Faites en sorte que les minutes fonctionnent Comment prendre des notes efficaces lors d'une réunion

C'est une compétence que peu de gens ont perfectionnée. les procès-verbaux parfaits.

C'est une histoire familière dans un monde imparfait. Vous travaillez sur un projet d'importance critique au travail. C'est une affaire interministérielle, avec toute la politique interministérielle douloureuse qui en découle. Comme l'échéance approche à grands pas et que le projet approche de sa fin, vous planifiez une réunion avec vos collègues. Après avoir défini un ordre du jour pour la réunion Créez facilement des agendas de réunion en utilisant les attentes de la réunion [iPad] Créez facilement des agendas de la réunion en utilisant les attentes de la réunion [iPad] Bien qu'aucun d'entre nous ne soit impatient d'assister à des réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications utiles en ligne et mobiles, telles que d’accord, qui facilite la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent… et après deux heures de discussions fastidieuses, vous obtenez un calendrier et un plan d’action convenus..

Et ensuite, le calendrier convenu n'est pas respecté et le plan d'action convenu n'est pas exécuté. Vous appelez vos collègues avec colère - “Qu'est-ce qui se passe là-bas? Ce n'est pas ce que nous avons convenu”. Ils sont catégoriques, ils font ce qu'ils ont promis. Ils sont convaincus que c'est vous qui avez tort. Et malheureusement, rien ne conteste leur version des événements. Tu n'as pris aucune minute.

Malheureusement, c’est l’une des compétences les plus essentielles pour le lieu de travail moderne. Ils vous permettent de créer un enregistrement établi des événements qui sont convenus par toutes les parties, vous évitant ainsi des maux de tête ultérieurs. Voici comment vous prenez des minutes effectives dans une réunion.

Ne prenez pas de minutes

Cela semble contre-intuitif, non? Ceci est un article sur la façon de prendre des minutes efficaces, et je dis que vous ne devriez pas les prendre? Quelle folie est-ce?

C'est sacrément difficile de faire deux choses simultanément. Si vous essayez de suivre une conversation en prenant quelques minutes, vous risquez de faire un mauvais travail d'au moins une de ces choses. Et rappelez-vous comment j'ai dit que les procès-verbaux sont censés être une représentation exacte des événements? Ils sont vraiment quelque chose que vous ne devriez pas gâcher.

Lorsque vous participez à une réunion, vous devez faire venir une personne qui ne participera pas à la conversation et lui demander de rédiger un procès-verbal. Cela vous permet de vous concentrer sur la conversation et vous pouvez être assuré que les notes de la réunion collaborent et modifient les notes de la réunion en temps réel à l'aide de Sync.in Collaborent et modifient les notes de la réunion en temps réel à l'aide de Sync.in Chaque fois que vous devez travailler avec une équipe en ligne, ou même si vous devez simplement collaborer avec d’autres collègues qui peuvent travailler dans des régions éloignées, la possibilité d’avoir une apparence visuelle… sera de bonne qualité. Si vous participez à une réunion en ligne (peut-être en utilisant WebEx ou Google Hangouts), pourquoi ne lancez-vous pas Audacity Record audio de fichiers audio avec Audacity Enregistrez des fichiers audio avec Audacity et enregistrez la conversation pour référence future?

Rappelez-vous les 5 W

Pensez à l'un de vos cours d'anglais à l'école primaire. Vous avez probablement écrit une histoire à un moment donné et on vous a appris la “5 W” . Pour vous rafraîchir la mémoire, ils sont 'qui', 'quoi', 'quand', 'pourquoi' et 'où' .

Quand on y pense, c'est ce que sont les minutes. Ils créent un récit à propos de quelque chose qui s'est passé ou de ce qui va arriver. Et comme vous le feriez pour rédiger un rapport ou un article, vous devez ajouter des détails..

Alors, où vous pourriez avoir quelque chose comme ça.

Mettre à jour WordPress vers 3.7

Vous pourriez avoir quelque chose comme.

Ben Smith passe à la version 3.7 de WordPress la semaine prochaine pour bénéficier de correctifs de sécurité.

Beaucoup plus significatif, oui?

… Mais ne le prenez pas trop loin.

Personne ne se soucie de savoir que Ben Smith ne fera que mettre à jour WordPress 3.7 la semaine prochaine car cette semaine, il est en vacances à la Barbade avec son épouse et ses deux enfants, mais son animal de compagnie, Chihuahua Gee-Fee, reste dans les chenils pendant leur absence. Pourquoi voudriez-vous mettre cela dans vos notes?

Oui, il est important de prendre note de tous les détails importants. Être explicite est super important. Cela dit, n'allez pas trop loin lorsque vous enregistrez des données qui ne profitent à personne.

D'accord sur le procès-verbal

Donc, vous avez une réunion de trois heures. Une fois que vous aurez terminé, rester dans la salle de conférence ne figurera probablement pas en bonne place dans la liste des choses que vous voudriez faire. Vous êtes fatigué. Tu as soif. Les gens quittent le bureau et rentrent chez eux pour réchauffer leurs lits et America's Got Talent.

Vous sortez? Non! Si vous avez écrit vos minutes à la main, vous allez les taper péniblement. Une fois que vous les avez dans un format qui est vaguement utile, vous les envoyez par courrier électronique à chaque participant. Vous leur demandez de reconnaître qu'ils ont lu le procès-verbal et qu'ils sont satisfaits du contenu..

Cela clarifie le rôle que chaque personne doit assumer, ainsi que leurs responsabilités, et si quelqu'un a un désaccord avec le compte rendu officiel des événements, il peut le corriger. Une réunion collaborative Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. s'avère mieux à cause de cela.

Apprendre la sténographie

Selon qui vous le demandez, le raccourci est soit un très bon moyen d’écrire rapidement, soit une forme de cryptage qui résiste même aux regards indiscrets de la NSA. Quoi que vous pensiez, c’est une compétence utile à avoir dans votre arsenal de notes..

Bien que très intimidant à regarder, le sténo n'est pas trop difficile à maîtriser. Il remplace les constructions d'écriture courantes par des symboles et des abréviations, vous permettant d'écrire des centaines de mots à la minute. C'est ce que Kim Fletcher, président du Conseil national pour la formation des journalistes a à dire à ce sujet..

Si vous avez un mot abrégé, vous pouvez trouver la citation très rapidement. Vous entrez avec un magnétophone ou un enregistreur numérique, et si vous avez passé une heure avec votre enregistreur, vous avez une heure de bande à parcourir, cela prend beaucoup de temps.

Il existe de nombreux systèmes d'écriture abrégée, les systèmes à base alphabétique (AlphaHand, etc.) étant parmi les plus rapides, tandis que Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary exploite ses fonctions: comment prendre des notes efficaces au cours d'une réunion. Prendre des notes efficaces pendant une réunion C'est une compétence que peu de personnes ont perfectionnée. les minutes de réunion parfaites. Le compte rendu des événements vous évite des maux de tête un peu plus tard. Voici comment vous prenez des minutes effectives dans une réunion. et New Era Pitman étant le plus rapide du peloton. Jouez avec quelques-uns et trouvez celui que vous aimez! J'ai trouvé que ce site est incroyablement utile pour réduire les différences entre chacune des nombreuses méthodologies disponibles.

Structurez vos notes

Lorsque vous prenez des notes, créez-vous un flux de travail ou allez-vous à fond buzzfeed pour le mettre dans une liste? L’efficacité de vos notes dépend entièrement de la façon dont vous structurez les informations que vous enregistrez..

Enregistrez-vous des étapes ou prenez-vous des notes sur les actions que les gens feront dans le futur? Des points peuvent être utiles ici. Faites-vous des comptes rendus détaillés sur un événement qui a eu lieu auparavant? Vous voudrez peut-être utiliser un style qui est plus paragrapheique.

Se sentir arty? Une autre technique qui pourrait vous être utile est la prise de notes visuelles. Ici, vous ajoutez du contexte au texte en ajoutant de la couleur, des graphiques et des images. En ajoutant des illustrations, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sans rendre vos notes trop "lourdes"..

Enfin, vous serez heureux de savoir qu’il existe certains outils qui permettent de structurer vos notes en un rien de temps. Microsoft propose un grand nombre de modèles Microsoft Word pour prendre quelques minutes d’une réunion. Celles-ci ne sembleraient pas déplacées dans un lieu de travail étouffant, «chemise et cravate», mais auraient tout de même quelques touches de couleur. J'ai aussi commencé à utiliser SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote est maintenant disponible pour le Mac. Move Over TextEdit, Simplenote est maintenant disponible pour le Mac. Si vous voulez simplement ouvrir un outil d'écriture et commencer à écrire sans trop de baffes sifflets, Simplenote est peut-être ce que vous cherchez. pour mes minutes, en raison de son esthétique propre et de ses sauvegardes sur le cloud intégrées.

Conclusion

Prendre des procès-verbaux est très simple et c'est une compétence stratégique pour organiser des réunions efficaces que nous devrions tous maîtriser. Avez-vous des astuces utiles pour prendre des notes en réunion? Faites-moi savoir dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Mark Jensen John Benson dpstyles