rester productif? Partagez-les avec nous dans les commentaires.