5 paramètres de document Excel à ne jamais oublier de vérifier

Utilisez-vous des feuilles de calcul créées par quelqu'un d'autre? Lorsque vous créez une feuille de calcul Excel à partir de rien, vous pouvez contrôler chaque aspect. Ce n'est pas le cas quand quelqu'un d'autre vous le transmet.

Surtout au travail, il n'est pas rare d'hériter d'un fichier Excel de quelqu'un d'autre. Si vous ne faites pas attention, cela pourrait causer des maux de tête importants sur la ligne. Heureusement, un peu de prévoyance vous aidera à bien vous entendre avec le tableur en question..

Prenez en compte ces cinq points et évitez la plupart des pièges courants associés à l'utilisation du document Excel de quelqu'un d'autre..

1. Mettre à jour les informations sur le document

Si vous n'avez jamais consulté l'écran d'informations de vos documents Excel auparavant, nous ne vous en voulons pas, cela manque facilement. Les informations valent bien une mise à jour lorsque vous utilisez la feuille de calcul de quelqu'un d'autre. Pourquoi? Ils ont peut-être apporté des modifications que vous voudrez connaître..

Prenons l'exemple ci-dessus. Le texte ajouté à la Titre, Mots clés, Catégories, et Auteur les champs pourraient être un peu gênants s’il était envoyé à un collègue. Dans la plupart des cas, il n'y aura rien d'incriminant sur l'écran d'information - mais pourquoi laisser cela au hasard? Cela prendra moins d'une minute pour vérifier et vous pouvez être sûr que lorsque vous enverrez le document à quelqu'un d'autre, vous ne le regretterez pas..

Pour accéder au Info écran, cliquez Fichier.

Vous serez transporté directement dans la section Info, où vous pourrez effectuer les ajustements nécessaires avant de l'envoyer à un collègue..

2. Enregistrez une copie avant de faire autre chose

Une fois que vous avez hérité du document de quelqu'un d'autre, il est tentant de plonger dedans et de commencer à le traiter comme si c'était le vôtre. Cependant, de petits changements pourraient avoir un impact considérable sur le fonctionnement du tableur..

Pour vous assurer que vous ne modifiez pas le code de programmation VBA dans Excel, procédez comme suit: Didacticiel de programmation Excel VBA pour les débutants Didacticiel de programmation Excel VBA pour les débutants VBA est un outil puissant de Microsoft Office. Vous pouvez l'utiliser pour automatiser des tâches avec des macros, définir des déclencheurs, etc. Nous vous présenterons la programmation visuelle de base Excel avec un projet simple. , ou ajuste une figure qui s’avère être essentielle pour une autre feuille, faites-en une copie avant de faire quoi que ce soit. De cette façon, vous aurez toujours une version intacte de la feuille de calcul pour revenir à.

Dans le pire des cas, sachez que vous pouvez également utiliser l'historique des fichiers Excel 2016 pour restaurer une version antérieure du document. Cliquez sur l'icône flèche / horloge circulaire en haut à droite pour développer le volet Activité, puis recherchez les versions précédentes et sélectionnez Version ouverte.

3. Vérifier les feuilles cachées

Les feuilles masquées sont un moyen pratique de garder votre feuille de calcul Excel propre et ordonnée pendant que le travail acharné se poursuit dans les coulisses. Avoir accès à ces feuilles est crucial si vous voulez vraiment comprendre le fonctionnement du document.

Pour savoir s’il existe des feuilles masquées dans un document particulier, dirigez-vous vers le Accueil onglet et trouver Format dans le Cellules section.

Utilisez le menu déroulant pour cliquer Afficher la feuille.

Cela vous mènera à une liste de toutes les feuilles cachées.

Il suffit de sélectionner celui que vous souhaitez révéler et cliquez sur D'accord. Ensuite, vous pourrez y accéder normalement..

4. Assurez-vous de saisir une liste de mots de passe

Si vous prenez possession de la feuille de calcul d'une autre personne, il est prioritaire de déterminer si elle est protégée par un mot de passe. Vous saurez si c'est le cas ou non dès l'ouverture du fichier.

Cependant, les documents Excel peuvent utiliser plusieurs couches de protection. Il est tout à fait possible qu'un mot de passe soit en place pour empêcher les modifications sur un morceau de code VBA.

Heureusement, il n'est pas trop difficile de supprimer ce type de mot de passe. Comment récupérer un mot de passe VBA Excel Comment récupérer un mot de passe VBA Excel bloqué avec un document VBA Excel verrouillé par un mot de passe? Nous allons vous montrer comment supprimer la protection par mot de passe pour récupérer le contenu de la macro VBA. . Néanmoins, il est préférable de demander à la personne qui a créé le document de transmettre les mots de passe dont vous pourriez avoir besoin..

5. Apprenez qui a les privilèges d'édition

Les versions modernes de la suite Office facilitent grandement le partage de vos fichiers avec d'autres utilisateurs, leur permettant de modifier à distance. C'est un excellent moyen de collaborer, mais il est toujours utile de vérifier qui a réellement accès à un document particulier..

Par exemple, l'auteur a-t-il toujours l'autorisation de visualiser et de modifier la feuille de calcul? De toute évidence, il est peu probable qu'ils fassent quelque chose d'incontrôlé. Cependant, ils pourraient éventuellement modifier ou supprimer des données, ou divulguer des secrets commerciaux dans le cas où ils travailleraient pour une entreprise concurrente. Bien que ce soient les pires scénarios, il vaut mieux prévenir que guérir.

Pour voir qui peut éditer le document, cliquez sur le bouton Partager bouton situé dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur.

Cela devrait produire une liste des comptes d'utilisateurs ayant accès au document, ainsi que des notes indiquant s'ils peuvent modifier le fichier ou simplement le visualiser..

C’est une information que vous devez connaître, quel que soit le document que vous prenez en charge..

La préparation prévient les problèmes

Si une feuille de calcul est transmise d'une personne à une autre, il y a de grandes chances pour que ce soit très important - et pour plusieurs personnes également. Tous les problèmes avec le document vont causer des problèmes. Depuis que vous avez pris possession du fichier, le travail de le réparer vous incombera sûrement.

Répondre à ce type de calamité une fois après l'événement sera beaucoup plus difficile si vous ne vous préparez pas correctement. Connaître des choses telles que les feuilles cachées, les mots de passe et le fonctionnement interne du fichier Procédure pour imprimer une feuille de calcul Excel sur une seule page Procédure pour imprimer une feuille de calcul Excel sur une seule page Une feuille de calcul magnifiquement conçue perd tout son attrait lorsqu'elle est imprimée sur neuf des feuilles de papier, avec la moitié vide. Nous vous montrons comment tout bien sur une seule page. sont super d'avoir sous la main. Assurez-vous simplement de bien les connaître avant la catastrophe, plutôt que de les chercher après..

Assurez-vous de consulter nos autres conseils et astuces, tels que la création de listes déroulantes dans Excel. Procédure de création d'une liste déroulante dans Excel. Procédure de création d'une liste déroulante dans Excel. Excel prend en charge des options de liste déroulante polyvalentes. Utilisez-les pour contrôler les entrées de l'utilisateur. Nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos feuilles de calcul Excel. , comprendre comment utiliser les instructions IF dans les formules Excel Comment utiliser les instructions IF dans Microsoft Excel Comment utiliser les instructions IF dans Microsoft Excel Que vous soyez un expert expérimenté ou un débutant en calcul, vous voudrez consulter ce guide des instructions IF dans Excel. et calcul des données avec la fonction de recherche d'objectif d'Excel Comment utiliser la recherche d'objectif et le solveur d'Excel pour résoudre des variables inconnues ou une équation plus compliquée avec Solver. Nous allons vous montrer comment ça marche. .